«Vi sitter alle på gullgruvedata – men uten de riktige verktøyene kan vi ikke utnytte dem. NetDocuments hjelper oss med å gjøre dataene våre klare for fremtiden.»

Seppe Geys, IKT-strategi- og driftssjef, Eubelius

Om Eubelius

Eubelius er et ledende belgisk advokatfirma som er forpliktet til innovasjon og langsiktig strategisk vekst. Med fokus på å samkjøre IT-strategien til firmaets overordnede visjon, spiller Seppe Geys en sentral rolle i å hjelpe firmaet med å implementere teknologiske endringer innenfor ett helhetlig rammeverk – og sørger for at systemer, data og strategi går fremover sammen.

Utfordringen: Låse opp firmaets «gulldata»

Som mange moderne firmaer sitter Eubelius på en enorm mengde institusjonell kunnskap – mer enn 10 millioner dokumenter .

Men volum alene er ikke det samme som verdi.

«Vi har gullkorndata, men i dag bruker vi dem ikke egentlig – fordi de er overalt, og det har ennå ikke funnet et skikkelig verktøy for å utnytte dem», delte Seppe.

Firmaets mål var klart:

• Gjør dataene klare for fremtiden
• Aktiver AI-drevne arbeidsflyter
• Skap et enhetlig miljø der kunnskap, sikkerhet og automatisering fungerer sammen
• Gå utover tradisjonell dokumentlagring og over til intelligent databruk

Strategien: Bygg først et AI-klart fundament

For Eubelius var det ikke bare en DMS-beslutning å ta i bruk NetDocuments – det var et strategisk trekk.

AI var en av de tre viktigste driverne og til syvende og sist et vendepunkt i valget av NetDocuments.

Seppe sa: «Det fantes en tydelig plan. Vi kunne allerede leke med den før vi signerte kontrakten. Det var ikke bare noe i en PowerPoint-presentasjon – det var ekte.»

Firmaet ønsket mer enn lagring. Det ønsket:

• Et trygt, lukket miljø
• Innebygd databeskyttelse og DLP
• En realistisk og fremtidssikker AI-veikart
• Evnen til å bevege seg steg for steg mot automatisering og intelligens

Å integrere AI i selve DMS-et var, med Seppes ord, «en selvfølge». «Å ha AI i DMS-et vårt betyr at det er en lukket krets. Databeskyttelse er dekket. Det er én ting mindre å bekymre seg for.»

Sikkerhet og enkelhet i ett miljø

En stor fordel med å bruke ndMAX i NetDocuments er det enhetlige miljøet.

«Sikkerhetsmessig, databeskyttelsesmessig, DLP-messig – alt er dekket i ett miljø», bemerket Seppe.

I stedet for å administrere flere eksterne AI-verktøy eller overvåke skyggeapplikasjoner, kan IT trygt gi advokater sikre, firmagodkjente funksjoner.

Dette forenkler styring og reduserer risiko, samtidig som det gir brukerne meningsfulle verktøy.

Partnerskap er viktig: Åpen kommunikasjon og felles veikart

Utover teknologi, nevner Eubelius forholdet sitt til NetDocuments som en differensierer.

«Vi føler at NetDocuments er likeverdige med oss. Vi blir ikke behandlet som et lite firma – vi har åpen kommunikasjon og en suksesspartner vi kan bygge med», sa Seppe.

Firmaets verdier:

• Gjennomsiktig synlighet av veikart
• Samarbeidsutviklingsdiskusjoner
• Tidlig tilgang til nye funksjoner
• Ærlig kommunikasjon

Han la til: «Til syvende og sist er det et DMS. Men den ekstra detaljen – kommunikasjon og innsikt i hva som kommer og forberedelser til de neste stegene – utgjør en reell forskjell.»