Om Claro og Cia.

Claro & Cia. har hovedkontor i Santiago i Chile, og er en ubestridt leder i det chilenske juridiske markedet og landets Lex Mundi-representasjonsfirma. Med rundt 100 advokater og 70 ekstra ansatte er Claro blant de største firmaene i Chile.

Overgang til skyen

Selv om cybersikkerhet burde være en hovedprioritet for advokatfirmaer, får den ikke alltid den behandlingen den fortjener. Men Claro ga det høyeste prioritet ved å opprette en partnerledet komité dedikert til å finne IT-løsninger som møter Claros teknologiske behov. Som et av de største firmaene i Chile og landets Lex Mundi-representant, har Claro de høyeste standardene for kvalitet og sikkerhetsprotokoller, og som et resultat dedikert til dette prosjektet ubegrensede ressurser og partnerstøtte.

Da det var på tide å enten fornye eller erstatte sin interne infrastruktur i 2019, bestemte Claro seg for å også utforske andre alternativer. Etter nesten ett år med arbeid og analyse med IT-komiteen, kom de til den konklusjonen at det var riktig å bytte fra et lokalt datasenter til skyen. Blant mange tilgjengelige alternativer valgte de å ta i bruk Microsoft 365-miljøet med Advanced Threat Protection og en privat sky, og dermed bringe nesten alle systemene deres inn i skyen gjennom denne overgangen (inkludert DMS-et de tidligere brukte). «Med riktig implementering viste skytjenester seg ikke bare å være den naturlige avgjørelsen i vår søken etter toppmoderne digitale plattformer, men også et svært kraftig verktøy for å bedre betjene kunder og sikre en mer flytende samhandling mellom teamene våre. Selv om det ikke var forutsett på den tiden, var avgjørelsen svært beleilig midt i COVID-19-pandemien, og har gjort det mulig for oss å gå gjennom krisen i bedre form, nærmere kundene til tross for avstand, og med profesjonell tilkobling sømløst på plass», uttalte José María Eyzaguirre B., styreleder i firmaet.

«Selv om det ikke var forutsett på det tidspunktet, var avgjørelsen svært beleilig midt i COVID-19-pandemien, og den har gjort det mulig for oss å gå gjennom krisen i bedre form, nærmere klientene til tross for avstand, og med sømløs profesjonell tilknytning på plass.»

José María Eyzaguirre B., styreleder, Claro & Cia.

Velge et skybasert dokumenthåndteringssystem (DMS)

Ett stort system hos Claro måtte fortsatt bringes helt ut i skyen: DMS-et. «Det var ikke en funksjon vi var spesielt stolte av å migrere til vår private sky», sier Ariel Mihovilovic, Claros partner som er spesielt utnevnt til å sitte i IT-komiteen. «Det var ikke ødelagt ... men vi ønsket å forbedre brukeradopsjonen samtidig som vi økte funksjonene for nettsikkerhet.»

Som med alle større systemendringer er det lettere sagt enn gjort. «Vi jobbet med det tidligere DMS-et i 15 år, så det var selvfølgelig en stor utfordring», sier finansdirektør Cristóbal Guzmán, som også deltar i Claros IT-komité. Med en dårlig brukeropplevelse og vanskelige VPN-tilkoblinger hadde brukernes aksept av den forrige løsningen vært begrenset.

Etter å ha blitt introdusert for NetDocuments, ble Claro-teamet umiddelbart imponert over plattformens utmerkede funksjoner for nettsikkerhet, samt brukeropplevelsen og den høye personlige servicen de fikk fra NetDocuments. «Salgsteamet fikk oss til å føle oss helt spesielle og behandlet oss som en viktig kunde, i motsetning til [andre løsninger], hvor vi fikk inntrykk av at vi bare var en annen kunde», sa Mihovilovic.

Til tross for det utmerkede førsteinntrykket, ville Claro være sikker på avgjørelsen deres.

For å sikre engasjement på tvers av avdelingene, arrangerte IT-komiteen åpne demonstrasjoner og workshops med utvalgte medlemmer av firmaet, der de sammenlignet funksjonene i NetDocuments mot iManage og den nyeste oppdateringen av deres eksisterende DMS-løsning, eDocs. Etter å ha brukt flere uker på denne prosessen, ble workshopdeltakerne spurt om sine preferanser.

