Como uma empresa comercial com 400 funcionários escolheu a NetDocuments para modernizar sua infraestrutura tecnológica, possibilitar a adoção de IA em toda a empresa e liberar a equipe de TI para se concentrar na estratégia.

Sobre a McInnes Wilson Lawyers 

A McInnes Wilson Lawyers é um escritório de advocacia comercial em expansão, que oferece serviços completos e conta com aproximadamente 400 funcionários. Robyna May ingressou no escritório como Diretora de Informática em outubro de 2024, trazendo uma mentalidade centrada na nuvem para uma empresa que, historicamente, dependia de uma infraestrutura de tecnologia local.

Com a empresa em uma trajetória de forte crescimento, o objetivo era claro: modernizar a infraestrutura tecnológica para dar suporte à expansão, melhorar a experiência dos advogados e elevar a TI de uma função operacional para uma função estratégica. 

O desafio: deixar para trás as soluções locais 

Quando Robyna May chegou, o ambiente de tecnologia da McInnes Wilson apresentava vários desafios complexos: 

• Uma pilha de tecnologias local que estava mal integrada, criando dificuldades para os advogados no trabalho do dia a dia. 

• Atrasos no sistema e problemas de desempenho comuns em infraestruturas locais envelhecidas. 

• Um departamento de TI totalmente ocupado em manter os sistemas em funcionamento, com pouca capacidade para iniciativas estratégicas. 

• Uma empresa em crescimento que precisava de tecnologia capaz de acompanhar seu crescimento, e não de limitá-lo. 

A solução era clara em termos de orientação: migrar para produtos que priorizassem a nuvem, o que permitiria à equipe de TI concentrar-se no que realmente importa, em vez de se dedicar à manutenção de sistemas legados. 

Por que escolher a NetDocuments: muito mais do que o básico 

A McInnes Wilson avaliou minuciosamente os dois principais sistemas de gestão de documentos na nuvem. A avaliação de May foi sincera: no nível básico do DMS, ambos os produtos apresentam bom desempenho — isso é o mínimo esperado. Os verdadeiros diferenciais surgiram quando se foi além do básico. 

“Ambos os sistemas funcionam muito, muito bem. Portanto, nesse aspecto, você pode ter certeza de que não importa se escolher o NetDocuments ou o concorrente – você sabe que terá um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) sólido. Em seguida, é preciso ampliar sua análise para além disso: o que isso me oferece além do que o próprio DMS já oferece?” 

– Robyna May, Diretora de Informática, McInnes Wilson Lawyers 

Os fatores que influenciaram a decisão a favor da NetDocuments: 

• Conjunto de recursos integrado de fábrica – incluindo o gerenciamento de anexos de e-mail e outras funcionalidades que, no produto concorrente, exigiam módulos adicionais ou acarretavam custos extras. 

• Alocação de espaço de armazenamento por usuário que atendesse ao perfil e aos requisitos da empresa. 

• Um modelo de licenciamento holístico que incluía ferramentas de IA na taxa básica, evitando a necessidade de limitar a implementação a um pequeno grupo piloto. 

• Uma estratégia e um roteiro de IA que se alinhavam perfeitamente com a própria orientação da McInnes Wilson. 

IA para todos: uma oportunidade para toda a empresa 

Um dos principais atrativos do modelo de licenciamento da NetDocuments foi a possibilidade de implementar ferramentas de IA em toda a empresa desde o primeiro dia, em vez de restringir o acesso a um pequeno grupo de usuários para controlar os custos. 

“Acho que, em particular, o Ask AI – que é bastante acessível. Não creio que seja necessário realizar um projeto-piloto para que ele seja imediatamente útil aos seus advogados. Ter um produto que nos permitiu estender isso a todo o escritório praticamente de imediato foi realmente atraente.”

– Robyna May, Diretora de Informática, McInnes Wilson Lawyers 

Além da produtividade, May está particularmente entusiasmada com o potencial da IA para transformar os processos de conformidade. A capacidade do NetDocuments de identificar informações de identificação pessoal (PII), classificar dinamicamente documentos como confidenciais e integrar-se às políticas de retenção de dados representa uma mudança radical para a empresa – automatizando processos que antes eram impraticáveis de gerenciar em grande escala. 

Perspectivas futuras: a TI como função estratégica 

A migração para o NetDocuments representa mais do que uma atualização tecnológica – trata-se de uma mudança fundamental na forma como a área de TI da McInnes Wilson opera. Ao eliminar o peso da manutenção da infraestrutura local, May e sua equipe estão em condições de se concentrar em agregar valor estratégico ao escritório. 

Principais resultados que a empresa busca alcançar: 

• Uma pilha de tecnologias totalmente integrada à nuvem que reduz a carga operacional sobre a equipe de TI. 

• Acesso a ferramentas de IA em toda a empresa, começando pelo Ask AI, imediatamente disponível para todos os advogados. 

• Fluxos de trabalho automatizados de conformidade, incluindo detecção de informações de identificação pessoal (PII), classificação de documentos e retenção de dados — processos que antes eram complexos demais para serem gerenciados em um grande conjunto de dados. 

• Maior flexibilidade na forma como os projetos-piloto e as implementações de IA são estruturados entre os grupos de prática. 

“Estou bastante entusiasmado não apenas com os recursos de IA, mas também com a forma como eles se integrarão aos nossos outros fluxos de trabalho.” 

– Robyna May, Diretora de Informática, McInnes Wilson Lawyers