«Cuando dimos el salto a la nube, no nos limitamos a migrar. Nos detuvimos y lo evaluamos todo. Elegimos la solución en la que creíamos, no necesariamente la que estaban eligiendo los demás».

Cato Haukeland, director digital de SANDS

Acerca de SANDS

SANDS es un bufete de abogados noruego líder en su sector que cuenta con aproximadamente 220 abogados y empleados. Reconocido por su enfoque innovador en materia de tecnología, el bufete ha adoptado la automatización y la inteligencia artificial antes que muchos otros en el mercado jurídico nórdico.

Bajo la dirección del director de desarrollo digital (CDO), Cato Haukeland, SANDS no considera la tecnología como un mero recurso, sino como un factor estratégico clave, que debe estar preparado para el futuro, ser compatible con la automatización y estar estrechamente alineado con los objetivos de la empresa.

El detonante: una medida obligatoria... y una oportunidad estratégica

SANDS había estado utilizando tecnología local cuando su proveedor actual anunció que dejaría de invertir en su solución local. El paso a la nube se hizo inevitable.

En lugar de abordar la migración como un simple proceso de traslado sin modificaciones, los responsables se tomaron un respiro.

«Dado que, de todos modos, íbamos a pasar a la nube, nos detuvimos a pensar que debíamos evaluar todas las alternativas», comentó Haukeland.

Esa evaluación nos llevó finalmente a NetDocuments.

La decisión de SANDS se basó en la estrategia, la capacidad de ejecución y la visión a largo plazo.

Selección de una plataforma preparada para el futuro

SANDS ya era una de las primeras empresas en adoptar la inteligencia artificial, ya que integró su propia instancia de OpenAI en junio de 2023, incluso antes de migrar las plataformas de gestión de documentos (DMS).

Para la empresa, cualquier nuevo sistema de gestión documental debía cumplir tres criterios fundamentales:

1. Una estrategia a largo plazo clara y creíble
2. Capacidad demostrada para llevar a cabo ese plan de acción
3. Una fuerte inversión en inteligencia artificial y automatización

Haukeland señaló: «Era importante que pudiéramos imaginarnos utilizando esta solución en el futuro».

NetDocuments destacó no solo como un sistema de gestión documental (DMS), sino como una plataforma en consonancia con la dirección que la empresa deseaba tomar.

La automatización como palanca estratégica

La automatización es un elemento fundamental de la filosofía de TI de SANDS.

La empresa hace un uso intensivo de la automatización tanto dentro como fuera de NetDocuments; no se limita a adoptar flujos de trabajo estándar, sino que crea sus propios procesos adaptados a las necesidades de la empresa.

«Para nosotros era importante poder crear nuestros propios flujos de trabajo dentro del sistema de gestión documental, y no limitarnos a adoptar lo que utilizan todos los demás», afirmó Haukeland.

Sus iniciativas de automatización se centran en dos áreas principales:

1. Cumplimiento normativo: hacer posible lo tedioso

Históricamente, algunos procesos de cumplimiento normativo eran inconsistentes debido a que requerían mucho tiempo y se realizaban de forma manual.

Por ejemplo:

• Seguimiento de la participación accionarial de los empleados con fines normativos
• Recopilación y documentación de las declaraciones de conformidad

Gracias a la automatización, SANDS recopila, supervisa y documenta esta información de manera eficiente, garantizando el cumplimiento normativo sin suponer una carga adicional.

Añadió: «Sin la automatización, no lo haríamos. Simplemente lleva demasiado tiempo».

2. Microprocesos operativos

El bufete también utiliza la automatización para simplificar procesos internos de menor envergadura pero de gran repercusión, como la elaboración de previsiones por parte de los abogados.

En lugar de adquirir una herramienta independiente, SANDS desarrolló una solución de automatización ligera en dos días.

Haukeland señaló: «Nos permite hacer cosas que, de otro modo, no haríamos».

La adopción: sorprendentemente sencilla

Las transformaciones de los sistemas de gestión documental (DMS) en el ámbito jurídico rara vez transcurren sin complicaciones, pero la transición de SANDS a NetDocuments se desarrolló con notable fluidez.

La empresa entró en funcionamiento en tan solo cuatro días.

«Para ser sincero, esperaba más revuelo. Tras la puesta en marcha, apenas hubo», afirmó Haukeland.

Las opiniones de los usuarios han sido positivas, sobre todo en lo que respecta al ahorro de tiempo en las tareas diarias relacionadas con la gestión de documentos.

Añadió: «NetDocuments nos ahorra tiempo en el trabajo diario. Eso tiene un gran valor».

En el caso de un sistema tan fundamental como un sistema de gestión documental (DMS), el hecho de que no se produjeran interrupciones constituyó en sí mismo un gran éxito.

IA: de los primeros pasos a la inteligencia integrada

SANDS ya había probado la IA integrada en su anterior sistema de gestión documental (DMS). Sin embargo, la incorporación directa de la IA al entorno documental ofrece nuevas oportunidades.

La empresa ve un enorme potencial en:

• Extracción automática de información de documentos
• Identificar las mejores prácticas sin necesidad de una selección manual
• Reducir la dependencia de grandes equipos de gestión del conocimiento

«Somos una empresa pequeña en un contexto global. No podemos permitirnos tener a diez empleados dedicados a la gestión del conocimiento recopilando buenas prácticas. Necesitamos una herramienta que lo haga por nosotros», señaló Haukeland.

SANDS considera que la hoja de ruta de NetDocuments en materia de inteligencia artificial —especialmente en lo que se refiere a la extracción de conocimientos y la búsqueda inteligente— constituye un multiplicador estratégico.

Dar prioridad a la colaboración

Más allá de la tecnología, uno de los factores diferenciadores más importantes para SANDS ha sido su relación con NetDocuments.

Con su proveedor anterior, había cierta distancia. Con NetDocuments, la comunicación es directa, abierta y colaborativa.

Valores de SANDS:

• Una comunicación clara y directa
• Acceso a los equipos de producto
• Transparencia sobre la evolución de la hoja de ruta
• La capacidad de aportar ideas significativas

«Nos resulta fácil ponernos en contacto con NetDocuments, y la comunicación es muy fluida. Eso es importante para nosotros», afirmó Haukeland.

El resultado: una plataforma diseñada para el futuro

Al elegir NetDocuments, SANDS ha conseguido:

• Ha completado con éxito la transición de un entorno local a la nube
• Se ha logrado una adopción fluida por parte de los usuarios
• Permitió una automatización amplia
• IA integrada en un entorno seguro
• Ha posicionado a la empresa para el futuro de la inteligencia del conocimiento

Y lo que es más importante, SANDS cuenta ahora con una base que respalda su deseo de aprovechar sus datos, y no solo de almacenarlos.

«NetDocuments nos ha permitido dar un paso más: utilizar nuestros datos con inteligencia artificial y automatización».