Nesta série de cinco partes, abordamos o que é um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) (primeira parte), por que sua empresa precisa de um (segunda parte), possíveis obstáculos e soluções para a implementação (terceira parte), bem como perguntas que o você deve fazer ao escolher um DMS (quarta parte). Então, como a NetDocuments pode acabar com seus problemas com o DMS de uma vez por todas?

Um DMS baseado em nuvem é um DMS melhor

Ao escolher entre um DMS baseado na nuvem ou no local, a opção pela nuvem é claramente a vencedora. As soluções em nuvem não são apenas mais fáceis de implementar com custos iniciais mais baixos, mas também são mais flexíveis, móveis e seguras para sua equipe e clientes.

"Com a implementação correta, a computação em nuvem provou ser não apenas a decisão natural em nossa busca por plataformas digitais de última geração, mas também uma ferramenta muito poderosa para atender melhor os clientes e garantir uma interação mais fluente entre nossas equipes", diz José María Eyzaguirre B., presidente da empresa Claro & Cia., sediada em Santiago.

(Veja como a transição da Claro & Cia. para a nuvem os ajudou a enfrentar a pandemia da COVID-19.)

Como um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem, o NetDocuments oferece uma solução poderosa projetada especificamente para a área jurídica. Como a única verdadeira nuvem privada e multilocatária do mercado - e não uma solução hospedada -, o NetDocuments permite que os usuários acessem todos os benefícios da nuvem sem comprometer a segurança ou a confiabilidade.

Quando o você escolhe a NetDocuments como seu DMS, nós assumimos o trabalho pesado. Isso significa que o você não precisa se preocupar em comprar mais servidores, atualizar o software, gerenciar a segurança ou resolver os problemas de TI que surgirem. Nós protegemos o você.

NetDocuments oferece grandes benefícios

Os clientes da NetDocuments desfrutam de vários benefícios, incluindo custos mais baixos, maior produtividade, melhor colaboração, maior segurança, acesso em qualquer lugar e muito mais.

Redução de custos internos

Um DMS baseado em nuvem, como o NetDocuments, reduz drasticamente os custos de gerenciamento de documentos. Para aqueles que estão mudando do gerenciamento de documentos físicos, os custos de papel, impressão, armazenamento e tempo gasto com pesquisa e arquivamento são praticamente eliminados. Os usuários de sistemas locais reduzirão a pressão sobre seus recursos de TI e os custos de manutenção de hardware.

Durante a pandemia global, o valor da nuvem tem sido enorme: "Adoro o fato de o NetDocuments ser baseado na nuvem", diz Paula Semeyn, da Dickinson Wright PLLC, "Não me preocupo com servidores que estão em um local para o qual não posso viajar! Tínhamos vários servidores vinculados ao nosso DMS anterior. Não consigo me imaginar tentando gerenciar todos eles agora."

Aumento da produtividade

Os escritórios de advocacia lidam com enormes quantidades de informações. Quando os documentos estão dispersos em um sistema de arquivamento físico ou digitalizados em uma plataforma desorganizada e difícil de usar, a produtividade é muito prejudicada.

Por outro lado, com um DMS como o NetDocuments, os advogados podem encontrar e recuperar rapidamente o que precisam, o que lhes permite manter a produtividade e prestar um melhor serviço aos clientes. O NetDocuments também permite que os usuários criem modelos de espaços de trabalho para que novos projetos se encaixem perfeitamente na estrutura organizacional existente.

"Os usuários estão sempre trabalhando de forma mais eficiente e recebemos feedback positivo sobre a migração para o NetDocuments", diz Sheri M. Stone, administradora da Aronberg Goldgehn. "O recurso de arquivamento de e-mail com IA... é constantemente elogiado por nossos advogados e funcionários como uma economia de tempo."

Colaboração aprimorada

Quando o você precisa colaborar, passar documentos entre várias partes pode rapidamente se tornar um grande problema. Com vários comentaristas e versões, é difícil manter tudo em ordem. O NetDocuments ajuda a resolver esse problema restringindo o acesso aos documentos para que apenas uma pessoa possa fazer edições por vez, e todas as versões anteriores de um documento são armazenadas juntas para que o você sempre saiba qual é a mais recente e possa acessar outras versões, se necessário. O você também pode compartilhar documentos com facilidade e segurança dentro da equipe e com partes interessadas externas.

