I denna serie i fem delar har vi gått igenom vad ett dokumenthanteringssystem (DMS) är (del ett), varför ditt företag behöver ett (del två), potentiella hinder och lösningar vid implementering (del tre) samt frågor du bör ställa när du väljer ett DMS (del fyra). Så hur kan NetDocuments göra slut på dina DMS-bekymmer en gång för alla?

Ett molnbaserat DMS är ett bättre DMS

När man väljer mellan ett molnbaserat eller ett lokalt DMS är molnet det självklara valet. Molnlösningar är inte bara enklare att implementera med lägre initialkostnader, utan de är också mer flexibla, mobila och säkra för ditt team och dina kunder.

”Med rätt implementering visade sig molntjänster inte bara vara det självklara valet i vår jakt på toppmoderna digitala plattformar, utan också ett mycket kraftfullt verktyg för att bättre kunna betjäna kunderna och säkerställa en smidigare interaktion mellan våra team”, säger José María Eyzaguirre B., ordförande för det Santiago-baserade företaget Claro & Cia.

(Se hur Claro & Cias övergång till molnet hjälpte dem att hantera COVID-19-pandemin.)

NetDocuments är ett molnbaserat dokumenthanteringssystem som erbjuder en kraftfull lösning speciellt utvecklad för juridikbranschen. NetDocuments är det enda verkligt privata molnet på marknaden med flera användare – inte en hostad lösning – och ger användarna tillgång till alla fördelar med molnet utan att kompromissa med säkerheten eller tillförlitligheten.

När du väljer NetDocuments som ditt DMS tar vi hand om det tunga arbetet. Det innebär att du inte behöver oroa dig för att köpa fler servrar, uppdatera din programvara, hantera säkerheten eller ta itu med IT-problem som uppstår. Vi står bakom dig.

NetDocuments erbjuder stora fördelar

NetDocuments-kunderna åtnjuter en rad fördelar, bland annat lägre kostnader, högre produktivitet, bättre samarbete, ökad säkerhet, åtkomst var som helst och mycket mer.

Minskade interna kostnader

Ett molnbaserat DMS som NetDocuments minskar kostnaderna för dokumenthantering drastiskt. För dem som byter från fysisk dokumenthantering elimineras kostnaderna för papper, utskrifter, lagring och tid som läggs på sökning och arkivering nästan helt. Användare av lokala system minskar belastningen på sina IT-resurser och kostnaderna för hårdvaruunderhåll.

Under den globala pandemin har molnets värde varit enormt: ”Jag älskar att NetDocuments är molnbaserat”, säger Paula Semeyn från Dickinson Wright PLLC. ”Jag behöver inte oroa mig för servrar som finns på en plats jag inte kan resa till! Vi hade många servrar kopplade till vårt tidigare DMS. Jag kan inte föreställa mig att försöka hantera alla just nu.”

Ökad produktivitet

Advokatbyråer hanterar enorma mängder information. När dokument sprids genom ett fysiskt arkivsystem eller digitaliseras i en plattform som är oorganiserad och svår att använda, innebär det en enorm belastning på produktiviteten.

Å andra sidan kan advokater med ett DMS som NetDocuments snabbt hitta och hämta det de behöver, vilket gör att de kan vara produktiva och ge bättre service till sina kunder. NetDocuments låter också användare skapa mallar för arbetsytor så att nya projekt smidigt passar in i den befintliga organisationsstrukturen.

"Användarna arbetar konsekvent mer effektivt och vi får positiv feedback för övergången till NetDocuments", säger Sheri M. Stone, administratör på Aronberg Goldgehn. "AI-funktionen för e-postarkivering ... får konsekvent beröm från våra advokater och personal som en tidsbesparande funktion."

