“Todos nós temos dados valiosos à nossa disposição — mas, sem as ferramentas certas, não conseguimos aproveitá-los. A NetDocuments está nos ajudando a preparar nossos dados para o futuro.”

Seppe Geys, Gerente de Estratégia e Operações de TIC, Eubelius

Sobre a Eubelius

A Eubelius é um escritório de advocacia belga líder no setor, comprometido com a inovação e o crescimento estratégico de longo prazo. Com foco no alinhamento da estratégia de TI à visão global do escritório, Seppe Geys desempenha um papel central ao auxiliar o escritório na implementação de mudanças tecnológicas dentro de uma estrutura coesa — garantindo que sistemas, dados e estratégia avancem em conjunto.

O Desafio: Desbloquear os “Dados de Ouro” da Empresa

Tal como muitas empresas modernas, a Eubelius dispõe de um enorme acervo de conhecimento institucional — mais de 10 milhões de documentos.

Mas o volume por si só não equivale a valor.

“Temos dados valiosos, mas hoje não os estamos realmente utilizando — porque estão espalhados por toda parte e ainda não existe uma ferramenta eficaz para aproveitá-los”, afirmou Seppe.

O objetivo da empresa era claro:

• Prepare seus dados para o futuro
• Ativar fluxos de trabalho baseados em IA
• Crie um ambiente unificado onde conhecimento, segurança e automação atuem em conjunto
• Vá além do armazenamento tradicional de documentos e avance para o uso inteligente de dados

A estratégia: criar primeiro uma base preparada para a IA

Para a Eubelius, a adoção do NetDocuments não foi apenas uma decisão relacionada ao sistema de gerenciamento de documentos (DMS) — foi uma jogada estratégica.

A IA foi um dos três principais fatores determinantes e, em última análise, o fator decisivo na escolha da NetDocuments.

Seppe afirmou: “Havia um plano de ação bem definido. Já podíamos experimentá-lo antes mesmo de assinar o contrato. Não era apenas algo em um PowerPoint — era algo concreto.”

A empresa queria mais do que apenas espaço de armazenamento. Ela queria:

• Um ambiente seguro e fechado
• Proteção de dados integrada e DLP
• Um roteiro de IA realista e preparado para o futuro
• A capacidade de avançar passo a passo em direção à automação e à inteligência

Incorporar a IA diretamente no próprio DMS foi, nas palavras de Seppe, “uma decisão óbvia”. “Ter a IA em nosso DMS significa que se trata de um circuito fechado. A proteção de dados está garantida. É uma preocupação a menos.”

Segurança e simplicidade em um único ambiente

Uma grande vantagem de utilizar o ndMAX no NetDocuments é o ambiente unificado.

“Em termos de segurança, proteção de dados e prevenção contra fugas de dados — tudo está coberto em um único ambiente”, observou Seppe.

Em vez de ter de gerenciar várias ferramentas externas de IA ou fiscalizar o uso de aplicativos não autorizados, a equipe de TI pode oferecer aos advogados, com toda a confiança, recursos seguros e aprovados pelo escritório.

Isso simplifica a governança e reduz os riscos, ao mesmo tempo em que capacita os usuários com ferramentas úteis.

A importância da parceria: comunicação aberta e um plano de ação comum

Além da tecnologia, a Eubelius destaca sua parceria com a NetDocuments como um diferencial.

“Sentimos que a NetDocuments está em pé de igualdade conosco. Não somos tratados como uma pequena empresa — temos uma comunicação aberta e um parceiro de sucesso com quem podemos construir nosso futuro”, afirmou Seppe.

Os valores da empresa:

• Visibilidade transparente do roteiro
• Discussões sobre desenvolvimento colaborativo
• Acesso antecipado a recursos emergentes
• Comunicação honesta

Ele acrescentou: “No fim das contas, trata-se de um DMS. Mas esse toque a mais — a comunicação, a capacidade de antecipar o que está por vir e a preparação para as próximas etapas — faz toda a diferença.”