Come un’azienda commerciale con 400 dipendenti ha scelto NetDocuments per modernizzare il proprio stack tecnologico, favorire l’adozione dell’intelligenza artificiale a livello aziendale e consentire al reparto IT di concentrarsi sulla strategia.

Informazioni sullo studio legale McInnes Wilson 

McInnes Wilson Lawyers è uno studio legale commerciale in espansione che offre servizi completi e conta circa 400 dipendenti. Robyna May è entrata a far parte dello studio in qualità di Chief Information Officer nell’ottobre 2024, introducendo una mentalità orientata al cloud in uno studio che storicamente si era sempre affidato a una struttura tecnologica on-premise.

Con lo studio in forte crescita, il mandato era chiaro: modernizzare l’infrastruttura tecnologica per supportare l’espansione, migliorare l’esperienza degli avvocati e trasformare l’IT da funzione operativa a funzione strategica. 

La sfida: abbandonare le soluzioni on-premise 

Quando Robyna May è arrivata, l’ambiente tecnologico di McInnes Wilson presentava diverse sfide che si sommavano l’una all’altra: 

• Uno stack tecnologico on-premise mal integrato, che creava difficoltà agli avvocati nello svolgimento del loro lavoro quotidiano. 

• Rallentamenti del sistema e problemi di prestazioni tipici delle infrastrutture on-premise ormai obsolete. 

• Un reparto IT completamente assorbito dal mantenimento dei sistemi operativi, con scarsa capacità di dedicarsi a iniziative strategiche. 

• Un’azienda in crescita che aveva bisogno di una tecnologia in grado di stare al passo con la sua espansione, senza limitarla. 

La soluzione era chiara nella sua direzione: passare a prodotti basati sul cloud, che avrebbero consentito al reparto IT di concentrarsi su ciò che conta davvero, anziché sulla manutenzione dei sistemi legacy. 

Perché scegliere NetDocuments: oltre i requisiti minimi 

McInnes Wilson ha valutato in modo approfondito entrambi i principali sistemi di gestione dei documenti nel cloud. La valutazione di May è stata schietta: a livello di funzionalità di base del DMS, entrambi i prodotti offrono buone prestazioni – si tratta di “requisiti minimi”. I veri elementi di differenziazione sono emersi quando si è andato oltre le funzionalità di base. 

«Entrambi questi sistemi funzionano davvero molto bene. Quindi, da questo punto di vista, si può stare tranquilli: non importa se si sceglie NetDocuments o un prodotto concorrente, perché si ha la certezza di disporre di un sistema di gestione documentale (DMS) affidabile. A questo punto bisogna ampliare la ricerca oltre questo aspetto: cosa mi offre questo prodotto in più rispetto a ciò che il DMS offre di per sé?» 

– Robyna May, responsabile informatico (CIO), McInnes Wilson Lawyers 

I fattori che hanno fatto pendere la bilancia a favore di NetDocuments: 

• Set di funzionalità integrate già pronte all’uso – tra cui la gestione degli allegati e-mail e altre funzionalità che, nel prodotto concorrente, richiedevano moduli aggiuntivi o comportavano costi aggiuntivi. 

• Assegnazione di spazio di archiviazione per utente in linea con il profilo e i requisiti dell'azienda. 

• Un modello di licenza olistico che includesse gli strumenti di intelligenza artificiale nella quota base, evitando così di dover limitare l’implementazione a un ristretto gruppo pilota. 

• Una strategia e una roadmap in materia di intelligenza artificiale perfettamente in linea con la direzione intrapresa dalla stessa McInnes Wilson. 

L'intelligenza artificiale per tutti: un'opportunità per l'intero studio 

Uno dei principali punti di forza del modello di licenza di NetDocuments era la possibilità di implementare strumenti di intelligenza artificiale in tutta l’azienda fin dal primo giorno, anziché limitarne l’accesso a un ristretto gruppo di utenti per contenere i costi. 

“Penso in particolare ad Ask AI: è piuttosto accessibile. Non credo sia necessario avviare un gruppo pilota perché risulti immediatamente utile ai vostri avvocati. Il fatto di avere un prodotto che ci ha permesso di estenderne l’uso a tutto lo studio praticamente da subito è stato davvero allettante.”

– Robyna May, responsabile informatico (CIO), McInnes Wilson Lawyers 

Oltre alla produttività, May è particolarmente entusiasta del potenziale dell’intelligenza artificiale nel trasformare i processi di conformità. La capacità di NetDocuments di identificare le informazioni di identificazione personale (PII), classificare dinamicamente i documenti come riservati e integrarsi con le politiche di conservazione dei dati rappresenta un cambiamento radicale per l’azienda, automatizzando processi che in precedenza era impossibile gestire su larga scala. 

Uno sguardo al futuro: l’IT come funzione strategica 

Il passaggio a NetDocuments rappresenta molto più di un semplice aggiornamento tecnologico: si tratta di un cambiamento radicale nel modo in cui opera la funzione IT di McInnes Wilson. Liberandosi dall’onere di gestire l’infrastruttura in loco, May e il suo team sono ora in grado di concentrarsi sulla creazione di valore strategico per lo studio. 

Risultati chiave a cui l'azienda sta lavorando: 

• Uno stack tecnologico completamente integrato nel cloud che riduce il carico operativo a carico del reparto IT. 

• Accesso a livello aziendale agli strumenti di intelligenza artificiale, a partire da Ask AI, immediatamente disponibile per tutti gli avvocati. 

• Flussi di lavoro automatizzati per la conformità, tra cui il rilevamento delle informazioni personali identificative (PII), la classificazione dei documenti e la conservazione dei dati – processi che in passato erano troppo complessi da gestire su set di dati di grandi dimensioni. 

• Maggiore flessibilità nell’organizzazione dei progetti pilota e delle implementazioni basati sull’intelligenza artificiale nei vari gruppi di pratica. 

«Sono davvero entusiasta non solo delle funzionalità di intelligenza artificiale, ma anche di come si integreranno con i nostri altri flussi di lavoro.» 

– Robyna May, responsabile informatico (CIO), McInnes Wilson Lawyers