Avis de confidentialité de NetDocuments

Avis général de confidentialité de NetDocuments

Dernière mise à jour ou révision : 5 février 2026

NetDocuments Software, Inc. et ses filiales (collectivement, « NetDocuments ») s'engagent à respecter et à protéger votre vie privée. Nous avons rédigé la présente déclaration de confidentialité afin d'expliquer :

Quelles informations personnelles nous collectons à votre sujet lorsque vous utilisez les sites Web NetDocuments (tels que définis ci-dessous)
À qui nous pouvons divulguer vos informations personnelles,
La base juridique pour l'utilisation de vos informations personnelles,
Comment nous stockons vos informations personnelles et combien de temps nous les conservons,
Vos droits relatifs à vos informations personnelles, et
Comment nous protégeons vos informations personnelles.

Les « sites Web ND » (netdocuments.com ou tout autre site Web de notre société renvoyant à la présente déclaration de confidentialité générale) ont pour but de vous fournir des informations sur nos services. Les sites Web ND contiennent des éléments tels que de la documentation, des démonstrations, des activités de marketing direct, l'inscription et la participation à des événements, ainsi que des informations sur l'entreprise. À partir des sites Web ND, vous pouvez choisir d'autoriser NetDocuments à communiquer avec vous au sujet de vos centres d'intérêt. La présente déclaration de confidentialité s'applique à nos sites Web ND qui affichent ou font référence à cette déclaration, mais ne s'applique pas aux sites Web, applications ou services qui affichent ou font référence à une déclaration de confidentialité différente.

VEUILLEZ NOTER QUE NETDOCUMENTS FOURNIT DES SERVICES D'HÉBERGEMENT DE CONTENU À SES CLIENTS COMMERCIAUX (CHACUN DÉSIGNÉ PAR LE TERME « CLIENT ») DANS LE CADRE DE SES SERVICES. TOUTES LES INFORMATIONS TRAITÉES PAR NETDOCUMENTS POUR LE COMPTE DE SON CLIENT SONT CONTRÔLÉES PAR CE CLIENT, ET NETDOCUMENTS TRAITE CES INFORMATIONS UNIQUEMENT CONFORMÉMENT À SON ACCORD AVEC CE CLIENT ET AUX EXIGENCES DE LA LOI APPLICABLE. SI VOUS PENSEZ QU'UN CLIENT DE NETDOCUMENTS TRAITE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES DANS LE CADRE DE L'UN DE NOS SERVICES, VEUILLEZ CONTACTER CE CLIENT POUR TOUTE DEMANDE D'ACCÈS, DE CONSULTATION, DE MODIFICATION OU DE SUPPRESSION DE CES INFORMATIONS PERSONNELLES. NETDOCUMENTS NE PEUT PAS SUPPRIMER OU METTRE À JOUR VOS INFORMATIONS PERSONNELLES STOCKÉES DANS LES SERVICES.

1. Informations personnelles que nous collectons.

Les informations personnelles que nous collectons dépendent de la manière dont vous interagissez avec nous, du site Web ND auquel vous accédez et que vous utilisez, ainsi que des choix que vous faites.

Nous recueillons des informations vous concernant à partir de différentes sources et de différentes manières lorsque vous utilisez le site Web ND, y compris les informations que vous fournissez directement, les informations recueillies automatiquement, les informations provenant de sources de données tierces et les données que nous déduisons ou générons à partir d'autres données :

