Cómo un único director, en una zona rural de Australia, creó un despacho que abarca tres países, abandonó la mentalidad centrada en el volumen de trabajo y utiliza NetDocuments para prestar los servicios jurídicos que los clientes no pueden realizar por sí mismos.

Acerca del bufete de abogados Belbridge Fleming

Belbridge Fleming Law es un bufete regional con sede en Albury Wodonga, Nueva Gales del Sur, que cuenta con 15 empleados y cuatro abogados. Su único director, Rob Meers, ha creado un bufete que opera de forma deliberada en diferentes husos horarios: uno de los abogados sénior trabaja a distancia desde Londres, y el equipo ha trabajado en diversas ocasiones desde Nueva Zelanda y desde las pistas de esquí de Bulgaria. Esa flexibilidad no es casual. Se debe a su infraestructura.

El reto: gestionar un despacho distribuido desde una sede regional

Para una pequeña empresa que no cuenta con un departamento de TI específico, la tecnología debe funcionar desde cualquier lugar, de forma fiable y sin complicaciones. Meers necesitaba una única fuente de información a la que todo el equipo pudiera acceder simultáneamente, tanto si se encontraban en Albury Wodonga como en el extranjero.

¿Por qué NetDocuments?

La transición desde su anterior sistema de gestión de documentos se llevó a cabo sin contratiempos, gracias al apoyo tanto del producto como del equipo que lo desarrollaba. Lo que Meers descubrió fue algo más que un simple almacén de archivos: accesibilidad en línea, acceso simultáneo a los documentos y una plataforma en torno a la cual toda la consulta podía desarrollarse.

««Es el eje central de todo. Es la base sobre la que debemos trabajar; es un sistema de gestión documental. Existen innumerables sistemas de gestión de despachos que se pueden utilizar, pero el sistema de gestión documental en sí mismo es la fuente del registro de los datos de los clientes. Para nosotros, lo importante es centrarnos en las necesidades de nuestros clientes».»

Rob Meers, director de Belbridge Fleming Law

El trabajo que realmente importa

Para Meers, el crecimiento nunca ha tenido que ver con el volumen, sino con identificar lo que los clientes actuales aún no tienen y necesitan. El historial completo de documentos de NetDocuments permite visualizarlo. Se trata de una filosofía que encaja perfectamente con la dirección que está tomando el sector jurídico: a medida que los clientes están cada vez mejor informados y la inteligencia artificial pone a su alcance más información que nunca, el trabajo que realmente requiere la intervención de un abogado se define con mayor claridad —y adquiere mayor valor—.

«Hoy en día, los clientes están mejor informados y tienen un mejor acceso a la información; la inteligencia artificial les proporciona una cantidad mucho mayor de información. Programas como NetDocuments nos permiten ocuparnos de los aspectos más específicos que los clientes valoran, y a nosotros se nos remunera por el valor que aportamos».

Rob Meers, director de Belbridge Fleming Law

La gente solo necesita abogados para aquellas cosas que no puede hacer por sí misma. NetDocuments ayuda al bufete Belbridge Fleming Law a asegurarse de que ese sea precisamente el ámbito al que dedican su tiempo.

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Resultados clave

• La flexibilidad necesaria para hacer crecer la consulta sin aumentar su complejidad
• Un equipo distribuido que abarca distintas regiones de Australia y el Reino Unido y que trabaja desde una única plataforma de fácil acceso
• Una transición fluida desde un sistema de gestión documental (DMS) heredado, con el apoyo del equipo de implementación de NetDocuments
• Acceso simultáneo a los documentos que permite la colaboración en tiempo real en toda la consulta
• Un expediente completo del cliente que pone de manifiesto las necesidades no cubiertas y sirve de base para un trabajo de mayor valor