Hvordan et kommersielt firma med 400 ansatte valgte NetDocuments for å modernisere teknologistakken sin, muliggjøre bedriftsomfattende AI-adopsjon og frigjøre IT-avdelinger til å fokusere på strategi.

Om McInnes Wilson Advokater 

McInnes Wilson Lawyers er et voksende fullservice advokatfirma med omtrent 400 ansatte. Robyna May begynte i firmaet som IT-sjef i oktober 2024, og brakte en skyorientert tankegang til et firma som historisk sett har vært avhengig av en lokal teknologistabel.

Med firmaet inne i en sterk vekstfase var mandatet klart: modernisere teknologifundamentet for å støtte skalering, forbedre advokaterfaringen og løfte IT fra en operativ funksjon til en strategisk. 

Utfordringen: Å legge det lokale bak seg 

Da Robyna May ankom, presenterte McInnes Wilsons teknologimiljø flere forverrende utfordringer: 

• En lokal teknologistabel som var dårlig integrert, noe som skapte friksjon for advokater i det daglige arbeidet. 

• Systemforsinkelser og ytelsesproblemer som er vanlige i aldrende lokal infrastruktur. 

• En IT-avdeling som er oppslukt av å holde systemene i drift, med liten kapasitet til strategiske initiativer. 

• Et voksende firma som trengte teknologi for å skalere med seg, ikke begrense det. 

Løsningen var klar i retning: å gå over til skybaserte produkter som ville frigjøre IT-avdelingen til å fokusere på det som betyr noe, i stedet for å vedlikeholde eldre systemer. 

Hvorfor NetDocuments: Utover tabellinnsatsen 

McInnes Wilson evaluerte begge de ledende skybaserte dokumenthåndteringssystemene grundig. Mays vurdering var ærlig: på kjernenivå i DMS-systemet presterer begge produktene bra – dette er «bordinnsatsene». De virkelige differensiatorene dukket opp når man så utover det grunnleggende. 

«Begge disse systemene gjør det veldig, veldig bra. Så i så måte har du trygghet for at det ikke spiller noen rolle om du velger NetDocuments eller konkurrenten – du vet at du har et solid DMS. Så må du utvide søket ditt utover det: hva gir dette meg utover det DMS-et tilbyr i seg selv?» 

– Robyna May, IT-sjef, McInnes Wilson Lawyers 

Faktorene som førte til at beslutningen falt mot NetDocuments: 

• Medfølgende funksjoner rett ut av esken – inkludert håndtering av e-postvedlegg og andre funksjoner som krevde tilleggsmoduler eller koster det konkurrerende produktet. 

• Lagringstildeling per bruker som samsvarte med firmaets profil og krav. 

• En helhetlig lisensieringsmodell som inkluderte AI-verktøy i kjerneavgiften, og dermed unngikk behovet for å begrense utrullingen til en liten pilotgruppe. 

• En AI-strategi og et veikart som var tett på linje med McInnes Wilsons egen retning. 

AI for alle: En mulighet for hele bedriften 

En viktig attraksjon ved NetDocuments' lisensieringsmodell var muligheten til å distribuere AI-verktøy i hele firmaet fra dag én, i stedet for å begrense tilgangen til et lite utvalg av brukere for å håndtere kostnader. 

«Jeg tror spesielt Ask AI – det er ganske tilgjengelig. Jeg tror ikke man trenger å kjøre en pilotgruppe for at det skal være umiddelbart nyttig for advokatene sine. Å ha et produkt som tillot oss å utvide det til hele firmaet ganske umiddelbart var veldig attraktivt.»

– Robyna May, IT-sjef, McInnes Wilson Lawyers 

Utover produktivitet er May spesielt begeistret for AIs potensial til å transformere samsvarsprosesser. NetDocuments' evne til å identifisere personlig identifiserbar informasjon (PII), dynamisk klassifisere dokumenter som konfidensielle og integrere med retningslinjer for datalagring representerer et stort skifte for firmaet – det automatiserer prosesser som tidligere var upraktiske å administrere i stor skala. 

Fremtidsutsikter: IT som en strategisk funksjon 

Overgangen til NetDocuments representerer mer enn en teknologisk oppgradering – det er et grunnleggende skifte i hvordan McInnes Wilsons IT-funksjon opererer. Ved å fjerne byrden med å vedlikeholde lokal infrastruktur, er May og teamet hennes posisjonert til å fokusere på å levere strategisk verdi til firmaet. 

Viktige resultater firmaet jobber mot: 

• En fullstendig skyintegrert teknologistabel som reduserer den driftsmessige belastningen på IT-avdelingen. 

• Tilgang til AI-verktøy for hele firmaet, med utgangspunkt i Ask AI, umiddelbart tilgjengelig for alle advokater. 

• Automatiserte arbeidsflyter for samsvar, inkludert PII-deteksjon, dokumentklassifisering og datalagring – prosesser som tidligere var for komplekse til å håndtere på et stort datasett. 

• Større fleksibilitet i hvordan AI-pilotprosjekter og utrullinger struktureres på tvers av praksisgrupper. 

«Jeg er ganske spent på ikke bare AI-funksjonene, men også hvordan de kommer til å integreres med våre andre arbeidsflyter.» 

– Robyna May, IT-sjef, McInnes Wilson Lawyers