«Todos nós dispomos de dados valiosos — mas, sem as ferramentas certas, não conseguimos tirar partido deles. A NetDocuments está a ajudar-nos a preparar os nossos dados para o futuro.»

Seppe Geys, Diretor de Estratégia e Operações de TIC, Eubelius

Sobre a Eubelius

A Eubelius é um escritório de advogados belga de referência, empenhado na inovação e no crescimento estratégico a longo prazo. Com o objetivo de alinhar a estratégia de TI com a visão global do escritório, Seppe Geys desempenha um papel central ao ajudar o escritório a implementar mudanças tecnológicas dentro de um quadro coeso — garantindo que os sistemas, os dados e a estratégia evoluam em conjunto.

O Desafio: Desbloquear os «Dados de Ouro» da Empresa

Tal como muitas empresas modernas, a Eubelius dispõe de um enorme volume de conhecimento institucional — mais de 10 milhões de documentos.

Mas o volume, por si só, não equivale a valor.

«Temos dados valiosos, mas, atualmente, não os estamos a utilizar de forma eficaz — porque estão espalhados por todo o lado e ainda não existe uma ferramenta eficaz para os aproveitar», afirmou Seppe.

O objetivo da empresa era claro:

• Prepare os seus dados para o futuro
• Ativar fluxos de trabalho baseados em IA
• Crie um ambiente unificado onde o conhecimento, a segurança e a automatização funcionem em conjunto
• Vá além do armazenamento tradicional de documentos e avance para a utilização inteligente dos dados

A estratégia: criar primeiro uma base preparada para a IA

Para a Eubelius, a adoção do NetDocuments não foi apenas uma decisão relativa a um sistema de gestão documental — foi uma jogada estratégica.

A IA foi um dos três principais fatores determinantes e, em última análise, um ponto de viragem na escolha da NetDocuments.

Seppe afirmou: «Havia um plano de ação claro. Já podíamos experimentá-lo antes de assinar o contrato. Não era apenas algo num PowerPoint — era real.»

A empresa pretendia mais do que apenas espaço de armazenamento. Pretendia:

• Um ambiente seguro e fechado
• Proteção de dados integrada e DLP
• Um plano de ação realista e preparado para o futuro em matéria de IA
• A capacidade de avançar gradualmente rumo à automatização e à inteligência

A integração da IA no próprio DMS foi, nas palavras de Seppe, «uma decisão óbvia». «Ter IA no nosso DMS significa que se trata de um circuito fechado. A proteção de dados está garantida. É menos uma coisa com que nos preocuparmos.»

Segurança e simplicidade num único ambiente

Uma das principais vantagens de utilizar o ndMAX no NetDocuments é o ambiente unificado.

«No que diz respeito à segurança, à proteção de dados e ao DLP — tudo está abrangido num único ambiente», observou Seppe.

Em vez de ter de gerir várias ferramentas externas de IA ou controlar as aplicações não oficiais, o departamento de TI pode fornecer aos advogados, com toda a confiança, funcionalidades seguras e aprovadas pelo escritório.

Isto simplifica a gestão e reduz os riscos, ao mesmo tempo que proporciona aos utilizadores ferramentas úteis.

A importância da parceria: comunicação aberta e um plano de ação comum

Para além da tecnologia, a Eubelius destaca a sua relação com a NetDocuments como um fator diferenciador.

«Sentimos que a NetDocuments está ao nosso nível. Não somos tratados como uma pequena empresa — temos uma comunicação aberta e um parceiro de sucesso com quem podemos construir o nosso futuro», afirmou Seppe.

Os valores da empresa:

• Visibilidade transparente do roteiro
• Debates sobre desenvolvimento colaborativo
• Acesso antecipado a novas funcionalidades
• Comunicação honesta

Ele acrescentou: «No fim de contas, trata-se de um sistema de gestão documental (DMS). Mas esse toque especial — a comunicação, a capacidade de antecipar o que está para vir e a preparação para os próximos passos — faz toda a diferença.»