À propos de Claro & Cia.

Basée à Santiago, au Chili, Claro & Cia. est un leader incontesté sur le marché juridique chilien et le cabinet représentant Lex Mundi dans le pays. Avec environ 100 avocats et 70 employés supplémentaires, Claro figure parmi les plus grands cabinets du Chili.

Transition vers le cloud

Bien que la cybersécurité devrait être une priorité majeure pour les cabinets d'avocats, elle ne bénéficie pas toujours de l'attention qu'elle mérite. Claro lui a toutefois accordé la plus haute priorité en créant un comité dirigé par ses associés et dédié à la recherche de solutions informatiques répondant aux besoins technologiques du cabinet. En tant que l'un des plus grands cabinets du Chili et représentant national de Lex Mundi, Claro applique les normes de qualité et les protocoles de sécurité les plus stricts, et a donc consacré à ce projet des ressources illimitées et le soutien de ses associés.

Lorsqu'il a fallu renouveler ou remplacer son infrastructure interne en 2019, Claro a décidé d'explorer d'autres options. Après près d'un an de travail et d'analyse avec son comité informatique, l'entreprise est arrivée à la conclusion que le passage d'un centre de données sur site au cloud était la bonne décision. Parmi les nombreuses options disponibles, elle a choisi d'adopter l'environnement Microsoft 365 avec Advanced Threat Protection et un cloud privé, transférant ainsi la quasi-totalité de ses systèmes vers le cloud (y compris le système de gestion documentaire qu'elle utilisait auparavant). « Avec une mise en œuvre adéquate, le cloud computing s'est avéré non seulement être le choix naturel dans notre recherche de plateformes numériques de pointe, mais aussi un outil très puissant pour mieux servir nos clients et assurer une interaction plus fluide entre nos équipes. Bien que cela n'ait pas été prévu à l'époque, cette décision s'est avérée très opportune au milieu de la pandémie de COVID-19 et nous a permis de traverser la crise en meilleure forme, plus proches de nos clients malgré la distance, et avec une connectivité professionnelle parfaitement en place », a déclaré José María Eyzaguirre B., président du cabinet.

« Bien que cela n'ait pas été prévu à l'époque, cette décision s'est avérée très opportune dans le contexte de la pandémie de COVID-19 et nous a permis de traverser la crise dans de meilleures conditions, plus proches de nos clients malgré la distance, et avec une connectivité professionnelle parfaitement opérationnelle. »

José María Eyzaguirre B., président, Claro & Cia.

Choisir un système de gestion documentaire (SGD) basé sur le cloud

Un système majeur chez Claro devait encore être entièrement transféré vers le cloud : le DMS. « Ce n'était pas une fonctionnalité dont nous étions particulièrement fiers de migrer vers notre cloud privé », explique Ariel Mihovilovic, partenaire de Claro spécialement désigné pour siéger au comité informatique. « Il fonctionnait correctement... mais nous voulions améliorer son adoption par les utilisateurs tout en renforçant les fonctionnalités de cybersécurité. »

Comme pour tout changement majeur de système, c'est plus facile à dire qu'à faire. « Nous travaillions avec l'ancien DMS depuis 15 ans, donc bien sûr, cela représentait un défi de taille », explique Cristóbal Guzmán, directeur financier, qui participe également au comité informatique de Claro. Entre une expérience utilisateur médiocre et des connexions VPN difficiles, l'adoption de la solution précédente par les utilisateurs avait été limitée.

Après avoir découvert NetDocuments, l'équipe Claro a immédiatement été impressionnée par les excellentes fonctionnalités de cybersécurité de la plateforme, ainsi que par l'expérience utilisateur et le niveau élevé de service personnalisé fourni par NetDocuments. « L'équipe commerciale nous a vraiment fait sentir que nous étions spéciaux et nous a traités comme un client important, contrairement à [d'autres solutions], où nous avions l'impression d'être un client parmi tant d'autres », a déclaré M. Mihovilovic.

Malgré les excellentes premières impressions, Claro voulait être sûr de sa décision.

Afin de garantir l'adhésion de tous les services, le comité informatique a organisé des démonstrations et des ateliers ouverts à certains membres du cabinet, comparant les fonctionnalités de NetDocuments à celles d'iManage et à la dernière mise à jour de leur solution DMS existante, eDocs. Après plusieurs semaines consacrées à ce processus, les participants à l'atelier ont été interrogés sur leurs préférences.