A. Informations personnelles que vous fournissez directement à NetDocuments.

Nom et coordonnées. Nous recueillons le nom, le nom d'utilisateur ou le pseudonyme, ainsi que les coordonnées telles que l'adresse e-mail, l'adresse postale et le numéro de téléphone.
Données démographiques. Dans certains cas (par exemple lorsque vous vous inscrivez ou participez à des enquêtes), nous vous demandons de fournir votre âge, votre sexe, votre situation familiale et d'autres informations démographiques similaires.
Informations relatives au paiement. Si vous effectuez un achat ou toute autre transaction financière, nous recueillons les numéros de carte de crédit, les informations relatives aux comptes financiers et d'autres détails de paiement.
Contenu et fichiers. Nous collectons les photos, documents ou autres fichiers que vous téléchargez sur nos services ; et si vous nous envoyez des e-mails ou d'autres communications, nous collectons et conservons ces communications.
Informations personnelles sensibles.
o Pièce d'identité officielle. Nous collectons les identifiants délivrés par les autorités publiques, tels que le numéro de permis de conduire, le numéro de passeport et le numéro de sécurité sociale.
o Informations d'accès au compte. Nous collectons des informations telles que le nom d'utilisateur ou le numéro de compte, associés à un mot de passe, un code de sécurité ou d'accès, ou toute autre information d'identification permettant d'accéder à un compte.
o Données démographiques sensibles. Nous collectons des informations sur l'origine raciale ou ethnique, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l'appartenance à un syndicat.
o Contenu des communications. Nous collectons le contenu de votre courrier, de vos e-mails et de vos SMS.
o Données génétiques. Nous collectons des données sur votre ADN ou les résultats de tests génétiques.
o Informations biométriques. Nous collectons des informations biométriques utilisées dans le but d'identifier de manière unique une personne.
o Données relatives à la santé. Nous collectons et analysons des informations concernant votre santé.
o Sexualité. Nous collectons et analysons des informations sur votre vie sexuelle ou votre orientation sexuelle.

B. Informations collectées automatiquement.

Identifiants et informations sur les appareils. Lorsque vous visitez nos sites Web, nos serveurs Web enregistrent automatiquement votre adresse IP (Internet Protocol) et des informations sur votre appareil, notamment les identifiants de l'appareil (tels que l'adresse MAC), le type d'appareil, le système d'exploitation, le navigateur et d'autres logiciels, y compris le type, la version, la langue, les paramètres et la configuration. Comme décrit plus en détail dans la politique de NetDocuments relative aux cookies ici, nos sites Web et nos services en ligne stockent et récupèrent des identifiants de cookies, des identifiants mobiles et d'autres données.
Données de géolocalisation. En fonction des paramètres de votre appareil et de l'application, nous collectons des données de géolocalisation lorsque vous utilisez nos applications ou nos services en ligne. (Ces informations peuvent inclure des données de géolocalisation précises, c'est-à-dire des données provenant d'un appareil et utilisées pour vous localiser dans un rayon de 560 mètres maximum, ce qui est considéré comme un type d'informations personnelles sensibles.)
Données d'utilisation. Nous enregistrons automatiquement votre activité sur nos sites Web, applications et produits connectés, y compris l'URL du site Web à partir duquel vous êtes arrivé sur nos sites, les pages que vous avez consultées, le temps que vous avez passé sur une page, les heures d'accès et d'autres détails concernant votre utilisation et vos actions sur notre site Web.
Autres données provenant de capteurs. Nous enregistrons automatiquement les vidéos de surveillance à l'intérieur et autour de nos installations.

C. Informations provenant des technologies de suivi.‍

NetDocuments utilise des cookies et d'autres technologies de suivi pour assurer le bon fonctionnement des sites Web ND et améliorer l'expérience de navigation de nos utilisateurs. Vous pouvez en savoir plus sur nos cookies et vos choix en matière de cookies ici.

D. Informations que nous créons ou générons.

NetDocuments déduit de nouvelles informations à partir d'autres données que nous collectons, notamment en utilisant des moyens automatisés pour générer des informations sur vos préférences ou autres caractéristiques probables (« déductions »). Par exemple, nous déduisons votre emplacement géographique général (tel que la ville, l'État et le pays) à partir de votre adresse IP ou votre intérêt probable pour l'une de nos solutions à partir des pages Web que vous visitez sur nos sites Web.

E. Informations que nous obtenons auprès de sources tierces.

Nous obtenons également les types d'informations décrits ci-dessus auprès de tiers. Ces sources tierces comprennent, par exemple :

Courtiers en données. Courtiers et agrégateurs de données auprès desquels nous obtenons des données afin de compléter celles que nous collectons.
Partenaires tiers. Applications et services tiers, y compris les réseaux sociaux auxquels vous choisissez de vous connecter ou avec lesquels vous choisissez d'interagir via nos services.
Partenaires de co-branding/marketing. Partenaires avec lesquels nous proposons des services co-brandés ou menons des activités marketing conjointes.
Prestataires de services. Tiers qui collectent ou fournissent des données dans le cadre du travail qu'ils effectuent pour notre compte, par exemple les entreprises qui déterminent l'emplacement de votre appareil à partir de son adresse IP.
Sources accessibles au public. Sources d'information publiques telles que les bases de données gouvernementales ouvertes.

