«Da vi gikk over til skyen, migrerte vi ikke bare. Vi stoppet opp og evaluerte alt. Vi valgte løsningen vi trodde på – ikke nødvendigvis den andre valgte. »

Cato Haukeland, Chief Digital Officer, SANDS

Om SANDS

SANDS er et ledende norsk advokatfirma med omtrent 220 advokater og ansatte. Firmaet er kjent for sin fremtidsrettede tilnærming til teknologi, og har tatt i bruk automatisering og kunstig intelligens tidligere enn mange i det nordiske juridiske markedet.

Under ledelse av CDO Cato Haukeland, nærmer SANDS seg teknologi ikke som et verktøy, men som en strategisk muliggjører – en som må være fremtidssikker, automatiseringsvennlig og tett i tråd med firmaets mål.

Utløseren: Et obligatorisk trekk – og en strategisk mulighet

SANDS hadde drevet med lokal teknologi da deres eksisterende leverandør annonserte at de ikke lenger ville investere i deres lokale løsning. En overgang til skyen ble uunngåelig.

I stedet for å behandle migrasjonen som en løft-og-flytt-øvelse, tok ledelsen en pause.

«Siden vi uansett skulle til skyen, stoppet vi opp og tenkte at vi burde vurdere alle alternativene», delte Haukeland.

Den evalueringen førte til slutt til NetDocuments.

SANDS' beslutning var basert på strategi, gjennomføringsevne og langsiktig visjon.

Valg av en fremtidssikker plattform

SANDS var allerede en tidlig bruker av AI, og integrerte sin egen OpenAI-instans så tidlig som i juni 2023 – selv før migreringen av DMS-plattformer.

For firmaet måtte ethvert nytt dokumenthåndteringssystem oppfylle tre viktige kriterier:

1. En tydelig og troverdig langsiktig strategi
2. Dokumentert evne til å gjennomføre på den planen
3. Store investeringer i AI og automatisering

Haukeland bemerket: «Det var viktig at vi kunne se oss selv bruke denne løsningen i fremtiden.»

NetDocuments utmerket seg ikke bare som et DMS, men som en plattform i tråd med retningen firmaet ønsket å gå i.

Automatisering som en strategisk grepstang

Automatisering er sentralt i SANDS' IT-filosofi.

Firmaet bruker mye automatisering både i og utenfor NetDocuments – de tar ikke bare i bruk standard arbeidsflyter, men bygger også egne prosesser skreddersydd til firmaets behov.

«For oss var det viktig at vi kunne lage våre egne arbeidsflyter i DMS-et – ikke bare ta i bruk det alle andre bruker», sa Haukeland.

Automatiseringsarbeidet deres fokuserer på to hovedområder:

1. Etterlevelse – Gjør det kjedelige mulig

Enkelte samsvarsprosesser var historisk sett inkonsekvente fordi de var tidkrevende og manuelle.

For eksempel:

• Sporing av ansattes aksjeeierskap for regulatoriske formål
• Innsamling og dokumentering av samsvarserklæringer

Gjennom automatisering samler, sporer og dokumenterer SANDS denne informasjonen effektivt – og sikrer samsvar med regelverk uten å øke byrden.

Han la til: «Uten automatisering ville vi ikke gjort det. Det tar bare for mye tid.»

2. Operasjonelle mikroprosesser

Firmaet bruker også automatisering for å forenkle mindre, men effektive interne prosesser, som for eksempel prognoser for advokater.

I stedet for å kjøpe et separat verktøy, bygde SANDS en lett automatiseringsløsning på to dager.

Haukeland bemerket: «Det gir oss muligheten til å gjøre ting vi ellers ikke ville gjort.»

Adopsjon: Overraskende smidig

DMS-transformasjoner i juridiske miljøer er sjelden smertefrie, men SANDS' overgang til NetDocuments var bemerkelsesverdig smidig.

Firmaet ble lansert på bare fire dager.

«Jeg forventet mer støy, for å være ærlig. Etter at vi startet live, var det nesten ingenting», sa Haukeland.

Brukertilbakemeldingene har vært positive, spesielt når det gjelder tidsbesparelser i det daglige dokumentarbeidet.

Han la til: «NetDocuments sparer tid i det daglige arbeidet. Det er ganske verdifullt.»

For et så sentralt system som et DMS, var fraværet av forstyrrelser i seg selv en stor suksess.

AI: Fra tidlig adopsjon til innebygd intelligens

SANDS hadde allerede eksperimentert med AI lagt over sitt tidligere DMS. Å bringe AI direkte inn i dokumentmiljøet gir imidlertid nye muligheter.

Firmaet ser et enormt potensial innen:

• Automatisk uttrekk av kunnskap fra dokumenter
• Avdekking av beste praksis uten manuell kuratering
• Redusere avhengigheten av store kunnskapshåndteringsteam

«Vi er et lite firma i en global kontekst. Vi kan ikke ha 10 kunnskapshåndteringsmedarbeidere som samler inn beste praksis. Vi trenger et verktøy som kan gjøre det for oss», bemerket Haukeland.

SANDS ser på NetDocuments AI-veikart – spesielt rundt kunnskapsutvinning og intelligent søk – som en strategisk multiplikator.

Prioritering av partnerskap

Utover teknologi har en av de viktigste differensiatorene for SANDS vært forholdet til NetDocuments.

Med deres forrige leverandør var det distanse. Med NetDocuments er kommunikasjonen direkte, åpen og samarbeidsorientert.

SANDS-verdier:

• Enkel kommunikasjon
• Tilgang til produktteam
• Synlighet i utviklingen av veikartet
• Evnen til å gi meningsfulle innspill

«Vi synes det er enkelt å komme i kontakt med NetDocuments, og kommunikasjonen er veldig grei. Det er viktig for oss», sa Haukeland.

Resultatet: En plattform bygget for hva som kommer videre

Ved å velge NetDocuments har SANDS:

• Vellykket overgang fra lokal drift til sky
• Opprettholdt jevn brukeradopsjon
• Aktiverte omfattende automatisering
• Innebygd AI i et sikkert miljø
• Posisjonerte firmaet for fremtidens kunnskapsintelligens

Viktigst av alt, SANDS har nå et fundament som støtter ønsket om å utnytte dataene sine – ikke bare lagre dem.

«NetDocuments gjorde det mulig for oss å ta neste steg – bruke dataene våre med AI og automatisering.»