Hoe een commercieel bedrijf met 400 medewerkers voor NetDocuments koos om zijn technologiestack te moderniseren, de invoering van AI binnen het hele bedrijf mogelijk te maken en de IT-afdeling de ruimte te geven om zich op de strategie te richten.

Over McInnes Wilson Advocaten 

McInnes Wilson Lawyers is een groeiend full-service advocatenkantoor op het gebied van ondernemingsrecht met ongeveer 400 medewerkers. Robyna May trad in oktober 2024 in dienst als Chief Information Officer en bracht daarmee een ‘cloud-first’-mentaliteit mee naar een kantoor dat van oudsher vertrouwde op een on-premise technologieomgeving.

Aangezien het kantoor zich in een sterke groeifase bevond, was de opdracht duidelijk: de technologische basis moderniseren om schaalvergroting mogelijk te maken, de ervaring van de advocaten verbeteren en IT van een operationele naar een strategische functie tillen. 

De uitdaging: afstappen van on-premise oplossingen 

Toen Robyna May in dienst trad, vormde de technologische omgeving bij McInnes Wilson een aantal complexe uitdagingen: 

• Een on-premise techstack die slecht geïntegreerd was, wat voor advocaten tot problemen leidde bij hun dagelijkse werkzaamheden. 

• Systeemvertragingen en prestatieproblemen die vaak voorkomen bij verouderde lokale infrastructuur. 

• Een IT-afdeling die volledig in beslag wordt genomen door het draaiende houden van de systemen, en daardoor weinig ruimte heeft voor strategische initiatieven. 

• Een groeiend bedrijf dat technologie nodig had die mee kon groeien, in plaats van het te belemmeren. 

De koers was duidelijk: overstappen op cloud-first-producten, zodat de IT-afdeling zich kon richten op wat echt belangrijk is, in plaats van op het onderhoud van verouderde systemen. 

Waarom NetDocuments: meer dan alleen de basisvereisten 

McInnes Wilson heeft beide toonaangevende cloudgebaseerde documentbeheersystemen grondig geëvalueerd. De conclusie van May was duidelijk: op het basisniveau van documentbeheer presteren beide producten goed – dat is de ‘minimale vereiste’. De echte onderscheidende factoren kwamen pas naar voren toen er verder werd gekeken dan de basisvoorzieningen. 

“Beide systemen doen dat echt heel goed. In dat opzicht kun je er dus op vertrouwen dat het niet uitmaakt of je voor NetDocuments of de concurrent kiest – je weet dat je een degelijk DMS hebt. Vervolgens moet je verder kijken: wat levert dit mij op naast wat het DMS op zich al biedt?” 

– Robyna May, CIO, McInnes Wilson Advocaten 

De factoren die de doorslag gaven bij de keuze voor NetDocuments: 

• Een complete reeks functies die direct uit de doos beschikbaar is – inclusief het verwerken van e-mailbijlagen en andere mogelijkheden waarvoor bij het concurrerende product extra modules nodig waren of extra kosten in rekening werden gebracht. 

• Opslagruimte toegewezen aan elke gebruiker op basis van het profiel en de vereisten van het bedrijf. 

• Een alomvattend licentiemodel waarbij AI-tools in de basiskosten waren inbegrepen, waardoor de uitrol niet beperkt hoefde te blijven tot een kleine proefgroep. 

• Een AI-strategie en -routekaart die nauw aansluiten bij de koers van McInnes Wilson zelf. 

AI voor iedereen: een kans voor het hele bedrijf 

Een belangrijk pluspunt van het licentiemodel van NetDocuments was de mogelijkheid om AI-tools vanaf dag één in het hele bedrijf in te zetten, in plaats van de toegang te beperken tot een kleine groep gebruikers om de kosten te drukken. 

“Ik denk met name aan Ask AI – dat is vrij toegankelijk. Ik denk niet dat je daarvoor een proefgroep hoeft op te zetten om het meteen bruikbaar te maken voor je juristen. Het was erg aantrekkelijk dat we met dit product vrijwel direct het hele kantoor konden bereiken.”

– Robyna May, CIO, McInnes Wilson Advocaten 

Naast de productiviteitswinst is May vooral enthousiast over het potentieel van AI om complianceprocessen ingrijpend te veranderen. Het vermogen van NetDocuments om persoonlijk identificeerbare informatie (PII) te herkennen, documenten dynamisch als vertrouwelijk te classificeren en te integreren met beleid inzake gegevensbewaring, betekent een enorme sprong voorwaarts voor het bedrijf – hiermee worden processen geautomatiseerd die voorheen op grote schaal onpraktisch waren om te beheren. 

Vooruitblik: IT als strategische functie 

De overstap naar NetDocuments is meer dan alleen een technologische upgrade – het is een fundamentele verandering in de manier waarop de IT-afdeling van McInnes Wilson functioneert. Nu ze niet langer belast worden met het onderhoud van de lokale infrastructuur, kunnen May en haar team zich volledig richten op het leveren van strategische waarde aan het kantoor. 

Belangrijkste doelstellingen waar het bedrijf naar streeft: 

• Een volledig in de cloud geïntegreerde technologiestack die de operationele druk op de IT-afdeling verlicht. 

• Toegang tot AI-tools voor het hele kantoor, te beginnen met Ask AI, dat direct beschikbaar is voor alle advocaten. 

• Geautomatiseerde compliance-workflows, waaronder het herkennen van persoonsgegevens, documentclassificatie en gegevensbewaring – processen die voorheen te complex waren om op grote datasets toe te passen. 

• Meer flexibiliteit in de manier waarop AI-proefprojecten en -implementaties binnen de verschillende praktijkgroepen worden opgezet. 

“Ik kijk er niet alleen naar uit vanwege de AI-mogelijkheden, maar ook vanwege de manier waarop deze in onze andere werkprocessen zullen worden geïntegreerd.” 

– Robyna May, CIO, McInnes Wilson Advocaten