«Ingen har noen gang takket meg så mye i firmaet som de har takket meg for arbeidet vi gjorde med å flytte Claro mot skyen. Selv om avgjørelsen hovedsakelig ble tatt på grunn av arbeidsfleksibilitet og nettsikkerhetsfunksjoner, har vi nå, med COVID-19, en fordel over de som ikke var forberedt.»

Ariel Mihovilovic, partner, Claro & Cia.

NetDocuments gikk ut som vinner, og brukerne ble tiltrukket av mobiliteten NetDocuments tilbyr og tryggheten de kan oppleve med NetDocuments' cybersikkerhetsfunksjoner. I tillegg var det et stort pluss å ha direkte tilgang til NetDocuments for support, i stedet for å måtte hoppe gjennom leverandørsupport.

Covid-19: Avbryte livet, ikke implementering

Med prosjektet i gang sent i 2019 forventet Claro at NetDocuments skulle være fullstendig implementert innen mai 2020. Bekymringen vokste imidlertid etter hvert som COVID-19 begynte å spre seg over hele verden tidlig på året.

Claros IT- og lederkomitéer møttes for å diskutere disse bekymringene og hvordan de kunne håndtere firmaets fjernarbeid for å beskytte medlemmenes helse og sikkerhet. Hva må vi gjøre for å kunne jobbe 100 % hjemmefra? var det viktigste spørsmålet som ikke ble løst.

Heldigvis var firmaets systemer allerede overført til skyen. Den eneste gjenværende hindringen for å fungere normalt var det eksisterende DMS-systemet, som var avhengig av begrensede VPN-tilkoblinger. Men NetDocuments ville løse det problemet fullstendig.

«I lys av koronavirusutbruddet ba vår toppledelse om å fremskynde implementeringen av NetDocuments», skrev Mihovilovic i en e-post til NetDocuments.

Heldigvis var det profesjonelle serviceteamet klare for utfordringen. Implementeringen ble raskt akselerert, og firmaets 140 brukere kunne motta opplæring på plattformen på full fjernbasis. Som et resultat, mens de fleste bedrifter kunne ha slitt med å håndtere fjernarbeid, nølte ikke Claro med det.

«Ved slutten av en 6 måneder lang implementeringsprosess kan vi ikke være mer fornøyde. Vi lærte mye gjennom prosessen og hadde en feilfri migreringsopplevelse.»

Ariel Mihovilovic, partner, Claro & Cia.

Prikken over i-en (sky)kake

Før de gikk over i skyen, var Claro avhengige av begrensede VPN-tilkoblinger for å få tilgang til dokumentene sine utenfor kontoret. Midt i en global helsekrise ville dette ha påvirket deres evne til å jobbe eksternt drastisk. Men på grunn av deres fremsyn i overgangen til skyen – inkludert DMS-et – unngikk de enkelt disse vanskelighetene.

«Siden vi tok beslutningen om å gå over til skyen for over et år siden, var det prikken over i-en at vi også hadde DMS-et vårt fullstendig i skyen», sier Mihovilovic.

Men det er ikke bare Claros IT-komité som roser skybasert arbeid:

«Jeg har praktisert jus i nesten 14 år», sier Mihovilovic. «Ingen har noen gang takket meg så mye i firmaet som de har takket meg for arbeidet vi gjorde med å flytte Claro mot skyen. Selv om avgjørelsen hovedsakelig ble tatt på grunn av arbeidsfleksibilitet og nettsikkerhetsfunksjoner, har vi nå, med COVID-19, en fordel over de som ikke var forberedt.»

Å endre et DMS-system kan være utfordrende, spesielt når det gjøres midt i den største pandemien på et århundre. For Claro var det imidlertid ikke et problem: NetDocuments-teamet støttet dem hele veien.

«Arbeidet var upåklagelig. Hele NetDocuments-teamet har gjort et godt inntrykk på oss.»

Ariel Mihovilovic, partner, Claro & Cia.

«Ved slutten av en implementeringsprosess på seks måneder, ser vi tilbake og kunne ikke vært mer fornøyde. Vi lærte mye gjennom prosessen og hadde en feilfri migreringsopplevelse», forklarer Mihovilovic. «Arbeidet var upåklagelig. Hele NetDocuments-teamet har gjort et godt inntrykk på oss.»

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.