« Personne ne m'a jamais autant remercié au sein de l'entreprise que pour le travail que nous avons accompli afin de faire passer Claro au cloud. Si cette décision a été prise principalement pour des raisons de flexibilité du travail et de cybersécurité, aujourd'hui, avec la COVID-19, nous avons un avantage sur ceux qui n'étaient pas préparés. »

Ariel Mihovilovic, associé, Claro & Cia.

NetDocuments est sorti vainqueur, les utilisateurs ayant été séduits par la mobilité offerte par NetDocuments et la tranquillité d'esprit que leur procuraient les fonctionnalités de cybersécurité de NetDocuments. De plus, le fait de pouvoir accéder directement à NetDocuments pour obtenir de l'aide, plutôt que de passer par les services d'assistance des fournisseurs, a constitué un autre avantage majeur.

Covid-19 : une interruption dans la vie, mais pas dans la mise en œuvre

Le projet ayant démarré fin 2019, Claro prévoyait que la mise en œuvre complète de NetDocuments serait achevée d'ici mai 2020. Cependant, l'inquiétude a grandi lorsque la COVID-19 a commencé à se propager dans le monde entier au début de l'année.

Les comités informatiques et exécutifs de Claro se sont réunis pour discuter de ces préoccupations et de la manière dont ils pourraient gérer le télétravail au sein du cabinet afin de protéger la santé et la sécurité de ses membres. Que devons-nous faire pour pouvoir travailler à 100 % depuis chez nous ? Telle était la principale question qui restait en suspens.

Heureusement, les systèmes du cabinet avaient déjà été transférés vers le cloud. Le seul obstacle majeur à un fonctionnement normal était le système de gestion documentaire existant, qui reposait sur des connexions VPN limitées. Mais NetDocuments allait résoudre complètement ce problème.

« Compte tenu de l'épidémie de coronavirus, notre direction a demandé d'accélérer la mise en œuvre de NetDocuments », a écrit Mihovilovic dans un e-mail adressé à NetDocuments.

Heureusement, l'équipe des services professionnels était à la hauteur du défi. La mise en œuvre a été rapidement accélérée et les 140 utilisateurs du cabinet ont pu suivre une formation sur la plateforme à distance. Ainsi, alors que la plupart des entreprises auraient pu être débordées par le télétravail, Claro n'a pas perdu une miette.

« Au terme d'un processus de mise en œuvre de six mois, nous faisons le bilan et nous ne pourrions être plus satisfaits. Nous avons beaucoup appris au cours de ce processus et avons bénéficié d'une expérience de migration sans faille. »

Ariel Mihovilovic, associé, Claro & Cia.

La cerise sur le gâteau (cloud)

Avant de passer au cloud, Claro dépendait de connexions VPN limitées pour accéder à ses documents en dehors du bureau. En pleine crise sanitaire mondiale, cela aurait considérablement affecté sa capacité à travailler à distance. Cependant, grâce à sa décision clairvoyante de passer au cloud, y compris pour son système de gestion documentaire (DMS), l'entreprise a facilement évité ces difficultés.

« Comme nous avions pris la décision de passer au cloud il y a plus d'un an, le fait que notre système de gestion documentaire soit également entièrement hébergé dans le cloud a été la cerise sur le gâteau », explique M. Mihovilovic.

Mais le comité informatique de Claro n'est pas le seul à vanter les mérites du travail dans le cloud :

« J'exerce le droit depuis près de 14 ans », explique Mihovilovic, « personne au sein du cabinet ne m'a jamais autant remercié que pour le travail que nous avons accompli afin de faire passer Claro au cloud. Si cette décision a été prise principalement pour des raisons de flexibilité du travail et de cybersécurité, aujourd'hui, avec la COVID-19, nous avons un avantage sur ceux qui n'étaient pas préparés. »

Changer de système DMS peut être difficile, surtout lorsque cela se fait en pleine pandémie, la plus grave depuis un siècle. Pour Claro, cependant, cela n'a pas posé de problème : l'équipe NetDocuments les a accompagnés tout au long du processus.

« Le travail était impeccable. Toute l'équipe NetDocuments nous a fait forte impression. »

Ariel Mihovilovic, associé, Claro & Cia.

« Au terme d'un processus de mise en œuvre de six mois, nous faisons le bilan et nous ne pourrions être plus satisfaits. Nous avons beaucoup appris au cours de ce processus et la migration s'est déroulée sans le moindre accroc », explique Mihovilovic. « Le travail a été impeccable. Toute l'équipe NetDocuments nous a fait forte impression. »

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