“Toen we de overstap naar de cloud maakten, hebben we niet zomaar alles gemigreerd. We hebben even stilgestaan en alles grondig geëvalueerd. We hebben gekozen voor de oplossing waarin wij geloofden – niet per se voor degene waar anderen voor kozen.“

Cato Haukeland, Chief Digital Officer bij SANDS

Over SANDS

SANDS is een toonaangevend Noors advocatenkantoor met ongeveer 220 advocaten en medewerkers. Het kantoor staat bekend om zijn vooruitstrevende benadering van technologie en heeft automatisering en AI al eerder omarmd dan veel andere spelers op de Scandinavische juridische markt.

Onder leiding van CDO Cato Haukeland benadert SANDS technologie niet als een hulpmiddel, maar als een strategische factor – een factor die toekomstbestendig en automatiseringsvriendelijk moet zijn en nauw moet aansluiten bij de doelstellingen van het bedrijf.

De aanleiding: een noodzakelijke stap — en een strategische kans

SANDS werkte met on-premise technologie toen hun huidige leverancier aankondigde niet langer in zijn on-premise oplossing te zullen investeren. Een overstap naar de cloud was onvermijdelijk geworden.

In plaats van de migratie te beschouwen als een simpele 'lift-and-shift'-operatie, nam het management even de tijd om na te denken.

"Aangezien we toch al naar de cloud zouden overstappen, hebben we even stilgestaan bij de zaak en besloten dat we alle alternatieven moesten bekijken", vertelde Haukeland.

Die evaluatie leidde uiteindelijk tot NetDocuments.

De beslissing van SANDS was gebaseerd op strategie, uitvoeringsvermogen en een langetermijnvisie.

Een toekomstbestendig platform kiezen

SANDS was al een early adopter op het gebied van AI en integreerde al in juni 2023 een eigen OpenAI-instantie — nog voordat de DMS-platforms werden gemigreerd.

Voor het bedrijf moest elk nieuw documentbeheersysteem aan drie belangrijke criteria voldoen:

1. Een duidelijke, geloofwaardige langetermijnstrategie
2. Aantoonbaar vermogen om die routekaart uit te voeren
3. Grote investeringen in AI en automatisering

Haukeland merkte op: „Het was belangrijk dat we ons konden voorstellen dat we deze oplossing in de toekomst zouden gaan gebruiken.“

NetDocuments onderscheidde zich niet alleen als een DMS, maar ook als een platform dat aansloot bij de richting die het kantoor op wilde gaan.

Automatisering als strategisch hefboom

Automatisering staat centraal in de IT-filosofie van SANDS.

Het kantoor maakt zowel binnen als buiten NetDocuments intensief gebruik van automatisering — het beperkt zich niet tot het toepassen van standaardworkflows, maar ontwikkelt zijn eigen processen die zijn afgestemd op de behoeften van het kantoor.

"Voor ons was het belangrijk dat we binnen het DMS onze eigen workflows konden opzetten – en niet alleen maar konden overnemen wat iedereen gebruikt," aldus Haukeland.

Hun automatiseringsinspanningen richten zich op twee belangrijke gebieden:

1. Naleving — Het vervelende mogelijk maken

Bepaalde nalevingsprocessen verliepen in het verleden niet consistent, omdat ze tijdrovend waren en handmatig moesten worden uitgevoerd.

Bijvoorbeeld:

• Het bijhouden van aandelenbezit door werknemers voor wettelijke doeleinden
• Het verzamelen en vastleggen van nalevingsverklaringen

Dankzij automatisering verzamelt, volgt en documenteert SANDS deze informatie op efficiënte wijze, waardoor naleving van de regelgeving wordt gewaarborgd zonder extra belasting te veroorzaken.

Hij voegde eraan toe: „Zonder automatisering zouden we het niet doen. Het kost gewoon te veel tijd.”

2. Operationele microprocessen

Het kantoor maakt ook gebruik van automatisering om kleinere, maar zeer belangrijke interne processen te vereenvoudigen, zoals het opstellen van prognoses voor advocaten.

In plaats van een apart programma aan te schaffen, heeft SANDS in twee dagen een lichtgewicht automatiseringsoplossing ontwikkeld.

Haukeland merkte op: „Het stelt ons in staat dingen te doen die we anders niet zouden doen.“

Adoptie: verrassend soepel

DMS-transformaties in juridische omgevingen verlopen zelden zonder slag of stoot, maar de overstap van SANDS naar NetDocuments verliep opvallend soepel.

Het bedrijf ging in slechts vier dagen live.

"Eerlijk gezegd had ik meer ophef verwacht. Na de livegang was er bijna niets te merken," zei Haukeland.

De reacties van gebruikers zijn positief, met name wat betreft de tijdwinst bij het dagelijkse documentenwerk.

Hij voegde eraan toe: „NetDocuments bespaart tijd bij het dagelijkse werk. Dat is heel waardevol.”

Voor een systeem dat zo cruciaal is als een DMS, was het feit dat er geen storingen optraden op zich al een groot succes.

AI: van vroege toepassing tot geïntegreerde intelligentie

SANDS had al geëxperimenteerd met AI in combinatie met zijn vorige DMS. Door AI echter rechtstreeks in de documentomgeving te integreren, ontstaan er nieuwe mogelijkheden.

Het bedrijf ziet enorme mogelijkheden in:

• Automatisch kennis uit documenten halen
• Best practices in kaart brengen zonder handmatige selectie
• De afhankelijkheid van grote kennisbeheerteams verminderen

"We zijn een klein bedrijf in een mondiale context. We kunnen ons niet veroorloven om tien medewerkers aan kennisbeheer te hebben die best practices verzamelen. We hebben een tool nodig die dat voor ons doet," merkte Haukeland op.

SANDS beschouwt de AI-roadmap van NetDocuments – met name op het gebied van kennisontsluiting en intelligent zoeken – als een strategische factor die het rendement vergroot.

Partnerschap voorop

Naast de technologie is de samenwerking met NetDocuments een van de belangrijkste onderscheidende factoren voor SANDS geweest.

Bij hun vorige leverancier was er een zekere afstand. Bij NetDocuments verloopt de communicatie direct, open en in samenwerking.

De waarden van SANDS:

• Duidelijke communicatie
• Toegang tot productteams
• Inzicht in de ontwikkelingen van de roadmap
• Het vermogen om zinvolle input te leveren

"We vinden het makkelijk om contact op te nemen met NetDocuments, en de communicatie verloopt heel soepel. Dat vinden we belangrijk," aldus Haukeland.

Het resultaat: een platform dat klaar is voor de toekomst

Door voor NetDocuments te kiezen, heeft SANDS:

• De overgang van on-premise naar de cloud is succesvol verlopen
• Een soepele acceptatie door de gebruikers
• Zorgde voor uitgebreide automatisering
• Ingebouwde AI in een beveiligde omgeving
• Het bedrijf klaar gestoomd voor toekomstige kennisintelligentie

Het belangrijkste is dat SANDS nu beschikt over een basis die het mogelijk maakt om de gegevens daadwerkelijk te benutten — en niet alleen maar op te slaan.

“Dankzij NetDocuments konden we de volgende stap zetten: onze gegevens inzetten met behulp van AI en automatisering.”