Lorsque l'on vous demande de fournir des informations personnelles, vous pouvez refuser. Vous pouvez également utiliser les commandes de votre navigateur Web ou de votre système d'exploitation pour empêcher certains types de collecte automatique de données. Cependant, si vous choisissez de ne pas fournir ou autoriser les informations nécessaires à certains services ou fonctionnalités, ceux-ci pourraient ne pas être disponibles ou ne pas fonctionner correctement.

2. Informations personnelles que nous pouvons obtenir auprès de tiers.

A. Widgets de réseaux sociaux.

Les sites Web ND comprennent des fonctionnalités de réseaux sociaux, similaires au bouton « J'aime » de Facebook et à des widgets, tels que le bouton « Partager » ou des mini-programmes interactifs qui s'exécutent sur les sites Web ND. Ces fonctionnalités peuvent collecter votre adresse IP, la page que vous visitez sur le site Web ND, et peuvent installer un cookie pour permettre à la fonctionnalité de fonctionner correctement. Les fonctionnalités et widgets de réseaux sociaux sont soit hébergés par un tiers, soit hébergés directement sur les sites Web ND. Vos interactions avec ces fonctionnalités sont régies par la politique de confidentialité des sociétés qui les fournissent.

B. Authentification unique.

Vous pouvez partager des informations sur vos activités sur les sites Web ND à l'aide de services de connexion tels que Facebook Connect ou un fournisseur d'identifiant ouvert. Ces services authentifieront votre identité et vous offriront la possibilité de partager certaines informations personnelles avec nous, telles que votre nom et votre adresse e-mail, afin de préremplir notre formulaire d'inscription.

3. À qui nous pouvons divulguer des informations personnelles.

A. Divulgation de vos informations personnelles à des tiers.

NetDocuments peut divulguer des informations personnelles aux catégories de destinataires suivantes aux fins suivantes :

Informations publiques. Vous pouvez sélectionner les options disponibles via nos services pour afficher et divulguer publiquement votre nom et/ou votre nom d'utilisateur et certaines autres informations, telles que votre profil, vos données démographiques, votre contenu et vos fichiers, ou vos données de géolocalisation.
Prestataires de services. Nous fournissons des données personnelles à des fournisseurs ou agents travaillant pour notre compte aux fins décrites dans la présente déclaration. Par exemple, les entreprises que nous avons engagées pour fournir un service client ou aider à protéger et sécuriser nos systèmes et services peuvent avoir besoin d'accéder à des données personnelles pour remplir ces fonctions.
Surveillance analytique et fonctionnelle. Nous proposons des cookies de session Web afin de faciliter, d'améliorer et de surveiller les interactions avec nos sites Web, et nous effectuons d'autres contrôles de l'utilisation du site Web afin d'améliorer ses fonctionnalités. Ces fonctions peuvent recueillir des informations d'identification de l'utilisateur et l'historique de son activité. Vous pouvez consulter la politique de NetDocuments en matière de cookies ici.
Services financiers et traitement des paiements. Lorsque vous fournissez des données de paiement, par exemple pour effectuer un achat, nous divulguons les données de paiement et de transaction aux banques et autres entités dans la mesure nécessaire au traitement des paiements, à la prévention de la fraude, à la réduction du risque de crédit, à l'analyse ou à d'autres services financiers connexes.
Filiales. Nous permettons l'accès aux données personnelles à l'ensemble de nos filiales, sociétés affiliées et sociétés apparentées, par exemple lorsque nous partageons des systèmes de données communs ou lorsque cet accès nous aide à fournir nos services et à exercer nos activités.
Transactions commerciales. Nous pouvons divulguer des données personnelles dans le cadre d'une transaction ou d'une procédure commerciale telle qu'une fusion, un financement, une acquisition, une faillite, une dissolution, ou un transfert, une cession ou une vente de tout ou partie de notre entreprise ou de nos actifs.
Législation et application de la loi. Nous accéderons, divulguerons et conserverons les données personnelles lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour nous conformer à la législation applicable ou pour répondre à une procédure judiciaire valide, y compris de la part des forces de l'ordre ou d'autres agences gouvernementales.
LiveChat et services connexes. Lorsque vous participez à LiveChat ou à d'autres services interactifs similaires sur nos sites Web, nous accédons, divulguons et conservons les coordonnées que vous partagez et le contenu de vos sessions de communication.
Sécurité, sûreté et protection des droits. Nous divulguerons des données personnelles si nous estimons que cela est nécessaire pour :
o protéger nos clients et d'autres personnes, par exemple pour empêcher le spam ou les tentatives de fraude, ou pour aider à prévenir la perte de vies humaines ou des blessures graves ;
o exploiter et maintenir la sécurité de nos services, y compris pour prévenir ou arrêter une attaque contre nos systèmes informatiques ou nos réseaux ; ou
o protéger nos droits ou notre propriété ou ceux d'autres personnes, y compris en faisant respecter nos accords, conditions et politiques.

