Informativa generale sulla privacy di NetDocuments

Ultimo aggiornamento o revisione: 5 febbraio 2026

NetDocuments Software, Inc. e le sue controllate (collettivamente, “NetDocuments”) si impegnano a rispettare e tutelare la privacy degli utenti. Abbiamo redatto la presente Informativa sulla privacy per spiegare:

• Quali dati personali raccogliamo su di te quando utilizzi i siti web di NetDocuments (come definiti di seguito),
• A chi potremmo comunicare i vostri dati personali,
• La base giuridica per il trattamento dei tuoi dati personali,
• Come conserviamo i tuoi dati personali e per quanto tempo li conserviamo,
• I tuoi diritti in merito ai tuoi dati personali, e
• Come proteggiamo i tuoi dati personali.

I “Siti web ND” (netdocuments.com o qualsiasi altro nostro sito web che rimandi alla presente Informativa generale sulla privacy) sono messi a disposizione per fornirvi informazioni sui nostri servizi. I siti web ND contengono, ad esempio, documentazione, demo, attività di marketing diretto, registrazione e partecipazione a eventi, nonché informazioni aziendali. Dai siti web ND, l’utente può scegliere di consentire a NetDocuments di comunicare con lui in merito ai suoi interessi. La presente Informativa sulla privacy si applica ai nostri siti web ND che visualizzano o fanno riferimento alla presente informativa, ma non si applica a siti web, app o servizi che visualizzano o fanno riferimento a un’informativa sulla privacy diversa.

SI PREGA DI NOTARE CHE NETDOCUMENTS FORNISCE SERVIZI DI HOSTING DEI CONTENUTI AI PROPRI CLIENTI AZIENDALI (Ciascuno dei quali, di seguito denominato “CLIENTE”) NELL’AMBITO DEI SERVIZI. TUTTE LE INFORMAZIONI TRATTATE DA NETDOCUMENTS PER CONTO DEL PROPRIO CLIENTE SONO SOTTOPOSTE AL CONTROLLO DI TALE CLIENTE, E NETDOCUMENTS TRATTA TALI INFORMAZIONI ESCLUSIVAMENTE IN CONFORMITÀ CON IL CONTRATTO STIPULATO CON TALE CLIENTE E CON I REQUISITI DELLA NORMATIVA APPLICABILE. SE RITENETE CHE UN CLIENTE DI NETDOCUMENTS STIA TRATTANDO I VOSTRI DATI PERSONALI ALL’INTERNO DI UNO DEI NOSTRI SERVIZI, VI PREGHIAMO DI CONTATTARE TALE CLIENTE PER QUALSIASI RICHIESTA DI ACCESSO, VERIFICA, MODIFICA O CANCELLAZIONE DI TALI DATI PERSONALI. NETDOCUMENTS NON PUÒ RIMUOVERE O AGGIORNARE I VOSTRI DATI PERSONALI ARCHIVIATI NEI SERVIZI.

1. Dati personali che raccogliamo.

I dati personali che raccogliamo dipendono dal modo in cui interagisci con noi, dal sito web di ND a cui accedi e che utilizzi, nonché dalle scelte che effettui.

Quando l'utente utilizza il sito web di ND, raccogliamo informazioni che lo riguardano da diverse fonti e in vari modi, tra cui le informazioni fornite direttamente dall'utente, quelle raccolte automaticamente, quelle provenienti da fonti di dati di terze parti e i dati che deduciamo o generiamo sulla base di altri dati:

A. Dati personali forniti direttamente a NetDocuments.

• Nome e dati di contatto. Raccogliamo il nome, il nome utente o l'alias e i dati di contatto quali indirizzo e-mail, indirizzo postale e numero di telefono.
• Dati demografici. In alcuni casi (ad esempio al momento della registrazione o della partecipazione a sondaggi), ti chiediamo di fornirci informazioni relative all'età, al sesso, allo stato civile e ad altri dati demografici simili.
• Informazioni sui pagamenti. Se effettui un acquisto o un’altra transazione finanziaria, raccogliamo i numeri delle carte di credito, le informazioni relative ai conti bancari e altri dettagli relativi al pagamento.
• Contenuti e file. Raccogliamo le foto, i documenti o altri file che carichi sui nostri servizi; inoltre, se ci invii messaggi e-mail o altre comunicazioni, raccogliamo e conserviamo tali comunicazioni.
• Informazioni personali sensibili.
  o Documenti di identità ufficiali. Raccogliamo identificativi rilasciati dalle autoritàpubbliche, quali la patente di guida, il numero di passaporto e i numeri di previdenza sociale.
  o Informazioni di accesso all’account. Raccogliamo informazioni quali il nome utente o il numero di conto in combinazione con una password, un codice di sicurezza o di accesso, oppure altre credenziali che consentono l’accesso a un account.
  o Dati demografici sensibili. Raccogliamo informazioni relative all’origine razziale o etnica, alle convinzioni religiose o filosofiche, oppure all’appartenenza sindacale.
  o Contenuti delle comunicazioni. Raccogliamo i contenuti della vostra posta, delle e-mail e dei messaggi di testo.
  o Dati genetici. Raccogliamo dati relativi al vostro DNA o ai risultati di test genetici.
  o Informazioni biometriche. Raccogliamo informazioni biometriche utilizzate allo scopo di identificare in modo univoco una persona.
  o Dati sanitari. Raccogliamo e analizziamo informazioni relative alla vostra salute.
  o Sessualità. Raccogliamo e analizziamo informazioni relative alla vostra vita sessuale o al vostro orientamento sessuale.

B. Informazioni raccolte automaticamente.

• Identificatori e informazioni sul dispositivo. Quando l’utente visita i nostri siti web, i nostri server web registrano automaticamente il suo indirizzo IP (Internet Protocol) e le informazioni relative al suo dispositivo, inclusi gli identificatori del dispositivo (come l’indirizzo MAC); il tipo di dispositivo; nonché il sistema operativo, il browser e altri software del dispositivo, inclusi tipo, versione, lingua, impostazioni e configurazione. Come descritto più dettagliatamente nella Politica sui cookie di NetDocuments disponibile qui, i nostri siti web e servizi online memorizzano e recuperano identificatori di cookie, ID mobili e altri dati.
• Dati di geolocalizzazione. A seconda delle impostazioni del dispositivo e dell’app, raccogliamo dati di geolocalizzazione quando l’utente utilizza le nostre app o i nostri servizi online. (Tali informazioni possono includere dati di geolocalizzazione precisi, ovvero dati derivati da un dispositivo e utilizzati per localizzare l’utente all’interno di un cerchio con un raggio pari o inferiore a 1.850 piedi, che sono considerati una tipologia di dati personali sensibili.)
• Dati di utilizzo. Registriamo automaticamente la tua attività sui nostri siti web, sulle nostre app e sui prodotti connessi, inclusi l’URL del sito web da cui sei arrivato sui nostri siti, le pagine che hai visualizzato, il tempo trascorso su ciascuna pagina, gli orari di accesso e altri dettagli relativi al tuo utilizzo e alle tue azioni sul nostro sito web.
• Altri dati dei sensori. Registriamo automaticamente i video di sorveglianza all’interno e nei dintorni delle nostre strutture.

C. Informazioni provenienti dalle tecnologie di tracciamento.‍

NetDocuments utilizza cookie e altre tecnologie di tracciamento per garantire il corretto funzionamento dei siti web ND e per migliorare l'esperienza di navigazione dei nostri utenti. Per ulteriori informazioni sui nostri cookie e sulle opzioni a tua disposizione in merito, clicca qui.

D. Informazioni da noi create o generate.

NetDocuments ricava nuove informazioni da altri dati che raccogliamo, anche utilizzando mezzi automatizzati per generare informazioni sulle tue probabili preferenze o altre caratteristiche (“deduzioni”). Ad esempio, deduciamo la tua posizione geografica generale (come città, stato e paese) in base al tuo indirizzo IP oppure il tuo probabile interesse per una delle nostre soluzioni in base alle pagine web che visiti all’interno dei nostri siti web.

E. Informazioni che otteniamo da fonti terze.

Otteniamo inoltre le tipologie di informazioni sopra descritte anche da terze parti. Tra queste fonti terze figurano, ad esempio:

• Broker di dati. Broker e aggregatori di dati dai quali otteniamo informazioni a integrazione dei dati da noi raccolti.
• Partner terzi. Applicazioni e servizi di terze parti, compresi i social network con cui l'utente sceglie di connettersi o interagire tramite i nostri servizi.
• Partner di co-branding/marketing. Partner con cui offriamo servizi in co-branding o intraprendiamo attività di marketing congiunte.
• Fornitori di servizi. Soggetti terzi che raccolgono o forniscono dati nell’ambito delle attività svolte per nostro conto, ad esempio le aziende che determinano la posizione del dispositivo dell’utente in base al suo indirizzo IP.
• Fonti accessibili al pubblico. Fonti di informazione pubbliche, quali le banche dati governative aperte.