"A capacidade da plataforma de compartilhar links e colaborar em documentos tem sido extremamente útil", diz Anand C. Mathew, sócio da Palmersheim & Mathew LLP. Além disso, "Não faz sentido reinventar a roda. O uso da pesquisa avançada no NetDocuments permitiu que nossas equipes localizassem rapidamente o conteúdo de assuntos anteriores para reutilização - diminuindo significativamente o tempo que gastam em novos trabalhos e aumentando a precisão geral para nossos clientes."

Mais seguro e em conformidade

Na NetDocuments, entendemos as leis, os regulamentos e os padrões que os escritórios de advocacia e as equipes jurídicas devem cumprir. Mantemos nossa plataforma atualizada com as políticas e os requisitos mais recentes e mantemos vários certificados de segurança dos quais o você pode tirar proveito com a conformidade de passagem. Nossos recursos de segurança incluem criptografia de nível militar, controles de acesso de usuários, proteção contra perda de dados e muito mais, para que o você possa ter a tranquilidade de saber que seus dados estão protegidos no mais alto nível.

Acesso em qualquer lugar

O trabalho não acontece apenas no trabalho, o que significa que o você não deve ficar preso ao escritório ou a uma conexão VPN não confiável para fazer as coisas quando precisar. A NetDocuments entende a importância da flexibilidade no local de trabalho moderno, e é por isso que projetamos nossa plataforma para oferecer mobilidade em todos os seus dispositivos, para que sua experiência seja perfeita, não importa onde o você esteja.

"A mobilidade do NetDocuments foi uma diferença noturna e diurna [em relação a outros fornecedores], permitindo-nos acessar o conteúdo remotamente de qualquer lugar, com qualquer dispositivo", diz Ken Kroeger, CIO da Kutak Rock.

(Veja como a Kutak Rock usa o NetDocuments para resolver desafios de acessibilidade, escalabilidade e colaboração.)

Benefícios herdados

Quando o você é cliente da NetDocuments, nunca precisa se preocupar com a possibilidade de sua versão da plataforma ficar desatualizada. Chamamos isso de benefício da herança: À medida que a plataforma melhora, o você herda essas melhorias em sua instância do software. Não é necessário nenhum esforço adicional de sua parte - sua experiência simplesmente melhora. O mesmo princípio se aplica a novas integrações, proteção contra novas ameaças à segurança e muito mais.

Melhor para sua equipe

Embora a sua empresa colha muitos dos benefícios de um DMS baseado em nuvem, os membros da sua equipe também têm muito a ganhar individualmente. Com o NetDocuments, o trabalho é simplesmente mais fácil. Os usuários passam menos tempo procurando os documentos de que precisam, lidando com tarefas administrativas e lutando com um sistema que não foi projetado para eles. Eles podem trabalhar remotamente sem perder o ritmo. O NetDocuments oferece liberdade, flexibilidade e equilíbrio entre vida pessoal e profissional para a sua equipe, ajudando-a a ser mais produtiva e satisfeita.

"Ninguém nunca me agradeceu tanto dentro da empresa quanto estão me agradecendo pelo trabalho que fizemos ao migrar a Claro para a nuvem", diz Ariel Mihovilovic, sócio da Claro & Cia.

Como a NetDocuments atende às suas necessidades

A escolha de um DMS pode ser um desafio, mas queremos facilitar para o você. Na quarta parte desta série, fornecemos uma lista de perguntas que o você deve fazer a cada fornecedor de DMS que considerar. Aqui está uma amostra do que compartilharemos com o você quando perguntar à NetDocuments:

Nossa plataforma supera as expectativas

O NetDocuments se integra às plataformas de tecnologia jurídica e comercial mais populares, além de oferecer muitos recursos incorporados para ajudá-lo a trabalhar com ainda mais facilidade entre os sistemas.