B. Liens vers d'autres sites.

Les sites Web NetDocuments contiennent des liens vers d'autres sites qui ne sont ni détenus ni contrôlés par NetDocuments. Veuillez noter que si vous cliquez sur l'un de ces liens ou sites qui ne sont pas contrôlés par NetDocuments, vous pouvez être soumis aux politiques de confidentialité du propriétaire de ce site. NetDocuments n'est pas responsable des pratiques de confidentialité d'autres sociétés ou sites Web.

4. Comment NetDocuments n'utilise ni ne partage les informations personnelles.

Il est important que vous sachiez comment NetDocuments n'utilise PAS et ne partage PAS les informations personnelles. Plus précisément :

NetDocuments ne divulgue pas publiquement les informations financières ou relatives aux paiements.
NetDocuments ne divulgue pas publiquement les informations d'authentification.
NetDocuments interdit la collecte et l'utilisation de vos activités générales de navigation sur le Web. NetDocuments recueille uniquement des informations sur vos visites sur ses sites Web aux fins décrites plus haut dans cette page.

Lorsque NetDocuments est autorisé par la législation applicable en matière de protection des données ou les accords applicables en matière de protection des données à utiliser des données personnelles à des fins commerciales internes de manière agrégée et anonymisée, NetDocuments s'engage à prendre des mesures raisonnables visant à garantir que les données personnelles ne puissent être associées à une personne (ou, le cas échéant, à un foyer), s'engage publiquement à conserver et à utiliser les informations uniquement sous une forme anonymisée et à ne tenter en aucun cas de réidentifier les informations, sauf lorsque cela est nécessaire pour tester ses processus d'anonymisation, et oblige contractuellement tout destinataire autorisé à se conformer à ces obligations.

5. Base juridique pour l'utilisation de vos informations personnelles.

La loi nous autorise uniquement à utiliser vos informations personnelles dans certaines circonstances limitées, que nous avons énumérées ci-dessous :

A. Lorsque vous consentez à ce que NetDocuments utilise vos informations personnelles.

Par exemple, lorsque vous nous soumettez des informations sur les sites Web ND (par exemple, en demandant une démonstration des services), nous traitons ces informations afin de répondre à votre demande d'informations complémentaires. Cela peut inclure le partage de vos informations personnelles avec l'un de nos partenaires de confiance afin de faciliter la réponse à votre demande. Nos partenaires de confiance peuvent inclure des formateurs, des revendeurs et des spécialistes de la mise en œuvre ou de l'intégration.

B. Pour exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous.

Voici quelques exemples illustrant comment nous pouvons utiliser vos informations personnelles afin de respecter un contrat que nous avons conclu avec vous :

Pour fournir les services que vous avez demandés.
Pour gérer les services, traiter votre paiement et vous fournir les autres services demandés.

C. Lorsque cela est lié aux intérêts légitimes de NetDocuments.

Nous considérons que nous avons un intérêt légitime à vous fournir des informations marketing sur les produits et services NetDocuments similaires à ceux auxquels vous vous êtes abonné ou sur lesquels vous avez demandé des renseignements. Nous vous donnerons la possibilité de refuser de recevoir d'autres communications au moment où vous nous fournirez vos informations personnelles et chaque fois que nous vous enverrons un e-mail ou une lettre marketing.

D. Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale.

Voici quelques exemples illustrant comment nous pouvons utiliser vos informations personnelles afin de remplir une obligation légale :

Conserver des registres à des fins fiscales.
Pour se conformer aux demandes des autorités locales, régionales ou fédérales ou des responsables de l'application de la loi.
Pour se conformer à toute procédure ou ordonnance judiciaire, administrative ou similaire, telle qu'une assignation à comparaître.
Pour enquêter sur des soupçons de fraude, de harcèlement, de menaces physiques ou d'autres violations de toute loi, règle ou réglementation, de la présente déclaration de confidentialité ou des droits de tiers, ou pour enquêter sur tout comportement suspect que nous jugeons inapproprié.

6. Comment nous stockons et protégeons vos informations personnelles.

A. Stockage des informations personnelles.

Nous nous engageons à mettre en œuvre des mesures de protection techniques, administratives, organisationnelles et physiques appropriées afin de garantir la protection de vos informations personnelles contre toute perte ou utilisation abusive. Dans certains cas, vous aurez la possibilité de créer votre propre compte utilisateur afin d'utiliser ou d'accéder à certaines fonctions ou informations. Lorsque vous créez un compte utilisateur, afin de nous aider à protéger vos données personnelles, nous vous demandons d'utiliser un mot de passe fort et de ne jamais le partager avec qui que ce soit ni l'utiliser sur d'autres sites ou comptes.

B. Conservation des informations.

Nous traitons vos informations personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, notamment pour vous fournir les informations que vous avez demandées, nous conformer à nos obligations légales, résoudre des litiges, faire respecter nos accords et à d'autres fins commerciales légitimes et légales. Étant donné que ces besoins peuvent varier selon les types de données dans le contexte de différents services, les périodes de conservation réelles peuvent varier considérablement en fonction de critères tels que les attentes ou le consentement des utilisateurs, la sensibilité des informations, la disponibilité de contrôles automatisés permettant aux utilisateurs de supprimer des informations, et nos obligations légales ou contractuelles.

7. Vos droits concernant vos informations personnelles

A. Identification du responsable du traitement et du sous-traitant des informations personnelles.

NetDocuments Software, Inc. est le responsable du traitement de vos informations personnelles qui ont été recueillies ou collectées par NetDocuments. Par ailleurs, NetDocuments dispose de différentes entités à travers le monde qui fournissent ses services, notamment NetDocuments Ltd au Royaume-Uni et NetDocuments Australia Pty Services Limited en Australie. Comme nous l'avons décrit ci-dessus, NetDocuments est un prestataire de services et un sous-traitant pour ses clients, et peut traiter les données des clients selon les instructions de ces derniers. Si vous avez des questions concernant les pratiques d'un client spécifique en matière de confidentialité, veuillez consulter la politique de confidentialité de ce client.

B. Accès aux informations personnelles.

Dans certaines juridictions et situations où NetDocuments est le responsable du traitement de certaines informations personnelles, vous avez le droit d'accéder aux informations personnelles vous concernant que nous traitons en tant que responsable du traitement de ces données. Si vous souhaitez recevoir une copie de ces informations personnelles, veuillez contacter compliance@netdocuments.com ou nous écrire à l'adresse postale indiquée ci-dessous.

C. Révocation du consentement et restriction du traitement de vos informations personnelles.

Dans les cas où nous traitons vos informations personnelles avec votre consentement, vous avez le droit de révoquer ce consentement à tout moment. De plus, dans certaines circonstances, vous pouvez nous demander de cesser temporairement ou définitivement le traitement de tout ou partie de vos informations personnelles. Pour en savoir plus sur ces droits ou pour les exercer, vous pouvez contacter NetDocuments à l'adresse compliance@netdocuments.com.

D. Modification ou suppression de vos informations personnelles.

Vous pouvez à tout moment demander à NetDocuments de modifier, corriger ou supprimer les informations personnelles que nous détenons à votre sujet, ou nous demander de ne plus vous contacter à des fins marketing. Vous pouvez également nous demander de limiter les informations que nous traitons à votre sujet. Vous pouvez demander la modification, la correction ou la suppression de vos informations, ou limiter notre utilisation de ces informations, en nous envoyant un e-mail à l'adresse compliance@netdocuments.com.

