«Uno de los principales motivos para pasarnos a NetDocuments fue preparar a la empresa para el futuro, asegurándonos de estar listos para lo que se avecina».

Graham Sweeney, socio director de Schofield Sweeney Solicitors

Acerca de Schofield Sweeney

Schofield Sweeney es un bufete de abogados líder en derecho mercantil con sede en West Yorkshire, que asesora a grandes pymes y sociedades anónimas de ámbito nacional en todo el Reino Unido. Como bufete centrado en el crecimiento, la innovación y el servicio al cliente, la dirección reconoció que su infraestructura documental debía evolucionar para dar respuesta a la práctica transaccional moderna y a las tecnologías del futuro.

El reto: servidores de archivos, confusión con las versiones y dificultades en el acceso remoto

Antes de migrar a NetDocuments, Schofield Sweeney almacenaba los documentos en su sistema de gestión de expedientes, que funcionaba a través de un servidor de archivos. Aunque era funcional, cada vez generaba más dificultades, especialmente para los abogados especializados en transacciones.

Entre los principales retos se encontraban:

• Dificultad para localizar documentos con rapidez
• Problemas relacionados con el control de versiones
• Movilidad limitada debido a la dependencia de redes VPN y de clientes ligeros
• Gestión ineficaz del correo electrónico y los documentos

Para los abogados que se ocupan de asuntos corporativos e inmobiliarios que evolucionan rápidamente, estas limitaciones ralentizaban la productividad y generaban una frustración innecesaria.

«Los abogados especializados en transacciones tenían dificultades para localizar documentos y gestionar las distintas versiones. Para acceder a los archivos, a menudo tenían que pasar por clientes ligeros o conexiones VPN», explicó Sweeney.

La solución: una plataforma nativa en la nube diseñada para la práctica moderna

Al migrar a NetDocuments, el bufete centralizó sus documentos en una plataforma segura basada en la nube y diseñada para flujos de trabajo jurídicos.

El impacto fue inmediato:

• Recuperación más sencilla de documentos
• Control de versiones fiable
• Acceso seguro desde cualquier lugar
• Gestión simplificada del correo electrónico

Sweeney señaló: «Es mucho más fácil localizar documentos, controlar las versiones y acceder a ellos desde cualquier lugar siempre que sea necesario».

Los profesionales ya no tienen que esperar a volver a la oficina para gestionar sus correos electrónicos o guardar documentos importantes. Ahora pueden realizar estas tareas en tiempo real: entre reuniones, durante los desplazamientos o mientras trabajan a distancia.

Integración perfecta: DocuSign y mucho más

Para los equipos de derecho mercantil y de derecho inmobiliario de Schofield Sweeney, la integración con DocuSign ha supuesto un cambio radical.

Los documentos se transfieren sin problemas entre NetDocuments y DocuSign para su firma, cumplimentación y seguimiento, lo que agiliza los plazos de las operaciones y mejora la capacidad de respuesta ante los clientes.

«La integración con DocuSign ha supuesto una gran ventaja para los equipos. Ha supuesto un cambio significativo en su día a día», afirmó Sweeney.

Una medida estratégica: sentar las bases para la inteligencia artificial

Aunque la eficiencia operativa era importante, los directivos tenían una visión más amplia.

Sweeney comentó: «Uno de los principales motivos fue reunir todos nuestros documentos en una plataforma que permitiera acceder a ellos desde otros sistemas y que nos preparara para la inteligencia artificial».

La empresa eligió deliberadamente NetDocuments para garantizar que su entorno documental pudiera integrarse con tecnologías futuras y dar soporte a las capacidades de inteligencia artificial en constante evolución.

Tras analizar el mercado, NetDocuments se destacó como la plataforma mejor posicionada para garantizar la viabilidad futura de la infraestructura de la empresa.

Listos para lo que venga

Al pasarse a NetDocuments, Schofield Sweeney ha:

• Se han eliminado las limitaciones del servidor de archivos
• Gestión simplificada de documentos y correos electrónicos
• Mayor movilidad para los profesionales que generan ingresos
• Flujos de trabajo transaccionales optimizados
• Se ha establecido una base segura y preparada para la inteligencia artificial

La empresa se encuentra ahora en condiciones de incorporar nuevas capacidades a medida que surjan, lo que garantiza que sus sistemas evolucionen al ritmo de las expectativas de los clientes.

Para Schofield Sweeney, el objetivo no es solo mejorar la gestión de documentos, sino crear una plataforma que permita ejercer la abogacía de una forma más inteligente, más conectada y mejor preparada para el futuro.

ACTUALIZACIÓN: La empresa ha lanzado el asistente de IA y está desarrollando aplicaciones para sus equipos.