Damos alta prioridade à conformidade e nos mantemos atualizados com as leis, normas e certificações vigentes. Nossa segurança é de primeira linha, com criptografia de nível militar, controles de acesso de usuários, proteção contra perda de dados e muito mais.

Como já discutimos, o NetDocuments foi projetado para oferecer a mobilidade de que o você precisa, para que possa acessar tudo, esteja no escritório ou em trânsito.

A organização centrada no assunto é um recurso padrão do NetDocuments -plataforma de gerenciamento de documentospara escritórios de advocacia. O você pode pesquisar e filtrar facilmente os resultados para encontrar rapidamente o que precisa.

O NetDocuments permite que o você colabore facilmente com as partes interessadas internas e externas de forma segura.

Se quiser aproveitar ainda mais sua experiência com o NetDocuments, confira nossas ferramentas e recursos adicionais, incluindo ndMail, CollabSpaces, ndThread, SetBuilder e ndOffice.

Colocamos os clientes em primeiro lugar

Como uma verdadeira nuvem multilocatária, podemos fazer com que o você inicie uma prova de conceito em um ou dois dias, ao contrário das soluções hospedadas, que levam .

Como oferecemos uma verdadeira solução em nuvem, seus documentos são migrados uma vez, sem nunca serem expostos.

O tempo de atividade médio anual da NetDocuments é de 99,979%, e o você pode sempre verificar o status do serviço em trust-us.netdocuments.com.

Teremos prazer em conectar o você com clientes atuais que possam lhe dar uma avaliação honesta de nossa plataforma e serviço.

O que nossos clientes têm a dizer

Aqui estão mais alguns benefícios que nossos clientes descobriram ao usar o NetDocuments:

O NetDocuments é fácil de usar (e adotar).

"Pesquisamos várias opções e descobrimos que a NetDocuments era a mais fácil de usar e orientada para o valor."

Sheri M. Stone, administradora, Aronberg Goldgehn

"Intuitivo por natureza."

Janet L. Bender, administradora do escritório, Maser Law

"Ao final de um processo de implementação de 6 meses, olhamos para trás e não poderíamos estar mais felizes. Aprendemos muito durante o processo e tivemos uma experiência de migração impecável. O trabalho foi impecável. Toda a equipe da NetDocuments causou uma ótima impressão em nós."

Ariel Mihovilovic, Sócio, Claro & Cia.

"Temos mais de 850 pessoas trabalhando remotamente e a plataforma NetDocuments nos permitiu continuar a trabalhar de forma colaborativa entre nós e os clientes de nossa empresa sem perder o ritmo."

Jared Gullbergh, gerente sênior de governança de informações e gerenciamento de serviços de tecnologia, Buchanan Ingersoll & Rooney P.C.

"Se não tivéssemos migrado de nosso antigo sistema de gerenciamento de documentos para o NetDocuments [antes da COVID-19], nossa empresa teria enfrentado um pesadelo. Teríamos tido um período significativo de interrupção dos negócios enquanto configurávamos e implementávamos uma maneira de todos acessarem os arquivos de nossos clientes. Com o NetDocuments, não tivemos absolutamente nenhum atraso na produtividade."

Kathy J. Hamilton, Diretora, The Blum Firm, P.C.

"Com o NetDocuments, nossos advogados podem trabalhar de forma mais eficiente e colaborativa, e estamos trabalhando de forma mais inteligente. Temos acesso instantâneo, os arquivos estão no lugar certo e, como resultado, nossa resposta aos clientes é melhor."

Kate Laycock, analista de negócios de TI, Shulmans

A solução NetDocuments

Há várias maneiras de enfrentar os desafios do gerenciamento de documentos em sua empresa. Mas nem todas as soluções são iguais.

A verdade é que existe apenas um verdadeiro provedor de DMS em nuvem projetado especificamente para advogados e profissionais da área jurídica: NetDocuments.

Para saber mais sobre como o NetDocuments pode beneficiar sua empresa, entre em contato conosco para falar com um especialista em soluções empresariais pelo telefone (866) 638-3627 ou clique aqui para solicitar uma demonstração.