“Abbiamo tutti a disposizione dati preziosissimi, ma senza gli strumenti giusti non riusciamo a sfruttarli appieno. NetDocuments ci sta aiutando a preparare i nostri dati per il futuro.”

Seppe Geys, responsabile della strategia e delle operazioni ICT, Eubelius

Informazioni su Eubelius

Eubelius è uno studio legale belga di primo piano, impegnato nell’innovazione e nella crescita strategica a lungo termine. Concentrandosi sull’allineamento della strategia IT alla visione complessiva dello studio, Seppe Geys svolge un ruolo centrale nell’aiutare lo studio ad attuare i cambiamenti tecnologici all’interno di un quadro coerente, garantendo che sistemi, dati e strategia procedano di pari passo.

La sfida: sbloccare i “dati d’oro” dello studio

Come molte aziende moderne, Eubelius dispone di un enorme patrimonio di conoscenze istituzionali: oltre 10 milioni di documenti.

Ma il volume di per sé non equivale al valore.

«Abbiamo dati preziosissimi, ma al momento non li stiamo sfruttando appieno — perché sono sparsi ovunque e non esiste ancora uno strumento efficace per valorizzarli», ha spiegato Seppe.

L'obiettivo dell'azienda era chiaro:

• Rendere i propri dati pronti per il futuro
• Abilitare i flussi di lavoro basati sull'intelligenza artificiale
• Creare un ambiente unificato in cui conoscenza, sicurezza e automazione operino in sinergia
• Passare dall’archiviazione tradizionale dei documenti a un utilizzo intelligente dei dati

La strategia: creare innanzitutto una base pronta per l'intelligenza artificiale

Per Eubelius, l'adozione di NetDocuments non è stata semplicemente una scelta relativa al sistema di gestione documentale (DMS), ma una mossa strategica.

L'intelligenza artificiale è stata uno dei tre fattori determinanti e, in definitiva, il punto di svolta nella scelta di NetDocuments.

Seppe ha dichiarato: «C’era una tabella di marcia ben definita. Abbiamo potuto provarla già prima di firmare il contratto. Non era solo qualcosa su una presentazione PowerPoint: era reale».

L'azienda non cercava solo uno spazio di archiviazione. Voleva:

• Un ambiente sicuro e chiuso
• Protezione dei dati integrata e DLP
• Una roadmap realistica e a prova di futuro per l'intelligenza artificiale
• La capacità di procedere gradualmente verso l'automazione e l'intelligenza

Integrare l’IA all’interno dello stesso DMS è stata, secondo le parole di Seppe, «una scelta ovvia». «Avere l’IA nel nostro DMS significa che si tratta di un circuito chiuso. La protezione dei dati è garantita. È una preoccupazione in meno».

Sicurezza e semplicità in un unico ambiente

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di ndMAX all'interno di NetDocuments è l'ambiente unificato.

«Dal punto di vista della sicurezza, della protezione dei dati e del DLP, tutto è gestito in un unico ambiente», ha osservato Seppe.

Anziché dover gestire diversi strumenti di IA esterni o controllare le applicazioni non autorizzate, il reparto IT può fornire con sicurezza agli avvocati funzionalità sicure e approvate dallo studio.

Ciò semplifica la governance e riduce i rischi, fornendo al contempo agli utenti strumenti efficaci.

L'importanza della collaborazione: comunicazione aperta e piano d'azione condiviso

Oltre alla tecnologia, Eubelius indica la propria collaborazione con NetDocuments come elemento di differenziazione.

«Riteniamo che NetDocuments sia alla nostra altezza. Non veniamo trattati come una piccola azienda: abbiamo un rapporto di comunicazione aperto e un partner con cui possiamo costruire insieme il nostro successo», ha affermato Seppe.

I valori dell'azienda:

• Visibilità trasparente della roadmap
• Discussioni sullo sviluppo collaborativo
• Accesso anticipato alle funzionalità emergenti
• Comunicazione sincera

Ha aggiunto: «In fin dei conti, si tratta di un sistema di gestione documentale (DMS). Ma quel tocco in più — la comunicazione, la capacità di anticipare gli sviluppi futuri e di prepararsi alle fasi successive — fa davvero la differenza».