“We zitten allemaal op een schat aan gegevens, maar zonder de juiste tools kunnen we die niet benutten. NetDocuments helpt ons onze gegevens klaar te maken voor de toekomst.”

Seppe Geys, manager ICT-strategie en -operaties, Eubelius

Over Eubelius

Eubelius is een toonaangevend Belgisch advocatenkantoor dat zich inzet voor innovatie en strategische groei op de lange termijn. Met de nadruk op het afstemmen van de IT-strategie op de bedrijfsbrede visie speelt Seppe Geys een centrale rol bij het ondersteunen van het kantoor bij het doorvoeren van technologische veranderingen binnen één samenhangend kader — zodat systemen, data en strategie hand in hand verdergaan.

De uitdaging: de ‘gouden gegevens’ van het kantoor ontsluiten

Net als veel andere moderne kantoren beschikt Eubelius over een enorme schat aan institutionele kennis: meer dan 10 miljoen documenten.

Maar omvang alleen staat niet gelijk aan waarde.

"We beschikken over waardevolle gegevens, maar op dit moment maken we er nog niet echt gebruik van – omdat ze overal verspreid zijn en er nog geen echt hulpmiddel is om ze te benutten," vertelde Seppe.

De doelstelling van het bedrijf was duidelijk:

• Zorg ervoor dat de gegevens klaar zijn voor de toekomst
• AI-gestuurde workflows inschakelen
• Creëer een geïntegreerde omgeving waarin kennis, beveiliging en automatisering naadloos op elkaar aansluiten
• Ga verder dan traditionele documentopslag en stap over op intelligent gegevensgebruik

De strategie: leg eerst een basis die klaar is voor AI

Voor Eubelius was de keuze voor NetDocuments niet zomaar een beslissing over een documentbeheersysteem, maar een strategische zet.

AI was een van de drie belangrijkste factoren en vormde uiteindelijk de doorslag bij de keuze voor NetDocuments.

Seppe zei: „Er was een duidelijk stappenplan. We konden er al mee spelen voordat we het contract tekenden. Het was niet alleen iets op een PowerPoint-presentatie – het was echt.”

Het bedrijf wilde meer dan alleen opslagruimte. Het wilde:

• Een veilige, gesloten omgeving
• Ingebouwde gegevensbescherming en DLP
• Een realistische en toekomstbestendige AI-routekaart
• De mogelijkheid om stap voor stap te evolueren naar automatisering en intelligentie

Het integreren van AI in het DMS zelf was, in de woorden van Seppe, „een uitgemaakte zaak“. „Door AI in ons DMS te hebben, is het een gesloten systeem. De gegevensbescherming is gewaarborgd. Dat is weer een zorg minder.“

Beveiliging en gebruiksgemak in één omgeving

Een groot voordeel van het gebruik van ndMAX binnen NetDocuments is de geïntegreerde omgeving.

"Wat beveiliging, gegevensbescherming en DLP betreft – alles is in één omgeving geregeld," merkte Seppe op.

In plaats van meerdere externe AI-tools te beheren of schaduwapplicaties in de gaten te houden, kan de IT-afdeling advocaten met een gerust hart voorzien van veilige, door het kantoor goedgekeurde functionaliteiten.

Dit vereenvoudigt het beheer en vermindert de risico’s, terwijl gebruikers worden voorzien van zinvolle hulpmiddelen.

Samenwerking is belangrijk: open communicatie en een gezamenlijk stappenplan

Naast de technologie noemt Eubelius zijn samenwerking met NetDocuments als een onderscheidende factor.

“We hebben het gevoel dat NetDocuments ons als gelijke behandelt. We worden niet als een klein bedrijf behandeld – we hebben een open communicatie en een partner die ons helpt succesvol te zijn,” aldus Seppe.

De waarden van het bedrijf:

• Duidelijk inzicht in de roadmap
• Overleg over gezamenlijke ontwikkeling
• Vroegtijdige toegang tot nieuwe mogelijkheden
• Eerlijke communicatie

Hij voegde eraan toe: „Uiteindelijk is het een DMS. Maar dat extraatje – communicatie, inzicht krijgen in wat er gaat gebeuren en je voorbereiden op de volgende stappen – maakt echt het verschil.”