« Nous disposons tous d'une mine d'informations précieuses, mais sans les bons outils, nous ne pouvons pas les exploiter. NetDocuments nous aide à préparer nos données pour l'avenir. »

Seppe Geys, responsable de la stratégie et des opérations informatiques chez Eubelius

À propos d'Eubelius

Eubelius est un cabinet d'avocats belge de premier plan, engagé dans l'innovation et la croissance stratégique à long terme. En s'attachant à aligner la stratégie informatique sur la vision globale du cabinet, Seppe Geys joue un rôle central pour aider le cabinet à mettre en œuvre les changements technologiques au sein d'un cadre cohérent, garantissant ainsi que les systèmes, les données et la stratégie évoluent de concert.

Le défi : exploiter pleinement les « données précieuses » du cabinet

Comme de nombreux cabinets modernes, Eubelius dispose d'une immense base de connaissances institutionnelles, qui compte plus de 10 millions de documents.

Mais le volume ne fait pas tout.

« Nous disposons d’une mine d’informations précieuses, mais pour l’instant, nous ne les exploitons pas vraiment — car elles sont dispersées un peu partout et il n’existe pas encore d’outil efficace pour les mettre à profit », a expliqué Seppe.

L'objectif de l'entreprise était clair :

• Préparer ses données pour l'avenir
• Activer les flux de travail basés sur l'IA
• Créer un environnement unifié où la connaissance, la sécurité et l'automatisation fonctionnent en synergie
• Aller au-delà du simple stockage de documents pour passer à une utilisation intelligente des données

La stratégie : commencer par mettre en place une infrastructure compatible avec l'IA

Pour Eubelius, l'adoption de NetDocuments n'était pas simplement un choix de système de gestion documentaire, mais une décision stratégique.

L'IA a été l'un des trois principaux facteurs déterminants et a finalement constitué le facteur décisif dans le choix de NetDocuments.

« Il y avait une feuille de route claire, a déclaré Seppe. Nous pouvions déjà l'essayer avant de signer le contrat. Ce n'était pas seulement un projet sur PowerPoint, c'était bien réel. »

L'entreprise ne se contentait pas d'un simple espace de stockage. Elle souhaitait :

• Un environnement sécurisé et fermé
• Protection des données intégrée et prévention des fuites de données (DLP)
• Une feuille de route réaliste et pérenne en matière d'IA
• La possibilité de progresser étape par étape vers l'automatisation et l'intelligence

Intégrer l'IA au cœur même du système de gestion documentaire (DMS) était, selon les propres termes de Seppe, « une évidence ». « Le fait d'intégrer l'IA à notre DMS signifie que le circuit est fermé. La protection des données est assurée. C'est un souci en moins. »

Sécurité et simplicité dans un seul et même environnement

L'un des principaux avantages de l'utilisation de ndMAX au sein de NetDocuments réside dans son environnement unifié.

« Qu'il s'agisse de sécurité, de protection des données ou de prévention des fuites de données (DLP), tout est pris en charge au sein d'un seul environnement », a fait remarquer Seppe.

Au lieu de devoir gérer plusieurs outils d'IA externes ou de surveiller les applications parallèles, le service informatique peut fournir en toute confiance aux avocats des fonctionnalités sécurisées et approuvées par le cabinet.

Cela simplifie la gouvernance et réduit les risques, tout en mettant à la disposition des utilisateurs des outils efficaces.

L'importance du partenariat : une communication ouverte et une feuille de route commune

Au-delà de la technologie, Eubelius met en avant sa relation avec NetDocuments comme un facteur de différenciation.

« Nous avons le sentiment que NetDocuments nous considère comme des égaux. On ne nous traite pas comme une petite entreprise : nous bénéficions d’une communication ouverte et d’un partenaire de réussite avec lequel nous pouvons construire notre avenir », a déclaré Seppe.

Les valeurs de l'entreprise :

• Une visibilité totale sur la feuille de route
• Discussions sur le développement collaboratif
• Accès anticipé aux nouvelles fonctionnalités
• Une communication franche

Il a ajouté : « Au fond, c'est un système de gestion documentaire. Mais cette petite touche en plus — la communication, la possibilité d'anticiper ce qui va se passer et de se préparer aux prochaines étapes — fait toute la différence. »