Quando ti viene richiesto di fornire dati personali, puoi rifiutarti di farlo. Puoi inoltre utilizzare le impostazioni del browser web o del sistema operativo per impedire determinati tipi di raccolta automatica dei dati. Tuttavia, se scegli di non fornire o di non consentire l'accesso alle informazioni necessarie per determinati servizi o funzionalità, tali servizi o funzionalità potrebbero non essere disponibili o non funzionare correttamente.

2. Dati personali che potremmo ottenere da terzi.

A. Widget dei social media.

I siti web ND includono funzionalità dei social media, simili al pulsante “Mi piace” di Facebook e a widget, come il pulsante “Condividi” o mini-programmi interattivi che funzionano sui siti web ND. Queste funzionalità potrebbero raccogliere il tuo indirizzo IP, la pagina che stai visitando sul sito web ND e potrebbero impostare un cookie per consentire il corretto funzionamento della funzionalità. Le funzionalità dei social media e i widget sono ospitati da terze parti oppure direttamente sui siti web di ND. Le interazioni dell’utente con tali funzionalità sono regolate dall’informativa sulla privacy delle società che le forniscono.

B. Single Sign-On.

Puoi condividere informazioni sulle tue attività sui siti web di ND utilizzando servizi di accesso come Facebook Connect o un provider OpenID. Questi servizi verificheranno la tua identità e ti offriranno la possibilità di condividere con noi alcune informazioni personali, come il tuo nome e il tuo indirizzo e-mail, per precompilare il nostro modulo di registrazione.

3. A chi potremmo comunicare i dati personali.

A. Divulgazione dei dati personali a terzi.

NetDocuments può comunicare i dati personali alle seguenti categorie di destinatari per le seguenti finalità:

• Informazioni pubbliche. L'utente può selezionare le opzioni disponibili tramite i nostri servizi per rendere pubblici e divulgare il proprio nome e/o nome utente e alcune altre informazioni, quali il proprio profilo, i dati demografici, i contenuti e i file, oppure i dati di geolocalizzazione.
• Fornitori di servizi. Forniamo dati personali a fornitori o agenti che operano per nostro conto per le finalità descritte nella presente informativa. Ad esempio, le società da noi incaricate di fornire assistenza clienti o di contribuire alla protezione e alla sicurezza dei nostri sistemi e servizi potrebbero aver bisogno di accedere ai dati personali per svolgere tali funzioni.
• Monitoraggio analitico e delle funzionalità. Utilizziamo cookie di sessione web per facilitare, migliorare e monitorare le interazioni con i nostri siti web, oltre a effettuare altre attività di monitoraggio dell’utilizzo dei siti web al fine di migliorarne le funzionalità. Tali funzioni possono raccogliere informazioni identificative dell’utente e la cronologia delle sue attività. È possibile consultare l’informativa sui cookie di NetDocuments qui
• Servizi finanziari ed elaborazione dei pagamenti. Quando l’utente fornisce dati di pagamento, ad esempio per effettuare un acquisto, comunicheremo i dati relativi al pagamento e alle transazioni a banche e altri soggetti, nella misura necessaria per l’elaborazione dei pagamenti, la prevenzione delle frodi, la riduzione del rischio di credito, l’analisi dei dati o altri servizi finanziari correlati.
• Società affiliate. Consentiamo l’accesso ai dati personali all’interno delle nostre controllate, affiliate e società collegate, ad esempio nei casi in cui condividiamo sistemi informativi comuni o laddove tale accesso ci consenta di fornire i nostri servizi e svolgere la nostra attività.
• Operazioni societarie. Potremmo divulgare dati personali nell’ambito di operazioni o procedimenti societari quali fusioni, operazioni di finanziamento, acquisizioni, fallimenti, scioglimenti, trasferimenti, cessioni o vendite di tutta o parte della nostra attività o dei nostri beni.
• Aspetti legali e di applicazione della legge. Accederemo, divulgheremo e conserveremo i dati personali qualora riteniamo che ciò sia necessario per ottemperare alla normativa vigente o per rispondere a procedimenti legali validi, ivi compresi quelli avviati dalle forze dell’ordine o da altre agenzie governative.
• LiveChat e servizi correlati. Quando l'utente partecipa a LiveChat o ad altri servizi interattivi simili sui nostri siti web, accediamo, divulghiamo e conserviamo le informazioni di contatto fornite dall'utente e i contenuti delle sue sessioni di comunicazione.
• Sicurezza, tutela e protezione dei diritti. Divulgheremo i dati personali qualora riteniamo che sia necessario per:
  o proteggere i nostri clienti e altre persone, ad esempio per prevenire lo spam o i tentativi di frode, oppure per contribuire a prevenire la perdita di vite umane o lesioni gravi a chiunque;
  o gestire e mantenere la sicurezza dei nostri servizi, anche al fine di prevenire o bloccare un attacco ai nostri sistemi informatici o alle nostre reti; oppure
  o tutelare i diritti o la proprietà nostra o di altri, compresa l’applicazione dei nostri accordi, termini e politiche.