E. Refus du marketing direct.

Vous avez le droit de refuser de recevoir des communications marketing directes de notre part. Pour exercer ce droit, vous pouvez contacter NetDocuments à l'adresse compliance@netdocuments.com.You. Vous pouvez également refuser de recevoir des communications marketing en utilisant le lien fourni dans tout e-mail marketing envoyé par NetDocuments. Si vous ne vous désabonnez pas, NetDocuments communiquera avec vous (généralement par e-mail ou via le site Web d'assistance NetDocuments) pour vous fournir une assistance, vous demander votre avis, vous fournir des informations marketing et sur les services, vous demander votre avis sur le marketing et vous proposer des offres spéciales et des avantages liés à NetDocuments. Veuillez noter que si vous vous désabonnez des communications marketing, vous pouvez toujours recevoir des communications liées au service qui ne sont pas liées au marketing, telles que des confirmations de transaction et des réponses à des demandes.

F. Blogs et forums.

Les sites Web ND proposent des blogs ou des forums communautaires accessibles au public. Vous devez savoir que toute information que vous fournissez dans ces espaces peut être lue, collectée et utilisée par d'autres personnes qui accèdent aux sites Web ND. Nous ne sommes pas responsables des informations personnelles que vous choisissez de soumettre sur ces forums ou autres sites communautaires. Nous affichons des témoignages personnels de clients satisfaits sur les sites Web ND, en plus d'autres recommandations. Avec votre consentement préalable, nous pouvons publier votre témoignage accompagné de votre nom. Si vous souhaitez mettre à jour ou supprimer votre témoignage, vous pouvez nous contacter à l'adresse compliance@netdocuments.com.

G. Droits des utilisateurs californiens.

La législation californienne accorde des droits supplémentaires aux résidents de Californie. Pour plus d'informations sur ces droits et la manière de les exercer, veuillez consulter notre Avis de confidentialité pour la Californie.

H. Droits liés à la prise de décision automatisée.

Dans certains cas, vous avez le droit de ne pas être soumis à une décision fondée uniquement sur une prise de décision automatisée, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques (ou similaires). Nous ne menons pas intentionnellement de telles activités, mais si vous avez des questions ou des préoccupations, nous serons heureux d'en discuter avec vous. Vous pouvez nous contacter à l'adresse compliance@netdocuments.com.

I. Transfert des informations personnelles.

Dans certaines circonstances, vous avez le droit de demander que les informations personnelles que vous nous avez fournies vous soient communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (ce que l'on appelle la « portabilité des données »). Veuillez nous contacter à l'adresse compliance@netdocuments.com en précisant les détails de votre demande.

J. Loi australienne sur la protection de la vie privée.

Si vous êtes domicilié en Australie, NetDocuments se conforme à la loi australienne sur la protection de la vie privée, dans la mesure où elle s'applique à NetDocuments. Vous avez le droit de refuser à tout moment de recevoir des communications marketing de la part de NetDocuments.

K. Contactez votre autorité de contrôle locale.

À tout moment, vous êtes libre de contacter et/ou de déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle locale concernant les préoccupations que vous pourriez avoir en matière de confidentialité.

L. Arbitrage exécutoire.

Dans certaines conditions, vous avez la possibilité de recourir à un arbitrage exécutoire pour un incident impliquant vos informations personnelles.

M. Responsabilité en cas de transferts ultérieurs.

NetDocuments est responsable en cas de transfert ultérieur d'informations personnelles à des tiers.

