Cómo una empresa comercial de 400 empleados eligió NetDocuments para modernizar su infraestructura tecnológica, facilitar la implantación de la inteligencia artificial en toda la empresa y permitir que el departamento de TI se centrara en la estrategia.

Acerca de McInnes Wilson Lawyers 

McInnes Wilson Lawyers es un bufete de abogados mercantil en expansión que ofrece servicios integrales y cuenta con aproximadamente 400 empleados. Robyna May se incorporó al bufete como directora de sistemas de información en octubre de 2024, aportando una mentalidad centrada en la nube a una empresa que, históricamente, había dependido de una infraestructura tecnológica local.

Dado que la firma se encontraba en una sólida trayectoria de crecimiento, el objetivo era claro: modernizar la infraestructura tecnológica para facilitar la expansión, mejorar la experiencia de los abogados y elevar el departamento de TI de una función operativa a una estratégica. 

El reto: dejar atrás las soluciones locales 

Cuando Robyna May se incorporó, el entorno tecnológico de McInnes Wilson planteaba varios retos que se agravaban entre sí: 

• Una infraestructura tecnológica local que estaba mal integrada, lo que generaba dificultades a los abogados en su trabajo diario. 

• Retrasos en el sistema y problemas de rendimiento habituales en las infraestructuras locales obsoletas. 

• Un departamento de TI que dedica toda su energía a mantener los sistemas en funcionamiento, con escasa capacidad para llevar a cabo iniciativas estratégicas. 

• Una empresa en expansión que necesitaba una tecnología capaz de crecer a su ritmo, en lugar de limitar su desarrollo. 

La solución tenía un rumbo claro: pasar a productos basados en la nube que permitieran al departamento de TI centrarse en lo que realmente importa, en lugar de dedicar sus esfuerzos al mantenimiento de los sistemas heredados. 

¿Por qué NetDocuments?: Más allá de lo básico 

McInnes Wilson evaluó a fondo los dos principales sistemas de gestión de documentos en la nube. La valoración de May fue sincera: en lo que respecta a las funciones básicas del sistema de gestión de documentos (DMS), ambos productos ofrecen un buen rendimiento; eso es lo mínimo que se espera. Los verdaderos factores diferenciadores se hicieron evidentes al ir más allá de lo básico. 

«Ambos sistemas lo hacen realmente bien. Así que, en ese sentido, uno tiene la seguridad de que da igual si elige NetDocuments o la competencia: sabe que cuenta con un sistema de gestión documental (DMS) sólido. A partir de ahí, hay que ampliar la búsqueda más allá de eso: ¿qué me aporta esto, además de lo que ofrece el propio DMS?». 

– Robyna May, directora de sistemas de información, McInnes Wilson Lawyers 

Los factores que inclinaron la balanza a favor de NetDocuments: 

• Conjunto de funciones integradas de serie, incluyendo la gestión de archivos adjuntos de correo electrónico y otras capacidades que, en el producto de la competencia, requerían módulos adicionales o suponían un coste adicional. 

• Asignación de espacio de almacenamiento por usuario que se ajustaba al perfil y a los requisitos de la empresa. 

• Un modelo de licencia integral que incluía las herramientas de IA en la tarifa básica, lo que evitaba tener que limitar la implantación a un pequeño grupo piloto. 

• Una estrategia y una hoja de ruta en materia de inteligencia artificial que se ajustaban perfectamente a la propia orientación de McInnes Wilson. 

IA para todos: una oportunidad para toda la empresa 

Uno de los principales atractivos del modelo de licencias de NetDocuments era la posibilidad de implementar herramientas de inteligencia artificial en toda la empresa desde el primer día, en lugar de limitar el acceso a un pequeño grupo de usuarios para controlar los costes. 

«Creo que, en particular, Ask AI es bastante accesible. No creo que sea necesario realizar una prueba piloto para que resulte útil de inmediato a sus abogados. El hecho de disponer de un producto que nos permitiera extenderlo a todo el bufete prácticamente de inmediato resultaba realmente atractivo».

– Robyna May, directora de sistemas de información, McInnes Wilson Lawyers 

Más allá de la productividad, a May le entusiasma especialmente el potencial de la inteligencia artificial para transformar los procesos de cumplimiento normativo. La capacidad de NetDocuments para identificar la información de carácter personal (PII), clasificar dinámicamente los documentos como confidenciales e integrarse con las políticas de retención de datos supone un cambio radical para la empresa, ya que permite automatizar procesos que antes resultaban imposibles de gestionar a gran escala. 

Mirando hacia el futuro: las tecnologías de la información como función estratégica 

El paso a NetDocuments supone algo más que una simple actualización tecnológica: se trata de un cambio fundamental en el funcionamiento del departamento de TI de McInnes Wilson. Al liberarse de la carga que supone el mantenimiento de la infraestructura local, May y su equipo están en condiciones de centrarse en aportar valor estratégico al bufete. 

Principales objetivos en los que trabaja la empresa: 

• Una pila tecnológica totalmente integrada en la nube que reduce la carga operativa del departamento de TI. 

• Acceso a las herramientas de IA en todo el bufete, empezando por Ask AI, a las que todos los abogados pueden acceder de inmediato. 

• Flujos de trabajo automatizados de cumplimiento normativo que incluyen la detección de información de identificación personal (PII), la clasificación de documentos y la retención de datos —procesos que antes resultaban demasiado complejos de gestionar en conjuntos de datos de gran tamaño—. 

• Una mayor flexibilidad en la forma en que se estructuran los proyectos piloto y las implementaciones de IA en los distintos grupos de práctica. 

«Me entusiasma mucho no solo las capacidades de la IA, sino también cómo se van a integrar con nuestros demás flujos de trabajo». 

– Robyna May, directora de sistemas de información, McInnes Wilson Lawyers