Algemene privacyverklaring van NetDocuments

Laatst bijgewerkt of herzien: 5 februari 2026

NetDocuments Software, Inc. en haar dochterondernemingen (gezamenlijk 'NetDocuments') zetten zich in voor het respecteren en beschermen van uw privacy. We hebben deze privacyverklaring opgesteld om het volgende uit te leggen:

• Welke persoonlijke gegevens wij over u verzamelen wanneer u de NetDocuments-websites (zoals hieronder gedefinieerd) gebruikt,
• Aan wie wij uw persoonlijke gegevens kunnen verstrekken,
• De wettelijke basis voor het gebruik van uw persoonlijke gegevens,
• Hoe wij uw persoonlijke gegevens opslaan en hoe lang wij deze bewaren,
• Uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens, en
• Hoe wij uw persoonlijke gegevens beschermen.

De "ND-websites" (netdocuments.com of andere websites van ons die naar deze algemene privacyverklaring linken) worden aangeboden om u informatie te verstrekken over onze diensten. De ND-websites bevatten onder andere documentatie, demo's, direct marketingactiviteiten, evenementregistratie en -deelname, en bedrijfsinformatie. Op de ND-websites kunt u ervoor kiezen om NetDocuments toestemming te geven om met u te communiceren over uw interesses. Deze privacyverklaring is van toepassing op onze ND-websites die deze verklaring weergeven of ernaar verwijzen, maar is niet van toepassing op websites, apps of diensten die een andere privacyverklaring weergeven of ernaar verwijzen.

HOUD ER REKENING MEE DAT NETDOCUMENTS ALS ONDERDEEL VAN DE DIENSTEN CONTENTHOSTINGDIENSTEN LEVERT AAN ZIJN ZAKELIJKE KLANTEN (ELK EEN "KLANT"). ALLE INFORMATIE DIE DOOR NETDOCUMENTS NAMENS ZIJN KLANT WORDT VERWERKT, WORDT BEHEERD DOOR DIE KLANT, EN NETDOCUMENTS VERWERKT DEZE INFORMATIE UITSLUITEND IN OVEREENSTEMMING MET DE OVEREENKOMST MET DIE KLANT EN DE TOEPASSELIJKE WETGEVING. ALS U VAN MENING BENT DAT EEN KLANT VAN NETDOCUMENTS UW PERSOONSGEGEVENS VERWERKT BINNEN EEN VAN ONZE DIENSTEN, NEEM DAN CONTACT OP MET DIE KLANT MET BETREKKING TOT ELK VERZOEK OM TOEGANG TOT, CONTROLE VAN, WIJZIGING VAN OF VERWIJDERING VAN DERGELIJKE PERSOONSGEGEVENS. NETDOCUMENTS KAN UW PERSOONSGEGEVENS DIE IN DE DIENSTEN ZIJN OPGESLAGEN NIET VERWIJDEREN OF BIJWERKEN.

1. Persoonlijke gegevens die wij verzamelen.

De persoonlijke gegevens die wij verzamelen, zijn afhankelijk van hoe u met ons communiceert, de ND-website die u bezoekt en gebruikt, en de keuzes die u maakt.

Wanneer u de ND-website gebruikt, verzamelen wij informatie over u uit verschillende bronnen en op verschillende manieren, waaronder informatie die u rechtstreeks verstrekt, informatie die automatisch wordt verzameld, informatie uit gegevensbronnen van derden en gegevens die wij afleiden of genereren uit andere gegevens:

