Como uma empresa comercial com 400 colaboradores escolheu a NetDocuments para modernizar a sua infraestrutura tecnológica, permitir a adoção da IA em toda a empresa e libertar a equipa de TI para se concentrar na estratégia.

Sobre a McInnes Wilson Lawyers 

A McInnes Wilson Lawyers é uma sociedade de advogados comercial em expansão, que presta serviços completos e conta com cerca de 400 colaboradores. Robyna May ingressou na sociedade como Diretora de Informação em outubro de 2024, introduzindo uma abordagem centrada na nuvem numa sociedade que, historicamente, dependia de uma infraestrutura tecnológica local.

Com a empresa numa trajetória de forte crescimento, o mandato era claro: modernizar a base tecnológica para dar resposta à expansão, melhorar a experiência dos advogados e elevar as TI de uma função operacional para uma função estratégica. 

O desafio: deixar para trás as soluções locais 

Quando Robyna May chegou, o ambiente tecnológico da McInnes Wilson apresentava vários desafios complexos: 

• Uma pilha tecnológica local que estava mal integrada, criando dificuldades aos advogados no seu trabalho quotidiano. 

• Atrasos no sistema e problemas de desempenho comuns em infraestruturas locais envelhecidas. 

• Um departamento de TI totalmente absorvido pela manutenção dos sistemas em funcionamento, com pouca capacidade para iniciativas estratégicas. 

• Uma empresa em crescimento que precisava de tecnologia capaz de acompanhar o seu crescimento, em vez de o limitar. 

A orientação da solução era clara: migrar para produtos que privilegiam a nuvem, o que permitiria à equipa de TI concentrar-se no que é essencial, em vez de se dedicar à manutenção de sistemas antigos. 

Porquê a NetDocuments: para além do mínimo indispensável 

A McInnes Wilson avaliou exaustivamente os dois principais sistemas de gestão de documentos na nuvem. A avaliação de May foi sincera: no que diz respeito às funcionalidades essenciais de um sistema de gestão de documentos (DMS), ambos os produtos apresentam um bom desempenho — trata-se de «requisitos mínimos». Os verdadeiros fatores diferenciadores surgiram quando se foi além do básico. 

«Ambos os sistemas cumprem essa função muito, muito bem. Por isso, nesse aspeto, pode ter a certeza de que não importa se escolhe o NetDocuments ou o concorrente – sabe que tem um sistema de gestão de documentos (DMS) sólido. Depois, tem de alargar a sua pesquisa para além disso: o que é que isto me oferece para além do que o próprio DMS proporciona?» 

– Robyna May, Diretora de Informática, McInnes Wilson Lawyers 

Os fatores que influenciaram a decisão a favor da NetDocuments: 

• Conjunto de funcionalidades incluídas de fábrica – incluindo o tratamento de anexos de e-mail e outras funcionalidades que, no produto concorrente, exigiam módulos adicionais ou implicavam custos adicionais. 

• Atribuição de espaço de armazenamento por utilizador, de acordo com o perfil e os requisitos da empresa. 

• Um modelo de licenciamento holístico que incluía ferramentas de IA na taxa básica, evitando a necessidade de limitar a implementação a um pequeno grupo piloto. 

• Uma estratégia e um roteiro de IA que se alinhavam estreitamente com a orientação da própria McInnes Wilson. 

IA para todos: uma oportunidade para toda a empresa 

Um dos principais atrativos do modelo de licenciamento da NetDocuments foi a possibilidade de implementar ferramentas de IA em toda a empresa desde o primeiro dia, em vez de restringir o acesso a um pequeno grupo de utilizadores para controlar os custos. 

«Penso, em particular, no Ask AI – que é bastante acessível. Não creio que seja necessário realizar um projeto-piloto para que seja imediatamente útil aos vossos advogados. O facto de termos um produto que nos permitiu alargá-lo a toda a sociedade praticamente de imediato foi realmente atraente.»

– Robyna May, Diretora de Informática, McInnes Wilson Lawyers 

Para além da produtividade, May está particularmente entusiasmada com o potencial da IA para transformar os processos de conformidade. A capacidade do NetDocuments de identificar informações de identificação pessoal (PII), classificar dinamicamente documentos como confidenciais e integrar-se com políticas de retenção de dados representa uma mudança radical para a empresa – automatizando processos que, anteriormente, eram impraticáveis de gerir em grande escala. 

Perspetivas para o futuro: as TI como função estratégica 

A migração para o NetDocuments representa mais do que uma atualização tecnológica – trata-se de uma mudança fundamental na forma como a função de TI da McInnes Wilson opera. Ao livrarem-se do fardo da manutenção da infraestrutura local, May e a sua equipa estão agora em condições de se concentrarem em proporcionar valor estratégico à empresa. 

Principais resultados que a empresa pretende alcançar: 

• Uma pilha tecnológica totalmente integrada na nuvem que reduz a carga operacional sobre o departamento de TI. 

• Acesso a ferramentas de IA em toda a empresa, a começar pelo Ask AI, imediatamente disponível para todos os advogados. 

• Fluxos de trabalho automatizados de conformidade, incluindo deteção de dados pessoais, classificação de documentos e retenção de dados – processos que anteriormente eram demasiado complexos para serem geridos num conjunto de dados de grande dimensão. 

• Maior flexibilidade na forma como os projetos-piloto e as implementações de IA são estruturados nos diferentes grupos de prática. 

«Estou bastante entusiasmado, não só com as capacidades de IA, mas também com a forma como estas se irão integrar nos nossos outros fluxos de trabalho.» 

– Robyna May, Diretora de Informática, McInnes Wilson Lawyers