“Um dos principais motivos para migrarmos para o NetDocuments foi preparar a empresa para o futuro — garantindo que estivéssemos prontos para o que está por vir.”

Graham Sweeney, sócio-gerente da Schofield Sweeney Solicitors

Sobre Schofield Sweeney

A Schofield Sweeney é um escritório de advocacia comercial de referência com sede em West Yorkshire, que presta assessoria a grandes PMEs e sociedades anônimas de âmbito nacional em todo o Reino Unido. Como escritório focado no crescimento, na inovação e no atendimento ao cliente, a liderança reconheceu que sua infraestrutura documental precisava evoluir para dar suporte à prática transacional moderna e às tecnologias do futuro.

O desafio: servidores de arquivos, confusão de versões e dificuldades no acesso remoto

Antes de migrar para o NetDocuments, a Schofield Sweeney armazenava documentos em seu sistema de gestão de processos, que funcionava com base em um servidor de arquivos. Embora fosse funcional, esse sistema gerava cada vez mais atritos — especialmente para os advogados que atuam na área transacional.

Entre os principais desafios estavam:

• Dificuldade em localizar documentos rapidamente
• Problemas relacionados ao controle de versão
• Mobilidade limitada devido à dependência de VPN e de thin clients
• Gestão ineficiente de e-mails e documentos

Para os advogados que lidam com questões corporativas e imobiliárias em constante evolução, essas limitações reduziram a produtividade e geraram frustração desnecessária.

“Os advogados especializados em transações tinham dificuldade para localizar documentos e gerenciar versões. O acesso aos arquivos muitas vezes exigia o uso de thin clients ou conexões VPN”, explicou Sweeney.

A solução: uma plataforma nativa da nuvem desenvolvida para consultórios modernos

Ao migrar para o NetDocuments, o escritório centralizou seus documentos em uma plataforma segura baseada na nuvem, projetada para fluxos de trabalho jurídicos.

O impacto foi imediato:

• Recuperação mais fácil de documentos
• Controle de versão confiável
• Acesso seguro de qualquer lugar
• Gerenciamento simplificado de e-mails

Sweeney observou: “É muito mais fácil localizar documentos, controlar versões e acessá-los em qualquer lugar, sempre que necessário.”

Os profissionais já não precisam esperar até voltarem ao escritório para gerenciar e-mails ou salvar documentos importantes. Agora, as tarefas podem ser realizadas em tempo real — entre reuniões, durante viagens ou ao trabalhar remotamente.

Integração perfeita: DocuSign e muito mais

Para as equipes de direito societário e imobiliário da Schofield Sweeney, a integração com a DocuSign tem sido transformadora.

Os documentos circulam de forma integrada entre o NetDocuments e o DocuSign para assinatura, preenchimento e acompanhamento — agilizando os prazos das transações e melhorando a capacidade de resposta aos clientes.

“A integração com o DocuSign tem sido uma grande vantagem para as equipes. Isso faz uma diferença real na vida delas”, afirmou Sweeney.

Uma iniciativa estratégica: construindo uma base preparada para a IA

Embora a eficiência operacional fosse importante, a liderança tinha uma visão mais ampla.

Sweeney comentou: “Um dos principais motivadores foi reunir todos os nossos documentos em uma plataforma que os tornasse acessíveis a partir de outros sistemas — e nos preparasse para a IA.”

A empresa escolheu deliberadamente a NetDocuments para garantir que seu ambiente de documentos pudesse se integrar a tecnologias futuras e dar suporte a recursos de IA em constante evolução.

Após uma análise do mercado, a NetDocuments destacou-se como a plataforma mais bem posicionada para preparar a infraestrutura da empresa para o futuro.

Prontos para o que vem a seguir

Ao migrar para o NetDocuments, a Schofield Sweeney conseguiu:

• Eliminação das limitações do servidor de arquivos
• Gestão simplificada de documentos e e-mails
• Maior mobilidade para os profissionais que geram receita
• Fluxos de trabalho transacionais simplificados
• Estabeleceu uma base segura e preparada para a IA

A empresa está agora preparada para adotar novas funcionalidades à medida que estas surgem — garantindo que seus sistemas evoluam em sintonia com as expectativas dos clientes.

Para a Schofield Sweeney, a jornada não se resume apenas a uma melhor gestão de documentos, mas sim à criação de uma plataforma que apoie uma prática jurídica mais inteligente, mais conectada e mais preparada para o futuro.

ATUALIZAÇÃO: A empresa lançou o assistente de IA e está desenvolvendo aplicativos para suas equipes.