B. Collegamenti ad altri siti.

I siti web di NetDocuments contengono collegamenti ad altri siti che non sono di proprietà né controllati da NetDocuments. Si prega di tenere presente che, cliccando su uno di questi collegamenti o visitando siti non controllati da NetDocuments, l'utente potrebbe essere soggetto alle informative sulla privacy del proprietario di tali siti. NetDocuments non è responsabile delle pratiche in materia di privacy di altre società o siti web.

4. In che modo NetDocuments non utilizza né condivide i dati personali.

È importante che tu sappia in quali casi NetDocuments NON utilizza né condivide i dati personali. Nello specifico:

• NetDocuments non divulga pubblicamente informazioni finanziarie o relative ai pagamenti,
• NetDocuments non divulga pubblicamente le informazioni di autenticazione,
• NetDocuments vieta la raccolta e l'utilizzo dei dati relativi alla tua attività generale di navigazione sul web. NetDocuments raccoglie informazioni relative alle tue visite ai siti web di NetDocuments esclusivamente per le finalità descritte in precedenza in questa pagina.

Laddove NetDocuments sia autorizzata dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati o dagli accordi applicabili in materia a utilizzare i Dati Personali per le proprie finalità aziendali interne in forma aggregata e anonimizzata, NetDocuments si impegna ad adottare misure ragionevoli volte a garantire che i Dati Personali non possano essere associati a un individuo (o, ove applicabile, a un nucleo familiare), si impegna pubblicamente a conservare e utilizzare le informazioni esclusivamente in forma anonimizzata e a non tentare in alcun modo di reidentificare le informazioni, salvo nei casi in cui ciò sia necessario per testare i propri processi di anonimizzazione, e obbliga contrattualmente qualsiasi destinatario autorizzato a rispettare tali obblighi.

5. La base giuridica per il trattamento dei dati personali dell'utente.

La legge ci consente di utilizzare i tuoi dati personali solo in determinate circostanze limitate, che abbiamo elencato di seguito:

A. Nei casi in cui l'utente acconsenta all'utilizzo dei propri dati personali da parte di NetDocuments.

Ad esempio, quando ci invii informazioni tramite i siti web di ND (ad esempio, richiedendo una demo dei servizi), tratteremo tali informazioni per soddisfare la tua richiesta di ulteriori informazioni. Ciò può comportare la condivisione dei tuoi dati personali con uno dei nostri partner di fiducia, al fine di facilitare la risposta alla tua richiesta. Tra i partner di fiducia possono figurare formatori, rivenditori e specialisti di implementazione o integrazione.

B. Per adempiere agli obblighi previsti dal contratto stipulato con te.

Ecco alcuni esempi di come potremmo utilizzare i tuoi dati personali per adempiere a un contratto che abbiamo stipulato con te:

• Per fornirti i servizi che hai richiesto.
• Per gestire i servizi, elaborare il pagamento e fornirti gli altri servizi richiesti.

C. Qualora ciò sia connesso agli interessi legittimi di NetDocuments.

Riteniamo di avere un interesse legittimo a fornirvi informazioni di marketing relative ai prodotti e ai servizi NetDocuments simili a quelli a cui vi siete iscritti o sui quali avete richiesto informazioni. Vi daremo la possibilità di rinunciare alla ricezione di ulteriori comunicazioni nel momento in cui ci fornirete i vostri dati personali e ogni volta che vi invieremo un’e-mail o una lettera di marketing.

