Comment une entreprise commerciale de 400 personnes a choisi NetDocuments pour moderniser son infrastructure technologique, faciliter l'adoption de l'IA à l'échelle de l'entreprise et permettre au service informatique de se concentrer sur la stratégie.

À propos du cabinet d'avocats McInnes Wilson 

McInnes Wilson Lawyers est un cabinet d'avocats d'affaires en pleine expansion proposant une gamme complète de services et comptant environ 400 collaborateurs. Robyna May a rejoint le cabinet en octobre 2024 en tant que directrice des systèmes d'information, apportant une approche axée sur le cloud à un cabinet qui s'appuyait traditionnellement sur une infrastructure technologique sur site.

Le cabinet étant en pleine croissance, la mission était claire : moderniser l'infrastructure technologique pour soutenir son expansion, améliorer l'expérience des avocats et faire passer l'informatique d'une fonction opérationnelle à une fonction stratégique. 

Le défi : abandonner les solutions sur site 

Lorsque Robyna May est arrivée, l'environnement technologique de McInnes Wilson posait plusieurs défis complexes : 

• Une infrastructure technique sur site mal intégrée, qui compliquait le travail quotidien des avocats. 

• Les ralentissements du système et les problèmes de performances sont courants dans les infrastructures sur site vieillissantes. 

• Un service informatique accaparé par le maintien des systèmes en état de fonctionnement, qui dispose de peu de moyens pour mener des initiatives stratégiques. 

• Une entreprise en pleine croissance qui avait besoin d'une technologie capable de s'adapter à son expansion, et non de la freiner. 

La solution était claire : passer à des produits axés sur le cloud, qui permettraient au service informatique de se concentrer sur l'essentiel, plutôt que sur la maintenance des systèmes existants. 

Pourquoi NetDocuments : bien plus qu'un simple minimum requis 

McInnes Wilson a procédé à une évaluation approfondie des deux principaux systèmes de gestion documentaire dans le cloud. Le bilan dressé en mai était sans détour : au niveau des fonctionnalités de base du système de gestion documentaire (DMS), les deux produits offrent de bonnes performances – il s’agit là d’un « minimum requis ». C’est en allant au-delà de ces fonctionnalités de base que les véritables facteurs de différenciation sont apparus. 

« Ces deux systèmes sont vraiment très performants. À cet égard, vous pouvez donc être sûr que, que vous choisissiez NetDocuments ou un concurrent, vous disposerez d’un système de gestion documentaire (DMS) fiable. Il vous faut ensuite élargir votre réflexion : qu’est-ce que cela m’apporte de plus par rapport à ce que le DMS offre en soi ? » 

– Robyna May, directrice des systèmes d'information, McInnes Wilson Lawyers 

Les facteurs qui ont fait pencher la balance en faveur de NetDocuments : 

• Un ensemble de fonctionnalités intégrées d'origine, comprenant notamment la gestion des pièces jointes aux e-mails et d'autres fonctionnalités qui, chez les concurrents, nécessitaient des modules supplémentaires ou entraînaient des coûts supplémentaires. 

• Une allocation de stockage par utilisateur adaptée au profil et aux besoins de l'entreprise. 

• Un modèle de licence global qui intégrait les outils d'IA dans le tarif de base, évitant ainsi de devoir limiter le déploiement à un petit groupe pilote. 

• Une stratégie et une feuille de route en matière d'IA qui s'inscrivent parfaitement dans la ligne directrice de McInnes Wilson. 

L'IA pour tous : une opportunité pour l'ensemble du cabinet 

L'un des principaux atouts du modèle de licence de NetDocuments résidait dans la possibilité de déployer des outils d'IA dans l'ensemble de l'entreprise dès le premier jour, plutôt que de limiter l'accès à un petit groupe d'utilisateurs pour maîtriser les coûts. 

« Je pense notamment à Ask AI : c’est un outil assez accessible. Je ne pense pas qu’il soit nécessaire de mettre en place un groupe pilote pour que vos juristes puissent en tirer immédiatement parti. Le fait de disposer d’un produit qui nous a permis de le déployer à l’ensemble du cabinet pratiquement tout de suite était vraiment intéressant. »

– Robyna May, directrice des systèmes d'information, McInnes Wilson Lawyers 

Au-delà de la productivité, May est particulièrement enthousiaste quant au potentiel de l'IA pour transformer les processus de conformité. La capacité de NetDocuments à identifier les informations personnelles identifiables (PII), à classer dynamiquement les documents comme confidentiels et à s'intégrer aux politiques de conservation des données représente un véritable tournant pour l'entreprise, en automatisant des processus qu'il était auparavant impossible de gérer à grande échelle. 

Perspectives d'avenir : l'informatique en tant que fonction stratégique 

Le passage à NetDocuments représente bien plus qu’une simple mise à niveau technologique : il s’agit d’un changement radical dans le mode de fonctionnement du service informatique de McInnes Wilson. En se libérant de la charge que représente la maintenance d’une infrastructure sur site, May et son équipe sont désormais en mesure de se concentrer sur la création de valeur stratégique pour le cabinet. 

Principaux objectifs visés par l'entreprise : 

• Une pile technologique entièrement intégrée au cloud qui allège la charge de travail du service informatique. 

• Un accès à l'échelle du cabinet aux outils d'IA, à commencer par Ask AI, immédiatement accessible à tous les avocats. 

• Des flux de travail automatisés en matière de conformité, comprenant la détection des données à caractère personnel, la classification des documents et la conservation des données – des processus qui étaient auparavant trop complexes à gérer sur un ensemble de données volumineux. 

• Une plus grande souplesse dans l'organisation des projets pilotes et des déploiements liés à l'IA au sein des différents groupes de pratique. 

« Je suis très enthousiaste, non seulement à propos des capacités de l'IA, mais aussi quant à la manière dont elles vont s'intégrer à nos autres processus de travail. » 

– Robyna May, directrice des systèmes d'information, McInnes Wilson Lawyers