Om Claro & Cia.

Claro & Cia. har sitt huvudkontor i Santiago, Chile, och är en obestridd ledare på den chilenska juridiska marknaden och landets representativa firma inom Lex Mundi. Med cirka 100 advokater och 70 ytterligare anställda är Claro en av de största firmorna i Chile.

Övergång till molnet

Även om cybersäkerhet borde vara en viktig prioritering för advokatbyråer, får den inte alltid den uppmärksamhet den förtjänar. Men Claro gav den högsta prioritet genom att inrätta en partnerstyrd kommitté som ägnar sig åt att hitta IT-lösningar som uppfyller Claros tekniska behov. Som en av de största byråerna i Chile och landets representant i Lex Mundi har Claro de högsta standarderna för kvalitet och säkerhetsprotokoll, och har därför avsatt obegränsade resurser och partners stöd till detta projekt.

När det var dags att förnya eller byta ut sin interna infrastruktur 2019 beslutade Claro att även undersöka andra alternativ. Efter nästan ett års arbete och analys med sin IT-kommitté kom de fram till att det var rätt beslut att byta från ett lokalt datacenter till molnet. Bland de många tillgängliga alternativen valde de att införa Microsoft 365-miljön med Advanced Threat Protection och ett privat moln, vilket innebar att nästan alla deras system flyttades till molnet genom den övergången (inklusive det DMS som de tidigare använde). ”Med rätt implementering visade sig molntjänster inte bara vara det naturliga valet i vår sökning efter toppmoderna digitala plattformar, utan också ett mycket kraftfullt verktyg för att bättre kunna betjäna kunderna och säkerställa en smidigare interaktion mellan våra team. Även om det inte var förutsett vid den tidpunkten, var beslutet mycket lämpligt mitt under COVID-19-pandemin och har gjort det möjligt för oss att ta oss igenom krisen i bättre form, närmare kunderna trots avståndet och med professionell uppkoppling på plats”, säger José María Eyzaguirre B., ordförande för byrån.

”Även om det inte var förutsett vid den tidpunkten, var beslutet mycket lämpligt mitt under COVID-19-pandemin och har gjort det möjligt för oss att ta oss igenom krisen i bättre skick, närmare kunderna trots avståndet och med en smidig professionell uppkoppling.”

José María Eyzaguirre B., ordförande, Claro & Cia.

Välja ett molnbaserat dokumenthanteringssystem (DMS)

Ett viktigt system hos Claro behövde fortfarande flyttas helt till molnet: DMS. ”Det var inte en funktion som vi var särskilt stolta över att migrera till vårt privata moln”, säger Ariel Mihovilovic, Claros partner som särskilt utsetts att ingå i IT-kommittén. ”Det var inte trasigt ... men vi ville förbättra användarnas acceptans samtidigt som vi ökade cybersäkerhetsfunktionerna.”

Som med alla större systemförändringar är det lättare sagt än gjort. ”Vi arbetade med det tidigare DMS-systemet i 15 år, så det var förstås en stor utmaning”, säger CFO Cristóbal Guzmán, som också ingår i Claros IT-kommitté. På grund av dålig användarupplevelse och svåra VPN-anslutningar var användarnas acceptans av den tidigare lösningen begränsad.

Efter att ha fått en presentation av NetDocuments blev Claro-teamet omedelbart imponerade av plattformens utmärkta cybersäkerhetsfunktioner, användarupplevelsen och den höga nivån på den personliga service de fick från NetDocuments. ”Säljteamet fick oss att känna oss riktigt speciella och behandlade oss som en viktig kund, till skillnad från [andra lösningar], där vi fick intrycket att vi bara var en kund bland många andra”, säger Mihovilovic.

Trots det utmärkta första intrycket ville Claro vara säkra på sitt beslut.

För att säkerställa acceptans inom alla avdelningar anordnade IT-kommittén öppna demonstrationer och workshops med utvalda medlemmar av företaget, där man jämförde funktionerna i NetDocuments med iManage och den senaste uppdateringen av deras befintliga DMS-lösning, eDocs. Efter flera veckor av detta arbete tillfrågades workshopdeltagarna om sina preferenser.