D. Nei casi in cui siamo tenuti ad adempiere a un obbligo di legge.

Ecco alcuni esempi di come potremmo utilizzare i tuoi dati personali per adempiere a un obbligo di legge:

• Per tenere la contabilità ai fini fiscali.
• Per ottemperare alle richieste provenienti da amministrazioni locali, statali o federali o da funzionari delle forze dell'ordine.
• Per ottemperare a qualsiasi procedimento o provvedimento giudiziario, amministrativo o di natura analoga, come ad esempio un mandato di comparizione.
• Per indagare su presunti casi di frode, molestie, minacce fisiche o altre violazioni di leggi, norme o regolamenti, della presente Informativa sulla privacy o dei diritti di terzi, oppure per indagare su qualsiasi comportamento sospetto che riteniamo improprio.

6. Come conserviamo e proteggiamo i tuoi dati personali.

A. Conservazione dei dati personali.

Ci impegniamo ad attuare adeguate misure di sicurezza tecniche, amministrative, organizzative e fisiche volte a garantire che i tuoi dati personali siano protetti da perdita o uso improprio. Potrebbero verificarsi situazioni in cui ti venga offerta la possibilità di creare un tuo account utente per utilizzare o accedere a determinate funzioni o informazioni. Nei casi in cui crei un account utente, per aiutarci a proteggere i dati personali, ti chiediamo di utilizzare una password complessa e di non condividerla mai con nessuno né di utilizzare la stessa password su altri siti o account.

B. Conservazione delle informazioni.

Trattiamo i tuoi dati personali solo per il tempo necessario alle finalità per cui li abbiamo raccolti, quali fornirti le informazioni che hai richiesto, adempiere ai nostri obblighi legali, risolvere controversie, far rispettare i nostri accordi e per altre finalità commerciali legittime e conformi alla legge. Poiché tali esigenze possono variare a seconda dei diversi tipi di dati nel contesto dei vari servizi, i periodi di conservazione effettivi possono variare in modo significativo in base a criteri quali le aspettative o il consenso degli utenti, la sensibilità delle informazioni, la disponibilità di controlli automatizzati che consentono agli utenti di cancellare le informazioni e i nostri obblighi legali o contrattuali.

7. I tuoi diritti in relazione ai tuoi dati personali

A. Identificazione del titolare del trattamento e del responsabile del trattamento dei dati personali.

NetDocuments Software, Inc. è il titolare del trattamento dei dati personali dell’utente raccolti da NetDocuments. A parte ciò, NetDocuments dispone di diverse entità in tutto il mondo che forniscono i suoi servizi, tra cui NetDocuments Ltd nel Regno Unito e NetDocuments Australia Pty Services Limited in Australia. Come descritto in precedenza, NetDocuments è un fornitore di servizi e un responsabile del trattamento per i propri clienti e può trattare i dati dei clienti su indicazione di questi ultimi. Qualora l’utente abbia domande sulle pratiche relative alla privacy di un cliente specifico, è pregato di consultare l’informativa sulla privacy di tale cliente.

B. Accesso ai dati personali.

In alcune giurisdizioni e situazioni in cui NetDocuments è il titolare del trattamento di specifici dati personali, l’utente ha il diritto di accedere ai dati personali che lo riguardano e che trattiamo in qualità di titolari del trattamento di tali dati. Se desidera ricevere una copia di tali dati personali, è pregato di contattare [email protected] o di scriverci all’indirizzo postale indicato di seguito.

C. Revoca del consenso e limitazione del trattamento dei dati personali dell'utente.

Nei casi in cui trattiamo i tuoi dati personali sulla base del tuo consenso, hai il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. Inoltre, in determinate circostanze, puoi richiederci di interrompere, in via temporanea o definitiva, il trattamento di alcuni o di tutti i tuoi dati personali. Per saperne di più su questi diritti o per esercitarli, puoi contattare NetDocuments all’indirizzo [email protected].