A. Persoonlijke informatie die u rechtstreeks aan NetDocuments verstrekt.

• Naam en contactgegevens. We verzamelen naam, gebruikersnaam of alias en contactgegevens zoals e-mailadres, postadres en telefoonnummer.
• Demografische gegevens. In sommige gevallen (bijvoorbeeld wanneer u zich registreert of deelneemt aan enquêtes) vragen wij u om uw leeftijd, geslacht, burgerlijke staat en soortgelijke demografische gegevens op te geven.
• Betalingsgegevens. Als u een aankoop doet of een andere financiële transactie uitvoert, verzamelen wij creditcardnummers, financiële rekeninggegevens en andere betalingsgegevens.
• Inhoud en bestanden. Wij verzamelen de foto's, documenten of andere bestanden die u uploadt naar onze diensten; en als u ons e-mailberichten of andere communicatie stuurt, verzamelen en bewaren wij die communicatie.
• Gevoelige persoonlijke informatie.
  o Overheids-ID. We verzamelen door de overheid uitgegeven identificatiegegevens, zoals rijbewijsnummer, paspoortnummer en burgerservicenummer.
  o Toegangsgegevens voor accounts. We verzamelen informatie zoals een gebruikersnaam of accountnummer in combinatie met een wachtwoord, beveiligings- of toegangscode of andere inloggegevens waarmee toegang tot een account mogelijk is.
  o Gevoelige demografische gegevens. We verzamelen informatie over ras of etnische afkomst, religieuze of filosofische overtuigingen of lidmaatschap van een vakbond.
  o Inhoud van communicatie. We verzamelen de inhoud van uw post, e-mail en sms-berichten.
  o Genetische gegevens. We verzamelen gegevens over uw DNA of de resultaten van genetische tests.
  o Biometrische informatie. We verzamelen biometrische informatie die wordt gebruikt om een persoon op unieke wijze te identificeren.
  o Gezondheidsgegevens. We verzamelen en analyseren informatie over uw gezondheid.
  o Seksualiteit. We verzamelen en analyseren informatie over uw seksleven of seksuele geaardheid.

B. Automatisch verzamelde informatie.

• Identificatiegegevens en apparaatinformatie. Wanneer u onze websites bezoekt, registreren onze webservers automatisch uw IP-adres en informatie over uw apparaat, waaronder apparaat-ID's (zoals MAC-adressen), apparaattype en het besturingssysteem, de browser en andere software van uw apparaat, waaronder type, versie, taal, instellingen en configuratie. Zoals verder beschreven in het cookiebeleid van NetDocuments hier, slaan onze websites en online diensten cookie-ID's, mobiele ID's en andere gegevens op en halen deze op.
• Geolocatiegegevens. Afhankelijk van uw apparaat- en app-instellingen verzamelen wij geolocatiegegevens wanneer u onze apps of online diensten gebruikt. (Deze informatie kan nauwkeurige geolocatiegegevens omvatten, dat wil zeggen gegevens die afkomstig zijn van een apparaat en die worden gebruikt om u te lokaliseren binnen een cirkel met een straal van 1850 voet of minder, wat wordt beschouwd als een soort gevoelige persoonlijke informatie.)
• Gebruiksgegevens. We registreren automatisch uw activiteiten op onze websites, apps en verbonden producten, waaronder de URL van de website van waaruit u naar onze sites bent gekomen, de pagina's die u hebt bekeken, hoe lang u op een pagina hebt doorgebracht, toegangstijden en andere details over uw gebruik van en acties op onze website.
• Andere sensorgegevens. We registreren automatisch bewakingsbeelden in en rond onze faciliteiten.

C. Informatie van trackingtechnologieën.‍

NetDocuments maakt gebruik van cookies en andere trackingtechnologieën om de ND-websites te laten functioneren en de browse-ervaring van onze gebruikers te verbeteren. Meer informatie over onze cookies en uw cookiekeuzes vindt u hier.

D. Informatie die wij creëren of genereren.

NetDocuments leidt nieuwe informatie af uit andere gegevens die we verzamelen, waaronder het gebruik van geautomatiseerde middelen om informatie te genereren over uw waarschijnlijke voorkeuren of andere kenmerken ("afleidingen"). We leiden bijvoorbeeld uw algemene geografische locatie (zoals stad, staat en land) af op basis van uw IP-adres of uw waarschijnlijke interesse in een van onze oplossingen op basis van de webpagina's die u binnen onze websites bezoekt.

E. Informatie die wij verkrijgen uit externe bronnen.

We verkrijgen de hierboven beschreven soorten informatie ook van derden. Deze externe bronnen omvatten bijvoorbeeld:

• Databrokers. Databrokers en aggregators waarvan wij gegevens verkrijgen ter aanvulling van de gegevens die wij verzamelen.
• Externe partners. Externe applicaties en diensten, waaronder sociale netwerken waarmee u via onze diensten verbinding maakt of waarmee u communiceert.
• Co-branding-/marketingpartners. Partners waarmee we co-branded diensten aanbieden of gezamenlijke marketingactiviteiten ontplooien.
• Dienstverleners. Derden die gegevens verzamelen of verstrekken in verband met werkzaamheden die zij namens ons uitvoeren, bijvoorbeeld bedrijven die de locatie van uw apparaat bepalen op basis van het IP-adres.
• Openbaar beschikbare bronnen. Openbare informatiebronnen zoals openbare overheidsdatabases.

