”När vi gick över till molnet nöjde vi oss inte med att bara migrera. Vi tog ett steg tillbaka och utvärderade allt. Vi valde den lösning vi trodde på – inte nödvändigtvis den som andra valde.”

Cato Haukeland, digitalchef, SANDS

Om SANDS

SANDS är en ledande norsk advokatbyrå med cirka 220 jurister och övrig personal. Byrån är känd för sitt framåtblickande förhållningssätt till teknik och har anammat automatisering och AI tidigare än många andra aktörer på den nordiska advokatmarknaden.

Under ledning av CDO Cato Haukeland betraktar SANDS tekniken inte som ett verktyg, utan som en strategisk drivkraft – en som måste vara framtidssäker, anpassad för automatisering och i nära samklang med företagets mål.

Utlösaren: Ett nödvändigt steg – och en strategisk möjlighet

SANDS hade använt lokal teknik när deras befintliga leverantör meddelade att man inte längre skulle satsa på sin lokala lösning. En övergång till molnet blev oundviklig.

I stället för att betrakta migreringen som ett rent ”lift-and-shift”-projekt tog ledningen ett steg tillbaka.

”Eftersom vi ändå skulle gå över till molnet tog vi ett steg tillbaka och insåg att vi borde utvärdera alla alternativ”, berättade Haukeland.

Den utvärderingen ledde till slut till NetDocuments.

SANDS beslut grundades på strategi, genomförandeförmåga och en långsiktig vision.

Att välja en framtidssäker plattform

SANDS var redan tidigt ute med att införa AI och integrerade sin egen OpenAI-instans redan i juni 2023 – till och med innan man migrerade DMS-plattformarna.

För företaget måste ett nytt dokumenthanteringssystem uppfylla tre viktiga kriterier:

1. En tydlig och trovärdig långsiktig strategi
2. Bevisad förmåga att genomföra den strategin
3. Stora investeringar i AI och automatisering

Haukeland konstaterade: ”Det var viktigt att vi kunde se oss själva använda den här lösningen i framtiden.”

NetDocuments utmärkte sig inte bara som ett dokumenthanteringssystem, utan som en plattform som låg i linje med den riktning företaget ville gå i.

Automatisering som strategiskt verktyg

Automatisering är en central del av SANDS IT-filosofi.

Företaget använder automatisering i stor utsträckning både inom och utanför NetDocuments – man nöjer sig inte med att införa standardiserade arbetsflöden, utan utvecklar egna processer som är skräddarsydda efter företagets behov.

”För oss var det viktigt att kunna skapa våra egna arbetsflöden inom DMS-systemet – inte bara anamma det som alla andra använder”, sade Haukeland.

Deras automatiseringsarbete inriktas på två huvudområden:

1. Efterlevnad – Att göra det mödosamma möjligt

Vissa efterlevnadsprocesser har historiskt sett varit inkonsekventa eftersom de var tidskrävande och manuella.

Till exempel:

• Uppföljning av personalens aktieinnehav för tillsynsändamål
• Insamling och dokumentation av försäkringar om efterlevnad

Genom automatisering samlar SANDS in, spårar och dokumenterar denna information på ett effektivt sätt – vilket säkerställer efterlevnad av lagstiftningen utan att skapa extra arbetsbörda.

Han tillade: ”Utan automatisering skulle vi inte klara det. Det tar helt enkelt för lång tid.”

2. Operativa mikroprocesser

Företaget använder även automatisering för att förenkla mindre men betydelsefulla interna processer, såsom prognoser för jurister.

I stället för att köpa ett separat verktyg utvecklade SANDS en smidig automatiseringslösning på två dagar.

Haukeland konstaterade: ”Det ger oss möjlighet att göra saker som vi annars inte skulle göra.”

Adoption: Förvånansvärt smidigt

DMS-omställningar inom juridiska miljöer går sällan smärtfritt, men SANDS övergång till NetDocuments gick anmärkningsvärt smidigt.

Företaget var igång på bara fyra dagar.

”Jag hade ärligt talat förväntat mig mer oväsen. Efter driftsättningen var det nästan helt tyst”, sa Haukeland.

Användarnas återkoppling har varit positiv, särskilt när det gäller tidsbesparingar i det dagliga dokumentarbetet.

Han tillade: ”NetDocuments sparar tid i det dagliga arbetet. Det är verkligen värdefullt.”

För ett system som är så centralt som ett DMS var det faktum att det inte uppstod några störningar i sig en stor framgång.

AI: Från tidig användning till inbyggd intelligens

SANDS hade redan testat att integrera AI i sitt tidigare dokumenthanteringssystem. Att dock införa AI direkt i dokumentmiljön öppnar upp för nya möjligheter.

Företaget ser en enorm potential inom:

• Automatisk utvinning av kunskap ur dokument
• Att lyfta fram bästa praxis utan manuell urval
• Minska beroendet av stora team för kunskapshantering

”Vi är ett litet företag i ett globalt sammanhang. Vi har inte råd att ha tio medarbetare inom kunskapshantering som samlar in bästa praxis. Vi behöver ett verktyg som sköter det åt oss”, konstaterade Haukeland.

SANDS betraktar NetDocuments AI-strategi – särskilt när det gäller kunskapsutvinning och intelligent sökning – som en strategisk multiplikator.

Prioritera partnerskap

Utöver tekniken har relationen till NetDocuments varit en av de viktigaste faktorerna som skiljer SANDS från konkurrenterna.

Med deras tidigare leverantör fanns det ett visst avstånd. Med NetDocuments är kommunikationen direkt, öppen och präglad av samarbete.

SANDS värderingar:

• Tydlig kommunikation
• Tillgång till produktteam
• Insyn i utvecklingen av strategiska planer
• Förmågan att bidra med värdefulla synpunkter

”Det är lätt att få kontakt med NetDocuments, och kommunikationen är mycket smidig. Det är viktigt för oss”, säger Haukeland.

Resultatet: En plattform byggd för framtiden

Genom att välja NetDocuments har SANDS:

• Har framgångsrikt övergått från lokal drift till molnet
• En smidig införandeprocess
• Möjliggjorde omfattande automatisering
• Inbyggd AI i en säker miljö
• Förberett företaget för framtidens kunskapsbaserade analys

Framför allt har SANDS nu en plattform som stöder deras ambition att utnyttja sina data – inte bara lagra dem.

”NetDocuments gjorde det möjligt för oss att ta nästa steg – att utnyttja våra data med hjälp av AI och automatisering.”