D. Modifica o cancellazione dei propri dati personali.

Puoi chiedere a NetDocuments in qualsiasi momento di modificare, correggere o cancellare i dati personali che deteniamo su di te, oppure di non inviarti ulteriori comunicazioni di marketing. Puoi inoltre chiederci di limitare il trattamento dei tuoi dati. Puoi richiedere la modifica, la correzione o la cancellazione dei tuoi dati, oppure la limitazione del loro utilizzo, inviandoci un’e-mail all’indirizzo [email protected].

E. Disattivazione del marketing diretto.

Hai il diritto di rinunciare alle comunicazioni di marketing diretto da parte nostra. Per esercitare tale diritto, puoi contattare NetDocuments all’indirizzo [email protected]; puoi inoltre rinunciare alle comunicazioni di marketing utilizzando il link fornito in qualsiasi e-mail di marketing inviata da NetDocuments. Se non si rinuncia a ricevere tali comunicazioni, NetDocuments comunicherà con l’utente (generalmente tramite e-mail o il sito web di assistenza di NetDocuments) per fornire assistenza, richiedere feedback, fornire informazioni di marketing e relative al servizio, richiedere suggerimenti di marketing e proporre offerte speciali e incentivi relativi a NetDocuments. Si prega di notare che, anche se si rinuncia a ricevere comunicazioni di marketing, è comunque possibile ricevere comunicazioni relative al Servizio non legate al marketing, quali conferme di transazioni e risposte alle richieste.

F. Blog e forum.

I siti web ND offrono blog o forum della comunità accessibili al pubblico. È importante tenere presente che qualsiasi informazione fornita in queste aree potrebbe essere letta, raccolta e utilizzata da altri utenti che accedono ai siti web ND. Non siamo responsabili per le informazioni personali che l’utente sceglie di inviare in questi forum o in altri siti della comunità. Sui siti web ND pubblichiamo testimonianze personali di clienti soddisfatti, oltre ad altre recensioni positive. Previo consenso da parte vostra, potremmo pubblicare la vostra testimonianza insieme al vostro nome. Se desiderate aggiornare o cancellare la vostra testimonianza, potete contattarci all’indirizzo [email protected].

G. Diritti degli utenti della California.

La legislazione della California garantisce ai residenti in California diritti aggiuntivi. Per ulteriori informazioni su tali diritti e sulle modalità per esercitarli, si prega di consultare la nostra Informativa sulla privacy per la California.

H. Diritti relativi al processo decisionale automatizzato.

In determinati casi, l’utente ha il diritto di non essere soggetto a una decisione basata esclusivamente su un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici (o simili). Non svolgiamo intenzionalmente tali attività, ma se l’utente dovesse avere domande o dubbi, saremo lieti di discuterne con lui; può contattarci all’indirizzo [email protected].

I. Trasferimento dei dati personali.

In determinate circostanze, hai il diritto di richiedere che i tuoi dati personali, che ci hai fornito, ti vengano messi a disposizione in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico (ciò che viene definito “portabilità dei dati”). Ti preghiamo di contattarci all’indirizzo [email protected] indicando i dettagli della tua richiesta.

J. Legge australiana sulla privacy.

Se risiedi in Australia, NetDocuments rispetta la legge australiana sulla privacy (Australian Privacy Act), nella misura in cui essa sia applicabile a NetDocuments. Hai il diritto di rinunciare in qualsiasi momento alla ricezione di comunicazioni di marketing da parte di NetDocuments.

K. Rivolgersi all'autorità di controllo locale.

In qualsiasi momento, l'utente è libero di contattare e/o presentare un reclamo all'autorità di controllo locale in merito a eventuali preoccupazioni relative alla privacy.

L. Arbitrato vincolante.  

A determinate condizioni, hai la possibilità di ricorrere all’arbitrato vincolante in caso di controversia relativa ai tuoi dati personali.

M. Responsabilità in caso di trasferimenti successivi.  

NetDocuments è responsabile in caso di trasferimenti successivi di dati personali a terzi.