Wanneer u wordt gevraagd om persoonlijke informatie te verstrekken, kunt u dit weigeren. U kunt ook de instellingen van uw webbrowser of besturingssysteem gebruiken om bepaalde vormen van automatische gegevensverzameling te voorkomen. Als u echter besluit om informatie die nodig is voor bepaalde diensten of functies niet te verstrekken of toe te staan, zijn deze diensten of functies mogelijk niet beschikbaar of niet volledig functioneel.

2. Persoonlijke informatie die wij van derden kunnen verkrijgen.

A. Widgets voor sociale media.

De ND-websites bevatten sociale mediafuncties, vergelijkbaar met de 'Vind ik leuk'-knop van Facebook en widgets, zoals de 'Delen'-knop of interactieve miniprogramma's die op de ND-websites worden uitgevoerd. Deze functies kunnen uw IP-adres verzamelen, welke pagina u op de ND-website bezoekt, en kunnen een cookie plaatsen om de functie correct te laten werken. Socialemediafuncties en widgets worden gehost door een derde partij of rechtstreeks op de ND-websites. Uw interacties met deze functies vallen onder het privacybeleid van de bedrijven die ze aanbieden.

B. Eenmalige aanmelding.

U kunt informatie over uw activiteiten op de ND-websites delen via aanmeldingsdiensten zoals Facebook Connect of een open ID-provider. Deze diensten verifiëren uw identiteit en bieden u de mogelijkheid om bepaalde persoonlijke gegevens met ons te delen, zoals uw naam en e-mailadres, zodat ons aanmeldingsformulier vooraf kan worden ingevuld.

3. Aan wie wij persoonlijke informatie kunnen verstrekken.

A. Het delen van uw persoonlijke gegevens met andere partijen.

NetDocuments kan persoonlijke informatie aan de volgende categorieën ontvangers bekendmaken voor de volgende doeleinden:

• Openbare informatie. U kunt opties selecteren die beschikbaar zijn via onze diensten om uw naam en/of gebruikersnaam en bepaalde andere informatie, zoals uw profiel, demografische gegevens, inhoud en bestanden, of geolocatiegegevens, openbaar weer te geven en bekend te maken.
• Dienstverleners. Wij verstrekken persoonsgegevens aan leveranciers of agenten die namens ons werken voor de doeleinden die in deze verklaring worden beschreven. Bedrijven die wij bijvoorbeeld hebben ingehuurd om klantenservice te verlenen of om onze systemen en diensten te helpen beschermen en beveiligen, kunnen toegang tot persoonsgegevens nodig hebben om die functies te kunnen uitvoeren.
• Analytische en functionaliteitsmonitoring. We bieden websessiecookies aan om interacties met onze websites te vergemakkelijken, te verbeteren en te monitoren, en we voeren andere monitoring van het websitegebruik uit om de functionaliteit te verbeteren. Deze functies kunnen informatie verzamelen waarmee gebruikers kunnen worden geïdentificeerd en de activiteitengeschiedenis van gebruikers. U kunt het cookiebeleid van NetDocuments hier bekijken.
• Financiële diensten en betalingsverwerking. Wanneer u betalingsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld om een aankoop te doen, zullen wij betalings- en transactiegegevens bekendmaken aan banken en andere entiteiten voor zover dat nodig is voor betalingsverwerking, fraudepreventie, kredietrisicobeperking, analyse of andere gerelateerde financiële diensten.
• Gelieerde ondernemingen. Wij maken toegang tot persoonsgegevens mogelijk binnen onze dochterondernemingen, gelieerde ondernemingen en aanverwante bedrijven, bijvoorbeeld wanneer wij gemeenschappelijke gegevenssystemen delen of wanneer toegang ons helpt om onze diensten te verlenen en onze activiteiten uit te oefenen.
• Bedrijfstransacties. We kunnen persoonsgegevens openbaar maken als onderdeel van een bedrijfstransactie of -procedure, zoals een fusie, financiering, overname, faillissement, ontbinding of een overdracht, afstoting of verkoop van ons gehele bedrijf of onze gehele activa of een deel daarvan.
• Wettelijke en wetshandhavingsdoeleinden. Wij zullen persoonsgegevens raadplegen, openbaar maken en bewaren wanneer wij van mening zijn dat dit noodzakelijk is om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving of om te reageren op geldige juridische procedures, waaronder die van wetshandhavingsinstanties of andere overheidsinstanties.
• LiveChat en aanverwante diensten. Wanneer u deelneemt aan LiveChat of andere soortgelijke interactieve diensten op onze websites, hebben wij toegang tot de contactgegevens die u deelt en de inhoud van uw communicatiesessies, en maken wij deze openbaar en bewaren wij deze.
• Beveiliging, veiligheid en bescherming van rechten. Wij zullen persoonsgegevens openbaar maken als wij van mening zijn dat dit noodzakelijk is om:
  o onze klanten en anderen te beschermen, bijvoorbeeld om spam of pogingen tot fraude te voorkomen, of om te helpen voorkomen dat iemand om het leven komt of ernstig letsel oploopt;
  o de veiligheid van onze diensten te waarborgen en te handhaven, onder meer om aanvallen op onze computersystemen of netwerken te voorkomen of te stoppen; of
  o de rechten of eigendommen van onszelf of anderen te beschermen, onder meer door onze overeenkomsten, voorwaarden en beleidsregels te handhaven.

