Sobre a Claro & Cia.

Sediada em Santiago do Chile, a Claro & Cia. é líder incontestável no mercado jurídico chileno e representante da Lex Mundi no país. Com cerca de 100 advogados e 70 colaboradores adicionais, a Claro está entre os maiores escritórios do Chile.

Transição para a nuvem

Embora a segurança cibernética deva ser uma prioridade importante para os escritórios de advocacia, nem sempre lhe é dado o tratamento que merece. Mas a Claro deu-lhe a máxima prioridade, criando um comité dirigido por parceiros, dedicado a encontrar soluções de TI para satisfazer as necessidades tecnológicas da Claro. Como uma das maiores empresas do Chile e representante da Lex Mundi no país, a Claro tem os mais altos padrões de qualidade e protocolos de segurança e, como resultado, dedicou a este projeto recursos ilimitados e o apoio dos parceiros.

Quando chegou a altura de renovar ou substituir a sua infraestrutura interna em 2019, a Claro decidiu também explorar outras opções. Após quase um ano de trabalho e análise com o seu Comité de TI, chegaram à conclusão de que a mudança de um centro de dados local para a nuvem era a decisão certa. Entre as muitas opções disponíveis, optaram por adotar o ambiente Microsoft 365 com Proteção Avançada contra Ameaças e uma nuvem privada, trazendo quase todos os seus sistemas para a nuvem através dessa transição (incluindo o DMS que utilizavam anteriormente). "Com a implementação correta, a computação em nuvem provou ser não só a decisão natural na nossa procura de plataformas digitais de ponta, mas também uma ferramenta muito poderosa para servir melhor os clientes e garantir uma interação mais fluida entre as nossas equipas. Embora não estivesse prevista na altura, a decisão foi muito oportuna em plena pandemia de COVID-19 e permitiu-nos atravessar a crise em melhor forma, mais próximos dos clientes apesar da distância e com uma conetividade profissional ininterrupta", declarou José María Eyzaguirre B., presidente da Sociedade.

"Embora não estivesse prevista na altura, a decisão foi muito oportuna no meio da pandemia de COVID-19 e permitiu-nos atravessar a crise em melhor forma, mais perto dos clientes apesar da distância e com uma conetividade profissional perfeitamente implementada."

José María Eyzaguirre B., Presidente, Claro & Cia.

Escolher um sistema de gestão de documentos (DMS) baseado na nuvem

Um dos principais sistemas da Claro ainda precisava ser totalmente trazido para a nuvem: o DMS. "Não era uma funcionalidade de que nos orgulhássemos particularmente para migrar para a nossa nuvem privada", diz Ariel Mihovilovic, parceiro da Claro especialmente nomeado para fazer parte do Comité de TI. "Não estava quebrada... mas queríamos melhorar a adoção pelos utilizadores ao mesmo tempo que aumentávamos as funcionalidades de cibersegurança."

Como em qualquer grande mudança de sistema, é mais fácil falar do que fazer. "Estávamos a trabalhar com o antigo DMS há 15 anos, pelo que, obviamente, foi um grande desafio", afirma o CFO Cristóbal Guzmán, que também participa no Comité de TI da Claro. Entre uma má experiência do utilizador e ligações VPN difíceis, a adoção da solução anterior pelos utilizadores foi limitada.

Depois de ser apresentada à NetDocuments, a equipa da Claro ficou imediatamente impressionada com as excelentes funcionalidades de cibersegurança da plataforma, bem como com a experiência do utilizador e o elevado nível de serviço pessoal que receberam da NetDocuments. "A equipa de vendas fez-nos sentir realmente especiais e tratou-nos como um cliente importante, ao contrário de [outras soluções], onde a nossa impressão era que éramos apenas mais um cliente", disse Mihovilovic.

Apesar das excelentes impressões iniciais, a Claro queria ter a certeza da sua decisão.

Para garantir a adesão de todos os departamentos, o Comité de TI organizou demonstrações abertas e workshops com membros selecionados da Firma, comparando as funcionalidades do NetDocuments com as do iManage e a mais recente atualização da sua solução DMS existente, o eDocs. Depois de passarem várias semanas neste processo, os participantes nos workshops foram inquiridos sobre as suas preferências.