8. Transferts internationaux de renseignements personnels :

A. Cadre de protection des données UE-États-Unis et cadre de protection des données Suisse-États-Unis

NetDocuments se conforme au cadre de protection des données UE-États-Unis (« EU-U.S. DPF »), à l'extension britannique du cadre UE-États-Unis (« UK Extension to the EU-U.S. DPF ») et au cadre de protection des données Suisse-États-Unis (« Swiss-U.S. DPF ») tels que définis par le département américain du Commerce pour les données relatives aux ressources humaines (RH) et les données non RH. NetDocuments a certifié au ministère américain du Commerce qu'il adhère aux principes du cadre de protection des données UE-États-Unis principes du cadre de protection des données UE-États-Unis (« principes EU-U.S. DPF ») en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel, y compris les données relatives aux ressources humaines (RH) et les données non RH, reçues de l'Union européenne en vertu du cadre EU-U.S. DPF et du Royaume-Uni (et de Gibraltar) en vertu de l'extension britannique au cadre EU-U.S. DPF. NetDocuments a certifié au ministère américain du Commerce qu'elle adhère aux principes du cadre de protection des données Suisse-États-Unis (« principes DPF Suisse-États-Unis ») en matière de traitement des données à caractère personnel, y compris les données relatives aux ressources humaines (RH) et les données non RH, reçues de la Suisse en vertu du DPF Suisse-États-Unis. En cas de conflit entre les termes de la présente politique de confidentialité et les principes du DPF UE-États-Unis et/ou les principes du DPF Suisse-États-Unis, les principes prévaudront. Pour en savoir plus sur le programme du cadre de protection des données (« DPF ») et pour consulter notre certification, veuillez vous rendresur https://www.dataprivacyframework.gov/. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant l'utilisation de vos informations personnelles identifiables par NetDocuments, vous pouvez contacter notre service de conformité en envoyant un e-mail àcompliance@netdocuments.comou en appelant le 866-NET-DOCS (866-638-3627). Si vous pensez que vos informations personnelles identifiables ont été utilisées de manière inappropriée, en plus de contacter directement NetDocuments, vous pouvez ouvrir un dossier DPF officiel et indépendant auprès deJAMS Data Privacy Dispute Resolution. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'ICO britannique ou du FDPIC suisse en utilisant les liens figurant dans la section 43.B. ci-dessous.

B. Traitement des plaintes concernant le traitement des données relatives aux ressources humaines

NetDocuments s'est engagé à coopérer avec les autorités européennes chargées de la protection des données (DPA) concernant les plaintes DPF non résolues relatives aux données RH transférées depuis l'UE dans le cadre de relations de travail. Si vous ne recevez pas de réponse rapide de NetDocuments concernant la manière dont NetDocuments traite ou a traité vos données RH, ou si nous n'avons pas traité votre plainte de manière satisfaisante, veuillez contacter les DPA européennes pour obtenir plus d'informations ou pour déposer une plainte. Les services des DPA de l'UE vous sont fournis gratuitement. Pour les plaintes concernant les données relatives aux ressources humaines provenant du Royaume-Uni ou transitant entre le Royaume-Uni et les États-Unis, vous pouvez contacter le Bureau du commissaire à l'information du Royaume-Uni (ICO) en utilisant ce lien : https://ico.org.uk/make-a-complaint/data-protection-complaints/personal-information-complaint/. Pour toute réclamation concernant des données relatives aux ressources humaines provenant de Suisse ou transitant entre la Suisse et les États-Unis, vous pouvez contacter le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) en utilisant ce lien : https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home/deredoeb/kontakt/anzeigeformular_betroffene.html.

C. Résolution des plaintes concernant le traitement des données relatives aux ressources humaines

Conformément à l'accord UE-États-Unis sur la protection des données (DPF), à l'extension britannique de l'accord UE-États-Unis sur la protection des données (DPF) et à l'accord Suisse-États-Unis sur la protection des données (DPF), NetDocuments s'engage à coopérer et à se conformer respectivement aux recommandations du groupe d'experts mis en place par les autorités européennes chargées de la protection des données (DPA), le Bureau du commissaire à l'information du Royaume-Uni (ICO) et le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) en ce qui concerne les plaintes non résolues relatives au traitement par NetDocuments des données relatives aux ressources humaines reçues dans le cadre du DPF UE-États-Unis, de l'extension britannique au DPF UE-États-Unis et l'extension britannique au DPF UE-États-Unis et au DPF Suisse-États-Unis dans le contexte des relations de travail.