B. Links naar andere sites.

De websites van NetDocuments bevatten links naar andere sites die geen eigendom zijn van of beheerd worden door NetDocuments. Houd er rekening mee dat als u op een van deze links of sites klikt die niet door NetDocuments worden beheerd, u mogelijk onderworpen bent aan het privacybeleid van de eigenaar van die site. NetDocuments is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere bedrijven of websites.

4. Hoe NetDocuments geen gebruik maakt van of geen persoonlijke informatie deelt.

Het is belangrijk dat u weet op welke manieren NetDocuments GEEN persoonlijke informatie gebruikt of deelt. Meer specifiek:

• NetDocuments maakt geen financiële of betalingsinformatie openbaar.
• NetDocuments maakt authenticatiegegevens niet openbaar.
• NetDocuments verbiedt het verzamelen en gebruiken van uw algemene surfgedrag op het internet. NetDocuments verzamelt alleen informatie over uw bezoeken aan de websites van NetDocuments voor de doeleinden die eerder op deze pagina zijn beschreven.

Wanneer NetDocuments op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming of de toepasselijke overeenkomsten inzake gegevensbescherming toestemming heeft om persoonsgegevens op geaggregeerde en geanonimiseerde wijze te gebruiken voor interne zakelijke doeleinden, gaat NetDocuments ermee akkoord redelijke maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet aan een persoon (of, indien van toepassing, een huishouden) kunnen worden gekoppeld, verbindt het zich er publiekelijk toe de informatie uitsluitend in geanonimiseerde vorm te bewaren en te gebruiken en geen pogingen te ondernemen om de informatie opnieuw te identificeren, behalve wanneer dit nodig is om zijn anonimiseringsprocessen te testen, en verplicht het alle geautoriseerde ontvangers contractueel om aan deze verplichtingen te voldoen.

5. De wettelijke basis voor het gebruik van uw persoonlijke gegevens.

De wet staat ons alleen toe om uw persoonlijke gegevens te gebruiken in bepaalde beperkte omstandigheden, die we hieronder hebben opgesomd:

A. Wanneer u toestemming geeft aan NetDocuments om uw persoonlijke gegevens te gebruiken.

Wanneer u bijvoorbeeld informatie aan ons verstrekt op de ND-websites (bijvoorbeeld door een demo van de diensten aan te vragen), zullen wij die informatie verwerken om aan uw verzoek om meer informatie te voldoen. Dit kan inhouden dat wij uw persoonlijke gegevens delen met een van onze vertrouwde partners om te helpen bij het beantwoorden van uw verzoek. Vertrouwde partners kunnen trainers, wederverkopers en implementatie- of integratiespecialisten zijn.

B. Om te voldoen aan de overeenkomst die wij met u hebben gesloten.

Voorbeelden van hoe wij uw persoonlijke gegevens kunnen gebruiken om een overeenkomst die wij met u zijn aangegaan na te komen, zijn:

• Om de door u gevraagde diensten te leveren.
• Om de diensten te beheren, uw betaling te verwerken en u andere gevraagde diensten te leveren.

C. Wanneer dit verband houdt met de gerechtvaardigde belangen van NetDocuments.

Wij zijn van mening dat wij een legitiem belang hebben om u marketinginformatie te verstrekken over NetDocuments-producten en -diensten die vergelijkbaar zijn met die waarvoor u zich hebt aangemeld of waarnaar u hebt geïnformeerd. Wij bieden u de mogelijkheid om u af te melden voor verdere communicatie op het moment dat u ons uw persoonlijke gegevens verstrekt en elke keer dat wij u een marketing-e-mail of -brief sturen.

