“Quando siamo passati al cloud, non ci siamo limitati a effettuare la migrazione. Ci siamo fermati e abbiamo valutato ogni aspetto. Abbiamo scelto la soluzione in cui credevamo, non necessariamente quella che stavano scegliendo gli altri.”

Cato Haukeland, Direttore digitale, SANDS

Informazioni su SANDS

SANDS è uno studio legale norvegese di primo piano che conta circa 220 avvocati e collaboratori. Noto per il suo approccio all’avanguardia in materia di tecnologia, lo studio ha adottato l’automazione e l’intelligenza artificiale prima di molti altri operatori del mercato legale nordico.

Sotto la guida del CDO Cato Haukeland, SANDS considera la tecnologia non come un semplice strumento, ma come un fattore strategico fondamentale, che deve essere a prova di futuro, compatibile con l’automazione e strettamente allineato agli obiettivi dell’azienda.

Il fattore scatenante: una mossa obbligatoria — e un’opportunità strategica

SANDS utilizzava una tecnologia on-premise quando il proprio fornitore ha annunciato che non avrebbe più investito nella soluzione on-premise. Il passaggio al cloud è diventato inevitabile.

Anziché considerare la migrazione come un semplice trasferimento "lift-and-shift", la dirigenza ha deciso di prendersi una pausa.

«Dato che dovevamo comunque passare al cloud, ci siamo fermati un attimo e abbiamo pensato che fosse il caso di valutare tutte le alternative», ha spiegato Haukeland.

Quella valutazione ha portato, alla fine, a NetDocuments.

La decisione di SANDS si è basata sulla strategia, sulla capacità di attuazione e su una visione a lungo termine.

Scegliere una piattaforma a prova di futuro

SANDS era già tra i primi ad aver adottato l'intelligenza artificiale, avendo integrato la propria istanza di OpenAI già nel giugno 2023, addirittura prima di migrare le piattaforme DMS.

Per l'azienda, qualsiasi nuovo sistema di gestione dei documenti doveva soddisfare tre criteri fondamentali:

1. Una strategia a lungo termine chiara e credibile
2. Comprovata capacità di attuare tale piano d'azione
3. Ingenti investimenti nell'intelligenza artificiale e nell'automazione

Haukeland ha osservato: «Era importante che potessimo immaginarci di utilizzare questa soluzione in futuro».

NetDocuments si è distinto non solo come sistema di gestione documentale (DMS), ma anche come piattaforma in linea con la direzione che lo studio intendeva seguire.

L'automazione come leva strategica

L'automazione è un elemento centrale della filosofia IT di SANDS.

Lo studio fa ampio ricorso all’automazione sia all’interno che all’esterno di NetDocuments: non si limita ad adottare flussi di lavoro standard, ma sviluppa processi propri su misura per le esigenze dello studio.

«Per noi era importante poter creare i nostri flussi di lavoro all’interno del sistema di gestione documentale (DMS), non limitarci ad adottare ciò che usano tutti gli altri», ha affermato Haukeland.

Le loro iniziative di automazione si concentrano su due aree principali:

1. Conformità — Rendere possibile ciò che è noioso

In passato, alcuni processi di conformità erano incoerenti poiché richiedevano molto tempo ed erano svolti manualmente.

Ad esempio:

• Monitoraggio della partecipazione azionaria dei dipendenti a fini normativi
• Raccolta e documentazione delle dichiarazioni di conformità

Grazie all’automazione, SANDS raccoglie, monitora e documenta queste informazioni in modo efficiente, garantendo la conformità normativa senza aggiungere ulteriori oneri.

Ha aggiunto: «Senza l’automazione, non lo faremmo. Ci vuole semplicemente troppo tempo».

2. Microprocessi operativi

Lo studio ricorre inoltre all'automazione per semplificare processi interni di minore entità ma di grande impatto, come le previsioni relative agli avvocati.

Anziché acquistare uno strumento separato, SANDS ha realizzato una soluzione di automazione leggera in due giorni.

Haukeland ha osservato: «Ci offre la possibilità di fare cose che altrimenti non faremmo».

Adozione: sorprendentemente agevole

Le trasformazioni dei sistemi di gestione documentale (DMS) in ambito legale raramente avvengono senza intoppi, ma il passaggio di SANDS a NetDocuments è stato particolarmente agevole.

L'azienda è entrata in funzione in soli quattro giorni.

«Ad essere sincero, mi aspettavo più clamore. Dopo il lancio, invece, non ce n’è stato quasi per niente», ha affermato Haukeland.

Il feedback degli utenti è stato positivo, soprattutto per quanto riguarda il risparmio di tempo nelle attività quotidiane legate alla gestione dei documenti.

Ha aggiunto: «NetDocuments fa risparmiare tempo nel lavoro quotidiano. È una cosa davvero preziosa».

Per un sistema così fondamentale come un DMS, il fatto che non si siano verificati disservizi è stato di per sé un grande successo.

IA: dall’adozione precoce all’intelligenza integrata

SANDS aveva già sperimentato l'integrazione dell'intelligenza artificiale nel proprio precedente sistema di gestione dei documenti (DMS). Tuttavia, l'introduzione diretta dell'intelligenza artificiale nell'ambiente documentale offre nuove opportunità.

L'azienda intravede un enorme potenziale nei seguenti settori:

• Estrazione automatica delle informazioni dai documenti
• Individuare le migliori pratiche senza un intervento manuale di selezione
• Ridurre la dipendenza da grandi team di gestione delle conoscenze

«Siamo una piccola azienda in un contesto globale. Non possiamo permetterci di avere 10 addetti alla gestione delle conoscenze che raccolgano le migliori pratiche. Abbiamo bisogno di uno strumento che lo faccia al posto nostro», ha osservato Haukeland.

SANDS considera la roadmap dell'intelligenza artificiale di NetDocuments — in particolare per quanto riguarda l'estrazione di conoscenze e la ricerca intelligente — come un moltiplicatore strategico.

Dare priorità alla collaborazione

Al di là della tecnologia, uno dei fattori di differenziazione più importanti per SANDS è stato il rapporto con NetDocuments.

Con il loro precedente fornitore c'era una certa distanza. Con NetDocuments, la comunicazione è diretta, aperta e collaborativa.

I valori di SANDS:

• Comunicazione chiara e diretta
• Accesso ai team di prodotto
• Visibilità sugli sviluppi della roadmap
• La capacità di fornire un contributo significativo

«Troviamo che sia facile mettersi in contatto con NetDocuments e che la comunicazione sia molto semplice. Questo per noi è importante», ha affermato Haukeland.

Il risultato: una piattaforma pensata per il futuro

Scegliendo NetDocuments, SANDS ha:

• Passaggio dall'ambiente on-premise al cloud completato con successo
• È stata garantita un'adozione graduale da parte degli utenti
• Ha consentito un'ampia automazione
• Intelligenza artificiale integrata in un ambiente sicuro
• Ha posto l'azienda sulle basi giuste per la knowledge intelligence del futuro

Ma soprattutto, SANDS dispone ora di una struttura che sostiene il suo intento di sfruttare i propri dati, non solo di archiviarli.

“NetDocuments ci ha permesso di compiere il passo successivo: utilizzare i nostri dati con l’intelligenza artificiale e l’automazione.”