D. Limitation de l'utilisation et de la divulgation des données personnelles d'un individu

Conformément aux exigences du cadre de protection des données UE-États-Unis (« EU-U.S. DPF »), de l'extension britannique à l'EU-U.S. DPF et du cadre de protection des données Suisse-États-Unis (« Swiss-U.S. DPF ») tels que définis par le département américain du Commerce, NetDocuments offre aux personnes physiques la possibilité de limiter l'utilisation et la divulgation de leurs données à caractère personnel, comme décrit dans les catégories suivantes.

Visiteurs publics. Les personnes qui visitent les sites Web publics de NetDocuments ont la possibilité de contrôler l'utilisation des cookies par NetDocuments et d'accepter ou d'interdire la collecte ou l'utilisation de leurs informations personnelles par NetDocuments grâce aux commandes disponibles sur le site Web.

Employés et sous-traitants. Les employés et sous-traitants de NetDocuments sont spécifiquement informés, lors de leur processus d'intégration, des informations personnelles que l'entreprise recueille, de la manière dont ces informations seront utilisées, et les employés et sous-traitants ont la possibilité d'accepter ou de refuser ces processus, étant entendu qu'une utilisation limitée des informations personnelles est nécessaire à NetDocuments pour que l'emploi ou le contrat puisse être conclu. Pendant la durée de leur service, les employés et sous-traitants de NetDocuments peuvent contacter le service des ressources humaines de NetDocuments à l'adresse hrgroup@netdocuments.com et/ou le service de conformité de NetDocuments à l'adresse Compliance@netdocuments.com pour toute question ou tout problème concernant l'utilisation des informations personnelles des employés ou des sous-traitants.

Utilisateurs clients. NetDocuments utilise de manière très limitée les informations personnelles des utilisateurs de ses clients afin de faciliter l'utilisation du service NetDocuments par ces derniers. Cette utilisation est régie par les accords contractuels conclus entre NetDocuments et les clients. Les utilisateurs clients de NetDocuments doivent contacter les administrateurs du service client pour toute question ou tout problème concernant l'utilisation des informations personnelles des utilisateurs.

E. Clauses types de l'Union européenne.

NetDocuments propose des clauses types de l'Union européenne, également appelées clauses contractuelles types, afin de répondre aux exigences d'adéquation et de sécurité de nos clients opérant dans l'Union européenne, ainsi que pour d'autres transferts internationaux de données clients. Une copie de notre addendum standard sur le traitement des données, intégrant les clauses types, est disponible sur simple demande par e-mailà l'adresse compliance@netdocuments.com.

F. Contrôle par le gouvernement américain.

NetDocuments est soumis aux pouvoirs d'enquête et d'exécution de la Federal Trade Commission (FTC) ou de tout autre organisme statutaire américain autorisé.

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9. Divers.

A. Modifications apportées à la présente déclaration de confidentialité

Nous modifierons la présente déclaration de confidentialité à tout moment si nécessaire afin de refléter les changements apportés à notre utilisation des informations personnelles ou à la législation applicable. Nous vous invitons donc à la consulter régulièrement. Lorsque nous publierons des modifications apportées à la présente déclaration de confidentialité sur les sites Web ND, nous réviserons la date de « dernière mise à jour » figurant en haut de la déclaration.

B. Renseignements personnels sur les enfants

NetDocuments ne reçoit, ne conserve, n'utilise ni ne transfère sciemment les informations personnelles d'aucune personne âgée de moins de 18 ans. Les services NetDocuments et les sites Web ND ne s'adressent pas aux enfants. Si vous avez connaissance d'un enfant ayant fourni ses informations personnelles à NetDocuments, veuillez nous en informer par e-mail à l'adresse compliance@netdocuments.com.

10. Contactez-nous.

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des réclamations concernant la confidentialité à notre intention ou à celle de notre délégué à la protection des données, vous pouvez nous contacter à l'adresse e-mail suivante : compliance@netdocuments.com.

Nos adresses postales et notre numéro de téléphone sont les suivants :

NetDocuments Software, Inc.
2500 W Executive Pkwy Suite 300
Lehi, UT 84048
866-NETDOCS (866-638-3627)

NetDocuments Limited
8e étage Reading Bridge House
George Street
Reading RG1 8LS Royaume-Uni

NetDocuments Australia Pty Limited
PO Box 1261
North Sydney NSA 2059
Australie

Dernière mise à jour : 18 décembre 2023

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