D. Wanneer we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting.

Voorbeelden van hoe wij uw persoonlijke gegevens kunnen gebruiken om aan een wettelijke verplichting te voldoen, zijn:

• Om gegevens bij te houden voor belastingdoeleinden.
• Om te voldoen aan verzoeken van lokale, provinciale of federale overheden of wetshandhavingsfunctionarissen.
• Om te voldoen aan gerechtelijke, administratieve of soortgelijke procedures of bevelen, zoals een dagvaarding.
• Om vermoedelijke fraude, intimidatie, fysieke bedreigingen of andere schendingen van wetten, regels of voorschriften, deze privacyverklaring of de rechten van derden te onderzoeken, of om vermoedelijk gedrag te onderzoeken dat wij als ongepast beschouwen.

6. Hoe wij uw persoonlijke gegevens opslaan en beschermen.

A. Opslag van persoonlijke gegevens.

We zetten ons in om passende technische, administratieve, organisatorische en fysieke veiligheidsmaatregelen te implementeren die zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens worden beschermd tegen verlies of misbruik. Er kunnen zich situaties voordoen waarin u de mogelijkheid krijgt om uw eigen gebruikersaccount aan te maken om bepaalde functies of informatie te gebruiken of te openen. In die situaties waarin u een gebruikersaccount aanmaakt, vragen we u om een sterk wachtwoord te gebruiken en uw wachtwoord nooit met iemand te delen of hetzelfde wachtwoord te gebruiken voor andere sites of accounts, zodat wij uw persoonlijke gegevens kunnen helpen beschermen.

B. Bewaring van informatie.

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor wij uw gegevens hebben verzameld, zoals om u de door u gevraagde informatie te verstrekken, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om geschillen op te lossen, om onze overeenkomsten af te dwingen en voor andere legitieme en wettige zakelijke doeleinden. Aangezien deze behoeften kunnen variëren voor verschillende soorten gegevens in de context van verschillende diensten, kunnen de daadwerkelijke bewaartermijnen aanzienlijk variëren op basis van criteria zoals de verwachtingen of toestemming van de gebruiker, de gevoeligheid van de informatie, de beschikbaarheid van geautomatiseerde controles waarmee gebruikers informatie kunnen verwijderen, en onze wettelijke of contractuele verplichtingen.

7. Uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens

A. Identificatie van de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker van persoonsgegevens.

NetDocuments Software, Inc. is de beheerder van uw persoonlijke gegevens die door NetDocuments zijn verzameld of verkregen. Daarnaast heeft NetDocuments verschillende entiteiten over de hele wereld die haar diensten leveren, waaronder NetDocuments Ltd in het Verenigd Koninkrijk en NetDocuments Australia Pty Services Limited in Australië. Zoals hierboven beschreven, is NetDocuments een dienstverlener en verwerker voor haar klanten en kan zij klantgegevens verwerken in opdracht van haar klanten. Als u vragen heeft over het privacybeleid van een specifieke klant, raadpleeg dan het privacybeleid van die klant.

B. Toegang tot persoonlijke gegevens.

In bepaalde rechtsgebieden en situaties waarin NetDocuments de verwerkingsverantwoordelijke is voor specifieke persoonsgegevens, hebt u het recht om toegang te krijgen tot de specifieke persoonsgegevens over u die wij als verwerkingsverantwoordelijke van die gegevens verwerken. Als u een kopie van die persoonsgegevens wilt ontvangen, kunt u contact opnemen met compliance@netdocuments.com of ons schrijven op ons onderstaande postadres.

C. Intrekken van toestemming en beperken van de verwerking van uw persoonlijke gegevens.

In gevallen waarin wij uw persoonsgegevens verwerken met uw toestemming, hebt u het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Bovendien kunt u in bepaalde omstandigheden verzoeken dat wij de verwerking van sommige of al uw persoonsgegevens tijdelijk of permanent stopzetten. Voor meer informatie over deze rechten of om ze uit te oefenen, kunt u contact opnemen met NetDocuments via compliance@netdocuments.com.

