”Vi sitter alla på en guldgruva av data – men utan rätt verktyg kan vi inte utnyttja den. NetDocuments hjälper oss att göra våra data redo för framtiden.”

Seppe Geys, chef för IKT-strategi och drift, Eubelius

Om Eubelius

Eubelius är en ledande belgisk advokatbyrå som satsar på innovation och långsiktig strategisk tillväxt. Med fokus på att anpassa IT-strategin till byråns övergripande vision spelar Seppe Geys en central roll när det gäller att hjälpa byrån att genomföra tekniska förändringar inom ett sammanhängande ramverk – vilket säkerställer att system, data och strategi utvecklas i samklang.

Utmaningen: Att frigöra företagets ”gyllene data”

Precis som många moderna företag sitter Eubelius på en enorm mängd institutionell kunskap – mer än 10 miljoner dokument.

Men volym i sig är inte detsamma som värde.

”Vi har guldvärda data, men i dag utnyttjar vi dem inte riktigt – eftersom de finns överallt och det ännu inte finns något riktigt verktyg för att dra nytta av dem”, berättade Seppe.

Företagets mål var tydligt:

• Gör dess data redo för framtiden
• Aktivera AI-drivna arbetsflöden
• Skapa en samordnad miljö där kunskap, säkerhet och automatisering samverkar
• Gå bortom traditionell dokumentlagring och övergå till intelligent datahantering

Strategin: Skapa först en grund som är redo för AI

För Eubelius handlade införandet av NetDocuments inte bara om ett val av dokumenthanteringssystem – det var ett strategiskt drag.

AI var en av de tre viktigaste faktorerna och utgjorde i slutändan den avgörande faktorn för valet av NetDocuments.

Seppe sa: ”Det fanns en tydlig plan. Vi kunde redan testa den innan vi skrev på kontraktet. Det var inte bara något på en PowerPoint-presentation – det var på riktigt.”

Företaget ville ha mer än bara lagringsutrymme. Det ville ha:

• En säker, sluten miljö
• Inbyggt dataskydd och DLP
• En realistisk och framtidssäker AI-plan
• Möjligheten att steg för steg gå mot automatisering och intelligens

Att integrera AI direkt i DMS-systemet var, enligt Seppe, ”en självklarhet”. ”Att ha AI i vårt DMS innebär att det är ett slutet system. Dataskyddet är säkrat. Det är en sak mindre att oroa sig för.”

Säkerhet och enkelhet i en och samma miljö

En stor fördel med att använda ndMAX i NetDocuments är den enhetliga miljön.

”När det gäller säkerhet, dataskydd och DLP – allt hanteras i en och samma miljö”, konstaterade Seppe.

I stället för att hantera flera externa AI-verktyg eller övervaka skuggapplikationer kan IT-avdelningen med trygghet förse juristerna med säkra funktioner som godkänts av byrån.

Detta förenklar styrningen och minskar riskerna samtidigt som användarna får tillgång till användbara verktyg.

Samarbete är viktigt: Öppen kommunikation och en gemensam färdplan

Utöver tekniken lyfter Eubelius fram sitt samarbete med NetDocuments som en konkurrensfördel.

”Vi upplever att NetDocuments ser oss som jämbördiga. Vi behandlas inte som ett litet företag – vi har en öppen kommunikation och en partner som vi kan bygga upp vår framgång tillsammans med”, säger Seppe.

Företagets värderingar:

• Tydlig översikt över färdplanen
• Diskussioner om gemensam utveckling
• Tidig tillgång till nya funktioner
• Ärlig kommunikation

Han tillade: ”I slutändan är det ett DMS. Men den där lilla extra detaljen – kommunikationen och möjligheten att få en inblick i vad som väntar och förbereda sig för nästa steg – gör verkligen skillnad.”