« Lorsque nous sommes passés au cloud, nous ne nous sommes pas contentés de migrer. Nous avons pris le temps de tout analyser. Nous avons choisi la solution en laquelle nous avions confiance — pas nécessairement celle que les autres choisissaient. »

Cato Haukeland, directeur numérique, SANDS

À propos de SANDS

SANDS est un cabinet d'avocats norvégien de premier plan qui compte environ 220 avocats et collaborateurs. Réputé pour son approche avant-gardiste en matière de technologie, le cabinet a adopté l'automatisation et l'intelligence artificielle bien avant la plupart de ses concurrents sur le marché juridique nordique.

Sous la direction de Cato Haukeland, directeur numérique (CDO), SANDS ne considère pas la technologie comme un simple outil, mais comme un catalyseur stratégique — qui doit être à l'épreuve du temps, compatible avec l'automatisation et étroitement aligné sur les objectifs de l'entreprise.

Le déclencheur : une mesure obligatoire… et une opportunité stratégique

SANDS utilisait une technologie sur site lorsque son fournisseur actuel a annoncé qu'il ne comptait plus investir dans sa solution sur site. Le passage au cloud est alors devenu inévitable.

Plutôt que de considérer la migration comme un simple transfert tel quel, la direction a pris le temps de réfléchir.

« Étant donné que nous allions de toute façon passer au cloud, nous avons pris le temps de réfléchir et avons décidé d’évaluer toutes les options », a expliqué Haukeland.

Cette évaluation a finalement conduit au choix de NetDocuments.

La décision de SANDS s'est fondée sur la stratégie, la capacité d'exécution et la vision à long terme.

Choisir une plateforme évolutive

SANDS a été l'un des premiers à adopter l'IA, en intégrant sa propre instance OpenAI dès juin 2023, avant même de migrer ses plateformes de gestion documentaire.

Pour l'entreprise, tout nouveau système de gestion documentaire devait répondre à trois critères essentiels :

1. Une stratégie à long terme claire et crédible
2. Capacité avérée à mettre en œuvre ce plan d'action
3. Des investissements massifs dans l'IA et l'automatisation

Haukeland a déclaré : « Il était important que nous puissions nous imaginer utiliser cette solution à l'avenir. »

NetDocuments s'est distingué non seulement en tant que système de gestion documentaire (DMS), mais aussi en tant que plateforme en phase avec la direction que le cabinet souhaitait prendre.

L'automatisation, un levier stratégique

L'automatisation est au cœur de la philosophie informatique de SANDS.

Le cabinet recourt largement à l'automatisation, tant au sein de NetDocuments qu'en dehors de cette plateforme : il ne se contente pas d'adopter des flux de travail standard, mais élabore ses propres processus, adaptés à ses besoins spécifiques.

« Pour nous, il était important de pouvoir créer nos propres flux de travail au sein du système de gestion documentaire — et non pas simplement adopter ce que tout le monde utilise », a déclaré Haukeland.

Leurs efforts en matière d'automatisation se concentrent sur deux domaines principaux :

1. Conformité — Rendre possible ce qui est fastidieux

Certains processus de conformité présentaient autrefois des incohérences, car ils étaient fastidieux et effectués manuellement.

Par exemple :

• Suivi de l'actionnariat salarié à des fins réglementaires
• Collecte et consignation des déclarations de conformité

Grâce à l'automatisation, SANDS recueille, suit et consigne ces informations de manière efficace, garantissant ainsi la conformité réglementaire sans alourdir la charge de travail.

Il a ajouté : « Sans automatisation, nous ne le ferions pas. Cela prend tout simplement trop de temps. »

2. Micro-processus opérationnels

Le cabinet a également recours à l'automatisation pour simplifier des processus internes de moindre envergure mais à fort impact, tels que la prévision des besoins en avocats.

Au lieu d'acheter un outil distinct, SANDS a mis au point une solution d'automatisation légère en deux jours.

Haukeland a fait remarquer : « Cela nous permet de faire des choses que nous ne ferions pas autrement. »

Adoption : étonnamment simple

Les transformations des systèmes de gestion documentaire (DMS) dans le secteur juridique sont rarement sans heurts, mais la transition de SANDS vers NetDocuments s'est déroulée de manière remarquablement fluide.

L'entreprise a été mise en service en seulement quatre jours.

« Pour être honnête, je m’attendais à plus de bruit. Après la mise en service, il n’y en a pratiquement pas eu », a déclaré Haukeland.

Les retours des utilisateurs sont positifs, notamment en ce qui concerne le gain de temps dans la gestion quotidienne des documents.

Il a ajouté : « NetDocuments nous fait gagner du temps dans notre travail quotidien. C'est très précieux. »

Pour un système aussi essentiel qu'un système de gestion documentaire (DMS), le fait qu'il n'y ait eu aucune interruption constituait en soi un succès majeur.

IA : des premiers pas à l'intelligence intégrée

SANDS avait déjà testé l'intégration de l'IA dans son ancien système de gestion documentaire (DMS). Cependant, l'intégration directe de l'IA dans l'environnement documentaire ouvre de nouvelles perspectives.

L'entreprise voit un énorme potentiel dans :

• Extraction automatique des informations contenues dans les documents
• Mettre en avant les meilleures pratiques sans intervention manuelle
• Réduire la dépendance vis-à-vis des grandes équipes de gestion des connaissances

« Nous sommes une petite entreprise à l'échelle mondiale. Nous ne pouvons pas nous permettre d'avoir dix personnes chargées de la gestion des connaissances pour recenser les meilleures pratiques. Nous avons besoin d'un outil qui s'en charge à notre place », a fait remarquer Haukeland.

SANDS considère la feuille de route de NetDocuments en matière d'IA — notamment en ce qui concerne l'extraction de connaissances et la recherche intelligente — comme un levier stratégique.

Donner la priorité au partenariat

Au-delà de la technologie, l'un des principaux facteurs qui distinguent SANDS réside dans sa relation avec NetDocuments.

Avec leur ancien fournisseur, il y avait une certaine distance. Avec NetDocuments, la communication est directe, ouverte et collaborative.

Les valeurs de SANDS :

• Une communication claire
• Accès aux équipes produit
• Transparence sur l'évolution de la feuille de route
• La capacité à apporter une contribution utile

« Nous trouvons qu’il est facile de contacter NetDocuments, et la communication est très simple. C’est important pour nous », a déclaré Haukeland.

Le résultat : une plateforme conçue pour l'avenir

En choisissant NetDocuments, SANDS a :

• Passage réussi d'une infrastructure sur site au cloud
• Assuré une adoption fluide par les utilisateurs
• A permis une automatisation poussée
• IA intégrée dans un environnement sécurisé
• A positionné l'entreprise pour l'intelligence des connaissances à venir

Mais surtout, SANDS dispose désormais d'une structure qui lui permet de concrétiser son ambition d'exploiter ses données, et non plus simplement de les stocker.

« NetDocuments nous a permis de passer à l'étape suivante : exploiter nos données grâce à l'IA et à l'automatisation. »