"Nunca ninguém me agradeceu tanto dentro da empresa como me têm agradecido pelo trabalho que fizemos na mudança da Claro para a nuvem. Embora a decisão tenha sido tomada principalmente pela flexibilidade de trabalho e pelas caraterísticas de cibersegurança, agora, com a COVID-19, temos uma vantagem sobre aqueles que não estavam preparados."

Ariel Mihovilovic, Sócio, Claro & Cia.

A NetDocuments foi a vencedora, tendo os utilizadores sido atraídos pela mobilidade oferecida pela NetDocuments e pela tranquilidade que podiam sentir com as funcionalidades de cibersegurança da NetDocuments. Além disso, ter acesso direto ao NetDocuments para obter suporte, em vez de ter de passar pelos obstáculos do suporte do fornecedor, foi outra grande vantagem.

Covid-19: Interromper a vida, não a implementação

Com o projeto em andamento no final de 2019, a Claro previa a implementação completa do NetDocuments até maio de 2020. A preocupação aumentou, no entanto, quando a COVID-19 começou a se espalhar pelo mundo no início do ano.

Os comités de TI e executivo da Claro reuniram-se para discutir essas preocupações e a forma como poderiam lidar com o trabalho remoto da Empresa para proteger a saúde e a segurança dos seus membros. O que é preciso fazer para poder trabalhar 100% em casa? era a principal dúvida que persistia.

Felizmente, os sistemas da empresa já tinham sido transferidos para a nuvem. O único obstáculo que faltava para funcionar normalmente era o DMS existente, que dependia de ligações VPN limitadas. Mas o NetDocuments resolveria completamente esse problema.

"Tendo em conta o surto de coronavírus, a nossa direção pediu para acelerar a implementação do NetDocuments", escreveu Mihovilovic numa mensagem de correio eletrónico enviada à NetDocuments.

Felizmente, a equipa de serviços profissionais estava à altura do desafio. A implementação foi rapidamente acelerada e os 140 utilizadores da empresa puderam receber formação sobre a plataforma numa base totalmente remota. Como resultado, enquanto a maioria das empresas poderia estar a esforçar-se para lidar com o trabalho remoto, a Claro não perdeu nada.

"No final de um processo de implementação de 6 meses, olhamos para trás e não podíamos estar mais satisfeitos. Aprendemos muito durante o processo e tivemos uma experiência de migração sem falhas."

Ariel Mihovilovic, Sócio, Claro & Cia.

A cereja no topo do bolo (das nuvens)

Antes de entrar na nuvem, a Claro dependia de ligações VPN limitadas para ter acesso aos seus documentos fora do escritório. No meio de uma crise de saúde global, isso teria afetado drasticamente a sua capacidade de trabalhar remotamente. No entanto, devido à sua previsão de mudança para a nuvem - incluindo o seu DMS - evitaram facilmente essas dificuldades.

"Uma vez que tomámos a decisão de passar para a nuvem há mais de um ano, foi a cereja no topo do bolo ter o nosso DMS também totalmente na nuvem", afirma Mihovilovic.

Mas não é apenas o Comité de TI da Claro que elogia o trabalho baseado na nuvem:

"Há quase 14 anos que exerço advocacia", diz Mihovilovic, "nunca ninguém me agradeceu tanto dentro da empresa como me têm agradecido pelo trabalho que fizemos ao mudar a Claro para a nuvem. Embora a decisão tenha sido tomada principalmente pela flexibilidade de trabalho e pelos recursos de segurança cibernética, agora, com a COVID-19, temos uma vantagem sobre aqueles que não estavam preparados."

Mudar um sistema DMS pode ser um desafio, especialmente quando é feito no meio da maior pandemia do século. Para a Claro, no entanto, não foi um problema: a equipa da NetDocuments apoiou-os durante todo o processo.

"O trabalho foi impecável. Toda a equipa da NetDocuments causou-nos uma excelente impressão."

Ariel Mihovilovic, Sócio, Claro & Cia.

"No final de um processo de implementação de 6 meses, olhamos para trás e não podíamos estar mais satisfeitos. Aprendemos muito durante o processo e tivemos uma experiência de migração sem falhas", explica Mihovilovic. "O trabalho foi impecável. Toda a equipa da NetDocuments causou uma excelente impressão em nós."

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