Förbättrat samarbete

När du behöver samarbeta kan det snabbt bli ett stort problem att skicka dokument mellan olika parter. Med olika kommentatorer och versioner är det svårt att hålla reda på allt. NetDocuments hjälper till att lösa detta problem genom att begränsa åtkomsten till dokument så att endast en person kan göra ändringar åt gången, och alla tidigare versioner av ett dokument lagras tillsammans så att du alltid vet vilken som är den senaste och kan komma åt andra versioner om det behövs. Du kan också enkelt och säkert dela dokument inom teamet och med externa intressenter.

"Plattformens möjlighet att dela länkar och samarbeta på dokument har varit extremt användbar", säger Anand C. Mathew, partner på Palmersheim & Mathew LLP. Dessutom: "Det finns ingen anledning att uppfinna hjulet på nytt. Med hjälp av den avancerade sökfunktionen i NetDocuments kan våra team snabbt hitta tidigare ärenden som kan återanvändas, vilket avsevärt minskar den tid de lägger på nytt arbete och ökar den totala noggrannheten för våra kunder."

Säkrare – och kompatibel

På NetDocuments förstår vi de lagar, regler och standarder som advokatbyråer och juridiska team måste uppfylla. Vi håller vår plattform uppdaterad med de senaste policyerna och kraven och har ett flertal säkerhetscertifikat som du kan dra nytta av med pass-through-compliance. Våra säkerhetsfunktioner inkluderar kryptering av militär kvalitet, åtkomstkontroll för användare, skydd mot dataförlust och mycket mer, så att du kan känna dig trygg med att dina data skyddas på högsta nivå.

Åtkomst var som helst

Arbete sker inte bara på arbetsplatsen, vilket innebär att du inte bör vara bunden till kontoret eller en opålitlig VPN-anslutning för att kunna utföra dina arbetsuppgifter när det behövs. NetDocuments förstår vikten av flexibilitet på den moderna arbetsplatsen, och därför har vi utformat vår plattform så att du får mobilitet mellan dina enheter och en smidig upplevelse, oavsett var du befinner dig.

"NetDocuments mobilitet var en himmelsvid skillnad [jämfört med andra leverantörer], eftersom den gjorde det möjligt för oss att komma åt innehåll på distans från var som helst och med vilken enhet som helst", säger Ken Kroeger, CIO på Kutak Rock.

(Se hur Kutak Rock använder NetDocuments för att lösa utmaningar inom tillgänglighet, skalbarhet och samarbete.)

Ärvda förmåner

När du väl är kund hos NetDocuments behöver du aldrig oroa dig för att din version av plattformen ska bli föråldrad. Vi kallar det för arvets fördel: när plattformen förbättras ärver du dessa förbättringar i din version av programvaran. Du behöver inte göra något extra – din upplevelse blir bara bättre. Samma princip gäller för nya integrationer, skydd mot nya säkerhetshot och mycket mer.

Bättre för ditt team

Medan ditt företag kommer att dra nytta av många av fördelarna med ett molnbaserat DMS, har dina teammedlemmar lika mycket att vinna individuellt. Med NetDocuments blir arbetet helt enkelt enklare. Användarna lägger mindre tid på att söka efter dokument, hantera administrativa uppgifter och kämpa med ett system som inte är utformat för dem. De kan arbeta på distans utan att missa något. NetDocuments främjar frihet, flexibilitet och balans mellan arbete och privatliv för ditt team, vilket hjälper dem att bli mer produktiva och nöjda.

"Ingen inom företaget har någonsin tackat mig så mycket som de har tackat mig för det arbete vi gjorde för att flytta Claro till molnet", säger Ariel Mihovilovic, partner på Claro & Cia.

Hur NetDocuments uppfyller dina behov

Att välja ett DMS kan vara svårt, men vi vill göra det enklare för dig. I del fyra av denna serie gav vi dig en lista med frågor som du kan ställa till varje DMS-leverantör som du överväger. Här är ett smakprov på vad vi kommer att dela med dig när du frågar NetDocuments:

Vår plattform överträffar förväntningarna

NetDocuments integreras med de mest populära juridiska och affärstekniska plattformarna och erbjuder dessutom många inbyggda funktioner som hjälper dig att arbeta ännu smidigare mellan systemen.