8. Trasferimenti internazionali di dati personali:

A. Quadro normativo UE-USA in materia di protezione dei dati e quadro normativo Svizzera-USA in materia di protezione dei dati

NetDocuments è conforme al Quadro normativo UE-USA sulla protezione dei dati (“EU-U.S. DPF”), all’Estensione del Regno Unito al Quadro normativo UE-USA sulla protezione dei dati e al Quadro normativo Svizzera-USA sulla protezione dei dati (“Swiss-U.S. DPF”), come stabilito dal Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti, sia per i dati relativi alle risorse umane (HR) che per quelli non relativi alle risorse umane. NetDocuments ha certificato al Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti la propria adesione ai («Principi del DPF UE-USA») per quanto riguarda il trattamento dei dati personali, inclusi sia i dati relativi alle risorse umane (HR) che quelli non HR, ricevuti dall’Unione Europea in base al DPF UE-USA e dal Regno Unito (e da Gibilterra) in base all’Estensione del Regno Unito al DPF UE-USA.  NetDocuments ha certificato al Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti di aderire ai Principi del Quadro per la protezione dei dati Svizzera-Stati Uniti (“Principi del DPF Svizzera-Stati Uniti”) in relazione al trattamento dei dati personali, inclusi sia i dati relativi alle risorse umane (HR) sia quelli non HR, ricevuti dalla Svizzera in base al DPF Svizzera-Stati Uniti.  In caso di conflitto tra i termini della presente informativa sulla privacy e i Principi del DPF UE-USA e/o i Principi del DPF Svizzera-USA, prevarranno i Principi. Per ulteriori informazioni sul programma Data Privacy Framework (“DPF”) e per visualizzare la nostra certificazione, visitareil sito https://www.dataprivacyframework.gov/. In caso di domande o dubbi su come le vostre informazioni di identificazione personale possano essere utilizzate da NetDocuments, potete contattare il nostro Ufficio Conformità inviando un’e-mail all’indirizzo[email protected]o telefonando al numero 866-NET-DOCS (866-638-3627). Se ritenete che le vostre informazioni di identificazione personale (PII) siano state utilizzate in modo inappropriato, oltre a contattare direttamente NetDocuments, potete aprire un caso DPF formale e indipendente pressoJAMS Data Privacy Dispute Resolution. Potete inoltre presentare un reclamo all’ICO del Regno Unito o all’FDPIC svizzero utilizzando i link riportati nella sezione 43.B. di seguito.

 

B. Gestione dei reclami relativi al trattamento dei dati relativi alle risorse umane

NetDocuments si è impegnata a collaborare con le autorità di protezione dei dati dell’UE (DPA) in merito ai reclami irrisolti relativi al DPF riguardanti i dati delle risorse umane trasferiti dall’UE nell’ambito del rapporto di lavoro. Se non ricevete tempestivamente conferma da parte di NetDocuments in merito al modo in cui NetDocuments sta trattando o ha trattato i vostri dati delle risorse umane, o se non abbiamo risolto il vostro reclamo in modo soddisfacente, vi preghiamo di contattare le DPA dell’UE per ulteriori informazioni o per presentare un reclamo. I servizi delle DPA dell’UE sono forniti gratuitamente. Per i reclami relativi ai dati delle risorse umane provenienti dal Regno Unito o in transito tra il Regno Unito e gli Stati Uniti, è possibile contattare l’Information Commissioner’s Office (ICO) del Regno Unito utilizzando questo link: https://ico.org.uk/make-a-complaint/data-protection-complaints/personal-information-complaint/. Per i reclami relativi ai dati delle risorse umane provenienti dalla Svizzera o in transito tra la Svizzera e gli Stati Uniti, è possibile contattare l’Incaricato federale della protezione dei dati e dell’informazione (FDPIC) utilizzando questo link: https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home/deredoeb/kontakt/anzeigeformular_betroffene.html.

 

C. Risoluzione dei reclami relativi al trattamento dei dati relativi alle risorse umane

In conformità con il DPF UE-USA, con l’estensione del Regno Unito al DPF UE-USA e con il DPF Svizzera-USA, NetDocuments si impegna a collaborare e a attenersi, rispettivamente, alle raccomandazioni del comitato istituito dalle autorità di protezione dei dati dell’UE (DPA), dall’Information Commissioner’s Office (ICO) del Regno Unito e dal Commissario federale svizzero per la protezione dei dati e dell’informazione (FDPIC) in merito ai reclami irrisolti relativi al trattamento da parte di NetDocuments dei dati relativi alle risorse umane ricevuti in base al DPF UE-USA, all’estensione del Regno Unito al DPF UE-USA e del DPF Svizzera-USA nel contesto del rapporto di lavoro.

