“Een van de belangrijkste redenen om over te stappen naar NetDocuments was dat we ons kantoor toekomstbestendig wilden maken – om ervoor te zorgen dat we klaar zijn voor wat er op ons afkomt.”

Graham Sweeney, managing partner bij Schofield Sweeney Solicitors

Over Schofield Sweeney

Schofield Sweeney is een toonaangevend advocatenkantoor op het gebied van ondernemingsrecht, gevestigd in West Yorkshire, dat advies verleent aan grotere middelgrote ondernemingen en beursgenoteerde bedrijven in het hele Verenigd Koninkrijk. Als kantoor dat zich richt op groei, innovatie en klantenservice, zag het management in dat de documentinfrastructuur moest worden aangepast om de moderne transactiepraktijk en toekomstige technologieën te kunnen ondersteunen.

De uitdaging: bestandsservers, verwarring over versies en problemen met toegang op afstand

Voordat Schofield Sweeney overstapte naar NetDocuments, bewaarde het bedrijf documenten in zijn casemanagementsysteem, dat op een bestandsserver draaide. Hoewel dit systeem functioneel was, zorgde het steeds vaker voor problemen — met name voor advocaten die zich bezighouden met transactiezaken.

De belangrijkste uitdagingen waren onder meer:

• Moeite om documenten snel te vinden
• Problemen met versiebeheer
• Beperkte mobiliteit als gevolg van afhankelijkheid van VPN en thin clients
• Inefficiënt e-mail- en documentbeheer

Voor advocaten die zich bezighouden met snel veranderende zakelijke en vastgoedzaken, remden deze beperkingen de productiviteit af en zorgden ze voor onnodige frustratie.

“Transactieadvocaten hadden moeite met het vinden van documenten en het beheren van verschillende versies. Om bij bestanden te komen, moesten ze vaak via thin clients of VPN-verbindingen werken,” vertelde Sweeney.

De oplossing: een cloud-native platform, speciaal ontwikkeld voor moderne praktijken

Door over te stappen op NetDocuments heeft het kantoor zijn documenten gecentraliseerd op een veilig, cloudgebaseerd platform dat speciaal is ontworpen voor juridische werkprocessen.

Het effect was onmiddellijk merkbaar:

• Documenten gemakkelijker terugvinden
• Betrouwbare versiebeheer
• Veilige toegang, waar je ook bent
• Vereenvoudigd e-mailbeheer

Sweeney merkte op: „Het is veel eenvoudiger om documenten te vinden, versies te beheren en ze onderweg te raadplegen wanneer dat nodig is.“

Medewerkers hoeven niet langer te wachten tot ze weer op kantoor zijn om hun e-mails te bewerken of belangrijke documenten op te slaan. Taken kunnen nu in realtime worden uitgevoerd – tussen vergaderingen door, tijdens het reizen of wanneer ze op afstand werken.

Naadloze integratie: DocuSign en meer

Voor de teams op het gebied van bedrijfsrecht en vastgoed bij Schofield Sweeney heeft de integratie met DocuSign voor een ware ommekeer gezorgd.

Documenten worden naadloos uitgewisseld tussen NetDocuments en DocuSign voor ondertekening, afhandeling en opvolging, waardoor de doorlooptijd van transacties wordt verkort en de reactiesnelheid naar klanten wordt verbeterd.

"De integratie met DocuSign is een enorme uitkomst voor de teams. Het maakt echt een verschil in hun dagelijks werk," aldus Sweeney.

Een strategische stap: een basis leggen voor AI

Hoewel operationele efficiëntie belangrijk was, had het management een bredere visie.

Sweeney merkte op: „Een van de belangrijkste drijfveren was om al onze documenten onder te brengen op een platform dat ze toegankelijk maakte vanuit andere systemen – en ons klaar maakte voor AI.“

Het bedrijf heeft bewust voor NetDocuments gekozen om ervoor te zorgen dat zijn documentomgeving kan worden geïntegreerd met toekomstige technologieën en de zich ontwikkelende AI-mogelijkheden kan ondersteunen.

Na een grondige analyse van de markt bleek NetDocuments het platform te zijn dat het meest geschikt was om de infrastructuur van het bedrijf toekomstbestendig te maken.

Klaar voor wat er komen gaat

Door over te stappen naar NetDocuments heeft Schofield Sweeney:

• Beperkingen van de bestandsserver opgeheven
• Vereenvoudigd document- en e-mailbeheer
• Betere mobiliteit voor medewerkers die inkomsten genereren
• Gestroomlijnde transactiewerkprocessen
• Een veilige, AI-ready basis gelegd

Het bedrijf is nu in staat om nieuwe mogelijkheden te omarmen zodra deze zich aandienen, waardoor de systemen mee blijven evolueren met de verwachtingen van de klanten.

Voor Schofield Sweeney gaat het niet alleen om beter documentbeheer, maar ook om het opzetten van een platform dat een slimmere, beter verbonden en toekomstbestendige advocatenpraktijk ondersteunt.

UPDATE: Het bedrijf heeft de AI-assistent gelanceerd en is bezig met het ontwikkelen van apps voor zijn teams.