Vi lägger stor vikt vid efterlevnad och håller oss uppdaterade om gällande lagar, regler och certifieringar. Vår säkerhet är förstklassig, med kryptering av militär kvalitet, åtkomstkontroll för användare, skydd mot dataförlust och mycket mer.

Som vi redan har diskuterat är NetDocuments utformat för att ge dig den mobilitet du behöver, så att du kan komma åt allt oavsett om du är på kontoret eller på resande fot.

Materiecentrerad organisation är en standardfunktion i NetDocuments –en dokumenthanteringsplattform för advokatbyråer. Du kan enkelt söka och filtrera resultat för att snabbt hitta det du behöver.

NetDocuments gör det enkelt för dig att samarbeta med interna och externa intressenter på ett säkert sätt.

Om du vill få ut ännu mer av din NetDocuments-upplevelse kan du kolla in våra extra verktyg och funktioner, som ndMail, CollabSpaces, ndThread, SetBuilder och ndOffice.

Vi sätter kunderna i första rummet

Som en äkta multitenant-molntjänst kan vi hjälpa dig att komma igång med en proof of concept inom 1–2 dagar – till skillnad från hostade lösningar som tar längre tid.

Eftersom vi erbjuder en äkta molnlösning migreras dina dokument en gång, utan att någonsin exponeras.

NetDocuments genomsnittliga årliga drifttid är 99,979 %, och du kan alltid kontrollera tjänstens status på trust-us.netdocuments.com.

Vi kopplar gärna ihop dig med nuvarande kunder som kan ge dig en ärlig recension av vår plattform och våra tjänster.

Vad våra kunder säger

Här är några fler fördelar som våra kunder har upptäckt när de använder NetDocuments:

NetDocuments är lätt att använda (och anamma).

”Vi undersökte olika alternativ och fann att NetDocuments var det mest användarvänliga och värdeorienterade.”

Sheri M. Stone, administratör, Aronberg Goldgehn

”Intuitiv av naturen.”

Janet L. Bender, företagets administratör, Maser Law

”Efter en sex månader lång implementeringsprocess ser vi tillbaka och kunde inte vara mer nöjda. Vi har lärt oss mycket under processen och haft en problemfri migrering. Arbetet har varit oklanderligt. Hela NetDocuments-teamet har gjort ett stort intryck på oss.”

Ariel Mihovilovic, partner, Claro & Cia.

”Vi har över 850 personer som arbetar på distans och NetDocuments-plattformen har gjort det möjligt för oss att fortsätta samarbeta med varandra och våra kunder utan att tappa takten.”

Jared Gullbergh, Senior Manager, Informationsstyrning och tekniktjänsthantering, Buchanan Ingersoll & Rooney P.C.

”Om vi inte hade bytt från vårt gamla dokumenthanteringssystem till NetDocuments [före COVID-19] skulle vårt företag ha hamnat i en mardröm. Vi skulle ha haft en lång period av avbrott i verksamheten medan vi konfigurerade och implementerade ett sätt för alla att få tillgång till våra kunders filer. Med NetDocuments upplevde vi absolut ingen produktivitetsförlust.”

Kathy J. Hamilton, direktör, The Blum Firm, P.C.

”[Med NetDocuments] kan våra jurister arbeta mer effektivt och samarbeta bättre, och vi arbetar smartare. Vi har omedelbar åtkomst, filerna finns på rätt plats och vi kan därför ge våra kunder bättre service.”

Kate Laycock, IT-affärsanalytiker, Shulmans

NetDocuments-lösningen

Det finns många olika sätt att hantera dokumenthanteringsutmaningar på ditt företag. Men alla lösningar är inte lika bra.

Sanningen är att det bara finns en enda riktig molnbaserad DMS-leverantör som är särskilt utformad för advokater och jurister: NetDocuments.

För mer information om hur NetDocuments kan gynna ditt företag, kontakta oss för att prata med en expert på affärslösningar på (866) 638-3627 eller klicka här för att begära en demonstration.