 

D. Limitazione dell’utilizzo e della comunicazione dei dati personali di un individuo

In conformità con i requisiti del Quadro UE-USA sulla protezione dei dati (“EU-U.S. DPF”), dell’Estensione del Regno Unito all’EU-U.S. DPF e del Quadro Svizzera-USA sulla protezione dei dati (“Swiss-U.S. DPF”), come stabilito dal Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti, NetDocuments offre agli utenti la possibilità di limitare l’utilizzo e la divulgazione dei propri dati personali, come descritto nelle seguenti categorie.  

Visitatori pubblici. Ai visitatori dei siti web pubblici di NetDocuments viene offerta la possibilità di controllare l’uso dei cookie da parte di NetDocuments e di accettare o impedire la raccolta o l’utilizzo da parte di NetDocuments delle informazioni personali del visitatore tramite le opzioni disponibili sul sito web.  

Dipendenti e collaboratori. I dipendenti e i collaboratori di NetDocuments vengono specificatamente informati, durante il processo di inserimento, in merito ai dati personali raccolti dall’azienda e alle modalità di utilizzo di tali informazioni; ai dipendenti e ai collaboratori viene inoltre offerta la possibilità di accettare o rifiutare tali procedure, fermo restando che un uso limitato dei dati personali è necessario affinché il rapporto di lavoro o il contratto possa avere corso. Durante il periodo di servizio, i dipendenti e i collaboratori di NetDocuments possono contattare il Dipartimento Risorse Umane di NetDocuments all’indirizzo [email protected] e/o il Dipartimento Conformità di NetDocuments all’indirizzo [email protected] per domande o problemi relativi all’utilizzo dei propri dati personali.  

Utenti dei clienti. NetDocuments fa un uso molto limitato dei dati personali degli utenti dei propri clienti al fine di agevolare l’utilizzo del Servizio NetDocuments da parte degli utenti stessi. Tale utilizzo è regolato dagli accordi contrattuali stipulati tra NetDocuments e i clienti. Gli utenti dei clienti di NetDocuments sono pregati di rivolgersi agli amministratori del servizio del proprio cliente per qualsiasi domanda o problema relativo all’utilizzo dei propri dati personali.

 

E. Clausole tipo dell’Unione europea. 

NetDocuments offre le clausole modello dell’Unione Europea, note anche come clausole contrattuali standard, per soddisfare i requisiti di adeguatezza e sicurezza dei nostri clienti che operano nell’Unione Europea, nonché per altri trasferimenti internazionali dei dati dei clienti. È possibile richiedere una copia del nostro allegato standard relativo al trattamento dei dati, che include le clausole modello, inviando un’e-mailall’indirizzo [email protected].

 

F. Controllo da parte del governo degli Stati Uniti. 

NetDocuments è soggetta ai poteri investigativi e esecutivi della Federal Trade Commission (FTC) o di qualsiasi altro ente pubblico statunitense autorizzato dalla legge.

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9. Varie.

A. Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

Modificheremo la presente Informativa sulla privacy in qualsiasi momento, qualora fosse necessario, per riflettere eventuali cambiamenti nelle modalità di trattamento dei dati personali o nella normativa applicabile; ti invitiamo pertanto a consultarla regolarmente. Quando pubblicheremo le modifiche alla presente Informativa sulla privacy sui siti web di ND, aggiorneremo la data “Ultimo aggiornamento” riportata nella parte superiore del documento.

 

B. Dati personali dei minori

NetDocuments non raccoglie, conserva, utilizza né trasferisce consapevolmente i dati personali di persone di età inferiore ai 18 anni. I servizi di NetDocuments e i siti web ND non sono destinati ai minori; qualora l’utente fosse a conoscenza di un minore che abbia fornito a NetDocuments i propri dati personali, lo preghiamo di segnalarcelo inviando un’e-mail all’indirizzo [email protected].

10. Contattaci.

Se avete dubbi in materia di privacy, reclami o domande da rivolgere a noi o al nostro responsabile della protezione dei dati, potete contattarci all’indirizzo e-mail [email protected]

I nostri indirizzi postali e il nostro numero di telefono sono:

NetDocuments Software, Inc.
2500 W Executive Pkwy, Suite 300
Lehi, UT 84048
866-NETDOCS (866-638-3627)

NetDocuments Limited
8° piano Reading Bridge House
George Street
Reading RG1 8LS Regno Unito

NetDocuments Australia Pty Limited
Casella postale 1261
North Sydney NSA 2059
Australia

Ultimo aggiornamento: 18 dicembre 2023

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