D. Wijzigen of verwijderen van uw persoonlijke gegevens.

U kunt NetDocuments te allen tijde vragen om de persoonlijke gegevens die wij over u bewaren te wijzigen, aan te passen of te verwijderen, of ons vragen om u geen marketinginformatie meer te sturen. U kunt ons ook vragen om de gegevens die wij over u verwerken te beperken. U kunt ons verzoeken om uw gegevens te wijzigen, aan te passen of te verwijderen, of ons gebruik van deze gegevens te beperken door een e-mail te sturen naar compliance@netdocuments.com.

E. Afmelden voor direct marketing.

U hebt het recht om u af te melden voor direct marketingcommunicatie van ons. Om dit recht uit te oefenen, kunt u contact opnemen met NetDocuments via compliance@netdocuments.com.You. U kunt zich ook afmelden voor marketingcommunicatie via de link in elke marketing-e-mail van NetDocuments. Als u zich niet afmeldt, zal NetDocuments met u communiceren (meestal via e-mail of de ondersteuningswebsite van NetDocuments) om ondersteuning te bieden, feedback te vragen, marketing- en service-informatie te verstrekken, marketinginput te vragen en speciale aanbiedingen en incentives met betrekking tot NetDocuments te verstrekken. Houd er rekening mee dat als u zich afmeldt voor marketingcommunicatie, u nog steeds servicegerelateerde communicatie kunt ontvangen die geen verband houdt met marketing, zoals transactiebevestigingen en reacties op verzoeken.

F. Blogs en forums.

De ND-websites bieden openbaar toegankelijke blogs of communityforums. U dient zich ervan bewust te zijn dat alle informatie die u op deze platforms verstrekt, kan worden gelezen, verzameld en gebruikt door anderen die toegang hebben tot de ND-websites. Wij zijn niet verantwoordelijk voor persoonlijke informatie die u op deze forums of andere communitysites plaatst. Naast andere aanbevelingen tonen we op de ND-websites ook persoonlijke getuigenissen van tevreden klanten. Met uw voorafgaande toestemming kunnen we uw getuigenis samen met uw naam publiceren. Als u uw getuigenis wilt bijwerken of verwijderen, kunt u contact met ons opnemen via compliance@netdocuments.com.

G. Rechten van gebruikers in Californië.

De wetgeving van Californië biedt inwoners van Californië aanvullende rechten. Voor meer informatie over deze rechten en hoe u deze kunt uitoefenen, raadpleegt u onze Privacyverklaring voor Californië.

H. Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming.

In bepaalde gevallen hebt u het recht om niet onderworpen te worden aan een beslissing die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, die juridische (of soortgelijke) gevolgen heeft. Wij voeren dergelijke activiteiten niet opzettelijk uit, maar als u vragen of opmerkingen hebt, bespreken wij deze graag met u. U kunt contact met ons opnemen via compliance@netdocuments.com.

I. Overdracht van persoonlijke gegevens.

In bepaalde omstandigheden hebt u het recht om te verzoeken dat uw persoonlijke gegevens, die u aan ons hebt verstrekt, aan u ter beschikking worden gesteld in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat (dit wordt "gegevensoverdraagbaarheid" genoemd). Neem contact met ons op via compliance@netdocuments.com met de details van uw verzoek.

J. Australische privacywet.

Als u woonachtig bent in Australië, voldoet NetDocuments aan de Australische Privacywet, voor zover deze van toepassing is op NetDocuments. U hebt het recht om u op elk moment af te melden voor het ontvangen van marketingcommunicatie van NetDocuments.

K. Neem contact op met uw lokale toezichthoudende autoriteit.

U bent te allen tijde vrij om contact op te nemen met uw lokale toezichthoudende autoriteit en/of een klacht in te dienen met betrekking tot privacykwesties die u mogelijk heeft.

L. Bindende arbitrage.  

Onder bepaalde voorwaarden bestaat de mogelijkheid dat u een beroep doet op bindende arbitrage voor een incident waarbij uw persoonlijke gegevens betrokken zijn.

M. Aansprakelijkheid in geval van verdere doorgifte.  

NetDocuments is aansprakelijk in gevallen waarin persoonsgegevens worden doorgegeven aan derden.

