«Todos disponemos de datos muy valiosos, pero sin las herramientas adecuadas no podemos aprovecharlos. NetDocuments nos está ayudando a preparar nuestros datos para el futuro».

Seppe Geys, director de Estrategia y Operaciones de TIC, Eubelius

Acerca de Eubelius

Eubelius es un bufete de abogados belga líder, comprometido con la innovación y el crecimiento estratégico a largo plazo. Centrándose en armonizar la estrategia de TI con la visión global del bufete, Seppe Geys desempeña un papel fundamental a la hora de ayudar a la firma a implementar cambios tecnológicos dentro de un marco coherente, garantizando que los sistemas, los datos y la estrategia avancen al unísono.

El reto: sacar partido a los «datos de oro» de la empresa

Al igual que muchas empresas modernas, Eubelius cuenta con un enorme volumen de conocimientos institucionales: más de 10 millones de documentos.

Pero el volumen por sí solo no equivale al valor.

«Disponemos de datos muy valiosos, pero hoy en día no los estamos aprovechando realmente, ya que se encuentran dispersos por todas partes y aún no existe una herramienta adecuada para sacarle partido», señaló Seppe.

El objetivo de la empresa era claro:

• Prepare sus datos para el futuro
• Habilitar flujos de trabajo basados en la inteligencia artificial
• Cree un entorno unificado en el que el conocimiento, la seguridad y la automatización funcionen en conjunto
• Vaya más allá del almacenamiento tradicional de documentos y adopte un uso inteligente de los datos

La estrategia: sentar primero las bases para la inteligencia artificial

Para Eubelius, la adopción de NetDocuments no fue simplemente una decisión relacionada con el sistema de gestión documental (DMS), sino una medida estratégica.

La inteligencia artificial fue uno de los tres factores principales y, en última instancia, el factor decisivo a la hora de elegir NetDocuments.

Seppe afirmó: «Había una hoja de ruta clara. Ya podíamos probarlo antes de firmar el contrato. No era solo algo en un PowerPoint, era real».

La empresa no solo buscaba espacio de almacenamiento. Buscaba:

• Un entorno seguro y cerrado
• Protección de datos integrada y DLP
• Una hoja de ruta realista y con visión de futuro para la IA
• La capacidad de avanzar paso a paso hacia la automatización y la inteligencia

Incorporar la IA en el propio sistema de gestión documental (DMS) fue, en palabras de Seppe, «una decisión obvia». «Contar con la IA en nuestro DMS significa que se trata de un circuito cerrado. La protección de datos está garantizada. Eso supone una preocupación menos».

Seguridad y simplicidad en un único entorno

Una de las principales ventajas de utilizar ndMAX en NetDocuments es el entorno unificado.

«En lo que respecta a la seguridad, la protección de datos y la prevención de fugas de información (DLP), todo queda cubierto en un único entorno», señaló Seppe.

En lugar de gestionar múltiples herramientas de IA externas o controlar las aplicaciones no autorizadas, el departamento de TI puede proporcionar a los abogados, con total confianza, funciones seguras y aprobadas por el bufete.

Esto simplifica la gestión y reduce los riesgos, al tiempo que proporciona a los usuarios herramientas útiles.

La colaboración es fundamental: comunicación abierta y hoja de ruta compartida

Más allá de la tecnología, Eubelius destaca su relación con NetDocuments como un factor diferenciador.

«Creemos que NetDocuments está a nuestra altura. No nos tratan como a una pequeña empresa: mantenemos una comunicación fluida y contamos con un socio en el que podemos confiar para alcanzar el éxito», afirmó Seppe.

Los valores de la empresa:

• Visibilidad clara de la hoja de ruta
• Debates sobre el desarrollo colaborativo
• Acceso temprano a nuevas capacidades
• Comunicación sincera

Añadió: «Al fin y al cabo, se trata de un sistema de gestión documental. Pero ese toque adicional —la comunicación, la capacidad de anticipar lo que está por venir y la preparación para los próximos pasos— marca una verdadera diferencia».