“Uno dei motivi principali che ci ha spinto a passare a NetDocuments è stato quello di garantire il futuro dello studio, assicurandoci di essere pronti per ciò che ci aspetta.”

Graham Sweeney, socio amministratore, Schofield Sweeney Solicitors

Informazioni su Schofield Sweeney

Schofield Sweeney è uno studio legale di spicco specializzato in diritto commerciale con sede nel West Yorkshire, che fornisce consulenza a grandi PMI e società per azioni nazionali in tutto il Regno Unito. Essendo uno studio incentrato sulla crescita, sull’innovazione e sul servizio al cliente, la dirigenza ha riconosciuto la necessità di far evolvere la propria infrastruttura documentale per supportare la moderna pratica transazionale e le tecnologie del futuro.

La sfida: server di file, confusione sulle versioni e difficoltà nell’accesso remoto

Prima di passare a NetDocuments, Schofield Sweeney archiviava i documenti all’interno del proprio sistema di gestione dei casi, basato su un file server. Pur essendo funzionale, tale sistema creava sempre più difficoltà, in particolare per gli avvocati specializzati in diritto transazionale.

Tra le principali sfide figuravano:

• Difficoltà nel reperire rapidamente i documenti
• Problemi relativi al controllo di versione
• Mobilità limitata a causa delle dipendenze dalla VPN e dai thin client
• Gestione inefficiente delle e-mail e dei documenti

Per gli avvocati che si occupano di questioni societarie e immobiliari in rapida evoluzione, questi vincoli hanno rallentato la produttività e causato inutili frustrazioni.

“Gli avvocati specializzati in diritto commerciale facevano fatica a trovare i documenti e a gestirne le diverse versioni. Per accedere ai file spesso era necessario passare attraverso thin client o connessioni VPN”, ha spiegato Sweeney.

La soluzione: una piattaforma cloud-native pensata per gli studi professionali moderni

Grazie alla migrazione a NetDocuments, lo studio ha centralizzato i propri documenti in una piattaforma sicura basata sul cloud, progettata appositamente per i flussi di lavoro legali.

L'effetto è stato immediato:

• Ricerca più agevole dei documenti
• Controllo affidabile delle versioni
• Accesso sicuro da qualsiasi luogo
• Gestione semplificata delle e-mail

Sweeney ha osservato: «È molto più facile individuare i documenti, gestirne le versioni e accedervi ovunque ci si trovi, ogni volta che se ne ha bisogno».

I professionisti non devono più aspettare di tornare in ufficio per gestire le e-mail o salvare i documenti importanti. Ora è possibile svolgere queste attività in tempo reale: tra una riunione e l’altra, durante i viaggi o mentre si lavora da remoto.

Integrazione perfetta: DocuSign e oltre

Per i team aziendali e immobiliari di Schofield Sweeney, l’integrazione con DocuSign ha rappresentato una vera e propria rivoluzione.

I documenti passano senza soluzione di continuità da NetDocuments a DocuSign per la firma, il completamento e il monitoraggio, ottimizzando i tempi di chiusura delle trattative e migliorando la reattività nei confronti dei clienti.

«L’integrazione con DocuSign è stata un grande vantaggio per i team. Fa davvero la differenza nella loro vita», ha affermato Sweeney.

Una mossa strategica: gettare le basi per l'intelligenza artificiale

Sebbene l'efficienza operativa fosse importante, la dirigenza aveva una visione più ampia.

Sweeney ha commentato: «Uno dei fattori determinanti è stato quello di trasferire tutti i nostri documenti su una piattaforma che li rendesse accessibili da altri sistemi e ci preparasse all’uso dell’intelligenza artificiale».

L'azienda ha scelto consapevolmente NetDocuments per garantire che il proprio ambiente documentale potesse integrarsi con le tecnologie future e supportare le funzionalità in continua evoluzione dell'intelligenza artificiale.

Dopo aver analizzato il mercato, NetDocuments si è distinta come la piattaforma più adatta a garantire che l’infrastruttura dello studio fosse a prova di futuro.

Pronti per il futuro

Passando a NetDocuments, Schofield Sweeney ha:

• Eliminazione dei limiti dei file server
• Gestione semplificata dei documenti e delle e-mail
• Maggiore mobilità per i professionisti
• Flussi di lavoro transazionali ottimizzati
• È stata creata una base sicura e predisposta per l'intelligenza artificiale

L'azienda è ora in grado di adottare nuove funzionalità man mano che si presentano, garantendo che i propri sistemi si evolvano di pari passo con le aspettative dei clienti.

Per Schofield Sweeney, questo percorso non riguarda solo una migliore gestione dei documenti, ma anche la creazione di una piattaforma che supporti una pratica legale più intelligente, più interconnessa e più orientata al futuro.

AGGIORNAMENTO: L'azienda ha lanciato l'assistente basato sull'intelligenza artificiale e sta sviluppando delle app per i propri team.