8. Internationale overdracht van persoonsgegevens:

A. EU-VS-kader voor gegevensbescherming en Zwitserland-VS-kader voor gegevensbescherming

NetDocuments voldoet aan het EU-VS-kader voor gegevensbescherming ("EU-VS-DPF"), de Britse uitbreiding op het EU-VS-DPF en het Zwitsers-VS-kader voor gegevensbescherming ("Zwitsers-VS-DPF") zoals vastgesteld door het Amerikaanse ministerie van Handel voor zowel HR-gegevens als niet-HR-gegevens. NetDocuments heeft aan het Amerikaanse ministerie van Handel verklaard dat het zich houdt aan de EU-VS Data Privacy Framework Principles ("EU-VS DPF Principles") met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, waaronder zowel HR-gegevens als niet-HR-gegevens, die zijn ontvangen uit de Europese Unie op basis van het EU-VS DPF en uit het Verenigd Koninkrijk (en Gibraltar) op basis van de Britse uitbreiding van het EU-VS DPF.  NetDocuments heeft aan het Amerikaanse Ministerie van Handel verklaard dat het zich houdt aan de beginselen van het Zwitsers-Amerikaanse kader voor gegevensbescherming ("Zwitsers-Amerikaanse DPF-beginselen") met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, met inbegrip van zowel HR-gegevens als niet-HR-gegevens, die zijn ontvangen uit Zwitserland op basis van het Zwitsers-Amerikaanse DPF.  Als er een conflict bestaat tussen de voorwaarden in dit privacybeleid en de EU-VS DPF-principes en/of de Zwitsers-VS DPF-principes, prevaleren de principes. Ga voor meer informatie over het Data Privacy Framework-programma ("DPF") en om onze certificering te bekijken naarhttps://www.dataprivacyframework.gov/. Als u vragen of opmerkingen heeft over hoe uw persoonlijk identificeerbare informatie door NetDocuments kan worden gebruikt, kunt u contact opnemen met onze compliance-afdeling door een e-mail te sturen naarcompliance@netdocuments.comof door te bellen naar 866-NET-DOCS (866-638-3627). Als u van mening bent dat uw PII op ongepaste wijze is gebruikt, kunt u niet alleen rechtstreeks contact opnemen met NetDocuments, maar ook een formele, onafhankelijke DPF-zaak openen bijJAMS Data Privacy Dispute Resolution. U kunt ook een klacht indienen bij de Britse ICO of de Zwitserse FDPIC via de links in paragraaf 43.B. hieronder.

 

B. Behandeling van klachten over de verwerking van personeelsgegevens

NetDocuments heeft toegezegd samen te werken met de EU-gegevensbeschermingsautoriteiten (DPA's) met betrekking tot onopgeloste DPF-klachten over personeelsgegevens die vanuit de EU zijn overgedragen in het kader van de arbeidsrelatie. Als u geen tijdige bevestiging van uw klacht ontvangt van NetDocuments over hoe NetDocuments uw personeelsgegevens verwerkt of heeft verwerkt, of als wij uw klacht niet naar tevredenheid hebben afgehandeld, neem dan contact op met de EU-DPA's voor meer informatie of om een klacht in te dienen. De diensten van de EU-DPA's worden u kosteloos aangeboden. Voor klachten over personeelsgegevens die afkomstig zijn uit het Verenigd Koninkrijk of die tussen het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten worden doorgegeven, kunt u contact opnemen met het Britse Information Commissioner's Office (ICO) via deze link: https://ico.org.uk/make-a-complaint/data-protection-complaints/personal-information-complaint/. Voor klachten over personeelsgegevens die afkomstig zijn uit Zwitserland of die worden uitgewisseld tussen Zwitserland en de VS, kunt u contact opnemen met de Zwitserse federale commissaris voor gegevensbescherming en informatie (FDPIC) via deze link: https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home/deredoeb/kontakt/anzeigeformular_betroffene.html.

 

C. Klachten over de verwerking van personeelsgegevens oplossen

In overeenstemming met het EU-VS DPF en de Britse uitbreiding van het EU-VS DPF en het Zwitsers-VS DPF, verbindt NetDocuments zich ertoe om mee te werken en zich te houden aan het advies van het panel dat is opgericht door de Europese gegevensbeschermingsautoriteiten (DPA's), het Britse Information Commissioner's Office (ICO) en de Zwitserse federale gegevensbeschermings- en informatiecommissaris (FDPIC) met betrekking tot onopgeloste klachten over de verwerking door NetDocuments van personeelsgegevens die zijn ontvangen op basis van de EU-VS DPF en de Britse uitbreiding van de EU-VS DPF en de Zwitsers-Amerikaanse DPF in het kader van de arbeidsverhouding.