”Ingen inom företaget har någonsin tackat mig så mycket som de har tackat mig för det arbete vi gjorde för att flytta Claro till molnet. Beslutet fattades främst för att öka flexibiliteten i arbetet och förbättra cybersäkerheten, men nu, med COVID-19, har vi en fördel jämfört med dem som inte var förberedda.”

Ariel Mihovilovic, partner, Claro & Cia.

NetDocuments blev vinnaren, med användare som lockades av den mobilitet som NetDocuments erbjuder och den trygghet de kunde uppleva med NetDocuments cybersäkerhetsfunktioner. Dessutom var det ett stort plus att ha direkt tillgång till NetDocuments för support, istället för att behöva gå via leverantörens support.

Covid-19: Avbryter livet, inte genomförandet

När projektet inleddes i slutet av 2019 räknade Claro med att NetDocuments skulle vara helt implementerat i maj 2020. Oro växte dock när COVID-19 började spridas över hela världen i början av året.

Claros IT- och ledningsgrupper sammanträdde för att diskutera dessa frågor och hur man skulle kunna hantera att företaget arbetade på distans för att skydda sina medarbetares hälsa och säkerhet. Vad behöver vi göra för att kunna arbeta 100 % hemifrån? var den viktigaste frågan som kvarstod.

Lyckligtvis hade företagets system redan övergått till molnet. Det enda kvarstående hindret för att kunna arbeta normalt var det befintliga DMS-systemet, som var beroende av begränsade VPN-anslutningar. Men NetDocuments skulle lösa det problemet helt och hållet.

”Med tanke på coronavirusutbrottet har vår ledning begärt att implementeringen av NetDocuments påskyndas”, skrev Mihovilovic i ett e-postmeddelande till NetDocuments.

Lyckligtvis var teamet för professionella tjänster redo att anta utmaningen. Implementeringen påskyndades snabbt och företagets 140 användare kunde få utbildning i plattformen helt på distans. Som ett resultat av detta kunde de flesta företag ha kämpat med att hantera distansarbete, men Claro missade inte ett enda steg.

”Efter en sex månader lång implementeringsprocess ser vi tillbaka och kunde inte vara mer nöjda. Vi har lärt oss mycket under processen och haft en problemfri migrering.”

Ariel Mihovilovic, partner, Claro & Cia.

Glasyren på (moln)kakan

Innan Claro gick över till molnet var man beroende av begränsade VPN-anslutningar för att få tillgång till dokument utanför kontoret. Mitt i en global hälsokris skulle detta ha haft en drastisk inverkan på företagets förmåga att arbeta på distans. Tack vare att man i förväg hade beslutat att gå över till molnet – inklusive DMS – kunde man dock enkelt undvika dessa svårigheter.

”Eftersom vi fattade beslutet att gå över till molnet för över ett år sedan var det pricken över i:et att även ha vårt DMS helt i molnet”, säger Mihovilovic.

Men det är inte bara Claros IT-kommitté som lovordar molnbaserat arbete:

"Jag har arbetat som advokat i nästan 14 år", säger Mihovilovic, "Ingen inom företaget har någonsin tackat mig så mycket som de har tackat mig för det arbete vi gjorde för att flytta Claro till molnet. Beslutet fattades främst för att öka flexibiliteten i arbetet och förbättra cybersäkerheten, men nu, med COVID-19, har vi en fördel jämfört med dem som inte var förberedda."

Att byta DMS-system kan vara en utmaning, särskilt när det sker mitt under den största pandemin på ett sekel. För Claro var det dock inget problem: NetDocuments-teamet stöttade dem hela vägen.

”Arbetet var oklanderligt. Hela NetDocuments-teamet har gjort ett stort intryck på oss.”

Ariel Mihovilovic, partner, Claro & Cia.

”Efter en sex månader lång implementeringsprocess ser vi tillbaka och kunde inte vara mer nöjda. Vi har lärt oss mycket under processen och haft en problemfri migrering”, förklarar Mihovilovic. ”Arbetet var oklanderligt. Hela NetDocuments-teamet har gjort ett stort intryck på oss.”

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.