Hur ett företag med 400 anställda valde NetDocuments för att modernisera sin teknikplattform, möjliggöra AI-implementering i hela företaget och frigöra IT-avdelningen så att den kan fokusera på strategiska frågor.

Om advokatbyrån McInnes Wilson 

McInnes Wilson Lawyers är en växande affärsjuridisk byrå med ett komplett utbud av tjänster och cirka 400 anställda. Robyna May började på byrån som IT-chef i oktober 2024 och förde med sig ett ”cloud-first”-tänkande till en byrå som tidigare hade förlitat sig på en lokal teknikplattform.

Med tanke på att byrån befann sig i en stark tillväxtfas var uppdraget tydligt: att modernisera den tekniska plattformen för att möjliggöra expansion, förbättra upplevelsen för juristerna och lyfta IT-funktionen från en operativ till en strategisk roll. 

Utmaningen: Att lämna lokala lösningar bakom sig 

När Robyna May anlände stod McInnes Wilsons teknikmiljö inför flera samverkande utmaningar: 

• En lokalt installerad teknikplattform som var dåligt integrerad, vilket skapade problem för juristerna i deras dagliga arbete. 

• Systemfördröjningar och prestandaproblem är vanliga vid föråldrad lokal infrastruktur. 

• En IT-avdelning som är helt upptagen med att hålla systemen igång och har liten kapacitet för strategiska satsningar. 

• Ett växande företag som behövde teknik som kunde växa i takt med företaget, inte hämma det. 

Lösningen var tydlig: övergå till molnbaserade produkter som skulle frigöra IT-avdelningen så att den kunde fokusera på det väsentliga, istället för att underhålla äldre system. 

Varför NetDocuments: Mer än bara grundläggande funktioner 

McInnes Wilson har noggrant utvärderat de båda ledande molnbaserade dokumenthanteringssystemen. May uttryckte sig rakt på sak: på den grundläggande DMS-nivån fungerar båda produkterna bra – det är ”grundkraven”. De verkliga skillnaderna blev tydliga när man tittade bortom grundfunktionerna. 

”Båda dessa system fungerar verkligen utmärkt. I det avseendet kan man känna sig trygg i att det inte spelar någon roll om man väljer NetDocuments eller en konkurrent – man vet att man får ett pålitligt DMS. Sedan måste man bredda sin sökning: vad ger det här mig utöver vad själva DMS-systemet erbjuder?” 

– Robyna May, IT-chef, McInnes Wilson Advokatbyrå 

De faktorer som avgjorde valet till NetDocuments: 

• En komplett uppsättning funktioner som ingår direkt – inklusive hantering av e-postbilagor och andra funktioner som hos konkurrerande produkter krävde extra moduler eller medförde extra kostnader. 

• Lagringsutrymme per användare som motsvarade företagets profil och krav. 

• En helhetsorienterad licensmodell där AI-verktyg ingick i grundavgiften, vilket gjorde att man slapp begränsa införandet till en liten pilotgrupp. 

• En AI-strategi och handlingsplan som ligger helt i linje med McInnes Wilsons egen inriktning. 

AI för alla: En möjlighet för hela företaget 

En av de största fördelarna med NetDocuments licensmodell var möjligheten att implementera AI-verktyg i hela företaget redan från första dagen, istället för att begränsa åtkomsten till en liten grupp användare för att hålla nere kostnaderna. 

”Jag tycker särskilt att Ask AI är ganska lättillgängligt. Jag tror inte att man behöver genomföra en pilotstudie för att det ska bli till omedelbar nytta för våra jurister. Att ha en produkt som gjorde det möjligt för oss att nästan omedelbart införa den i hela byrån var verkligen lockande.”

– Robyna May, IT-chef, McInnes Wilson Advokatbyrå 

Utöver produktiviteten ser May särskilt fram emot AI:s potential att förändra efterlevnadsprocesserna. NetDocuments förmåga att identifiera personuppgifter (PII), dynamiskt klassificera dokument som konfidentiella och integreras med riktlinjer för datalagring innebär ett stort steg framåt för företaget – genom att automatisera processer som tidigare var omöjliga att hantera i stor skala. 

En blick framåt: IT som strategisk funktion 

Övergången till NetDocuments innebär mer än bara en teknisk uppgradering – det är en genomgripande förändring av hur McInnes Wilsons IT-avdelning arbetar. Genom att slippa bördan av att underhålla lokal infrastruktur kan May och hennes team nu fokusera på att skapa strategiskt värde för byrån. 

De viktigaste målen som företaget strävar efter: 

• En helt molnintegrerad teknikplattform som minskar den operativa belastningen på IT-avdelningen. 

• Företagsomfattande tillgång till AI-verktyg, med början i Ask AI, som omedelbart blir tillgängligt för alla jurister. 

• Automatiserade arbetsflöden för regelefterlevnad, inklusive identifiering av personuppgifter, dokumentklassificering och datalagring – processer som tidigare var för komplexa för att hanteras i stora datamängder. 

• Större flexibilitet när det gäller hur pilotprojekt och införanden av AI organiseras inom de olika verksamhetsområdena. 

”Jag ser verkligen fram emot inte bara AI-funktionerna, utan också hur de kommer att integreras med våra övriga arbetsflöden.” 

– Robyna May, IT-chef, McInnes Wilson Advokatbyrå