 

D. Beperking van het gebruik en de openbaarmaking van persoonsgegevens van een persoon

In overeenstemming met de vereisten van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming ("EU-VS-DPF"), de Britse uitbreiding van het EU-VS-DPF en het Zwitsers-VS-kader voor gegevensbescherming ("Zwitsers-VS-DPF") zoals uiteengezet door het Amerikaanse Ministerie van Handel, biedt NetDocuments individuen opties om het gebruik en de openbaarmaking van hun persoonsgegevens te beperken, zoals beschreven in de volgende categorieën.  

Openbare bezoekers. Bezoekers van openbare websites van NetDocuments hebben de mogelijkheid om het gebruik van cookies door NetDocuments te beheren en om het verzamelen of gebruiken van hun persoonlijke gegevens door NetDocuments te accepteren of te weigeren via de instellingen op de website.  

Werknemers en contractanten. De werknemers en contractanten van NetDocuments worden tijdens hun onboardingproces specifiek geïnformeerd over welke persoonlijke gegevens het bedrijf verzamelt, hoe die gegevens worden gebruikt, en de werknemers en contractanten krijgen de keuze om die processen te accepteren of te stoppen, met dien verstande dat NetDocuments een beperkt gebruik van persoonlijke gegevens nodig heeft om de dienstbetrekking of het contract te kunnen voortzetten. Tijdens hun dienstverband kunnen werknemers en contractanten van NetDocuments contact opnemen met de personeelsafdeling van NetDocuments via hrgroup@netdocuments.com en/of de compliance-afdeling van NetDocuments via Compliance@netdocuments.com voor vragen of problemen met betrekking tot het gebruik van de persoonlijke gegevens van werknemers of contractanten.  

Klantgebruikers. NetDocuments maakt zeer beperkt gebruik van de persoonlijke gegevens van de gebruikers van haar klanten om het gebruik van de NetDocuments-service door de gebruiker te vergemakkelijken. Dit gebruik wordt geregeld door de contractuele overeenkomsten tussen NetDocuments en de klanten. Klantgebruikers van NetDocuments dienen contact op te nemen met de servicebeheerders van de klant voor vragen of problemen met betrekking tot het gebruik van de persoonlijke gegevens van de gebruiker.

 

E. Modelclausules van de Europese Unie. 

NetDocuments biedt modelclausules van de Europese Unie, ook wel bekend als standaardcontractbepalingen, om te voldoen aan de adequaatheids- en veiligheidseisen voor onze klanten die actief zijn in de Europese Unie en voor andere internationale overdrachten van klantgegevens. Een kopie van ons standaardaddendum voor gegevensverwerking, waarin de modelclausules zijn opgenomen, is verkrijgbaar door een e-mail te sturen naarcompliance@netdocuments.com.

 

F. Toezicht door de Amerikaanse overheid. 

NetDocuments is onderworpen aan de onderzoeks- en handhavingsbevoegdheden van de Federal Trade Commission (FTC) of enige andere door de VS bevoegde wettelijke instantie.

‍

9. Diversen.

A. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We zullen deze privacyverklaring indien nodig op elk moment aanpassen om wijzigingen in de manier waarop we persoonlijke gegevens gebruiken of in de toepasselijke wetgeving weer te geven. Lees deze verklaring daarom regelmatig door. Wanneer we wijzigingen in deze privacyverklaring op de ND-websites publiceren, zullen we de datum 'Laatst bijgewerkt' bovenaan de verklaring aanpassen.

 

B. Persoonlijke gegevens van kinderen

NetDocuments ontvangt, bewaart, gebruikt of draagt niet bewust persoonlijke gegevens van personen jonger dan 18 jaar over. De diensten van NetDocuments en de ND-websites zijn niet gericht op kinderen. Als u weet dat een kind persoonlijke gegevens aan NetDocuments heeft verstrekt, verzoeken wij u dit aan ons te melden via compliance@netdocuments.com.

10. Neem contact met ons op.

Als u vragen of klachten heeft over privacy, of als u een vraag heeft voor ons of onze functionaris voor gegevensbescherming, kunt u contact met ons opnemen via ons e-mailadres compliance@netdocuments.com.

Onze postadressen en telefoonnummer zijn:

NetDocuments Software, Inc.
2500 W Executive Pkwy Suite 300
Lehi, UT 84048
866-NETDOCS (866-638-3627)

NetDocuments Limited
8e verdieping Reading Bridge House
George Street
Reading RG1 8LS Verenigd Koninkrijk

NetDocuments Australia Pty Limited
Postbus 1261
North Sydney NSA 2059
Australië

Laatst bijgewerkt: 18 december 2023

‍

‍