“Quando fizemos a transição para a nuvem, não nos limitamos a migrar. Paramos para avaliar tudo. Escolhemos a solução na qual acreditávamos — não necessariamente aquela que os outros estavam escolhendo.”

Cato Haukeland, Diretor Digital da SANDS

Sobre a SANDS

A SANDS é um escritório de advocacia norueguês líder no setor, com aproximadamente 220 advogados e funcionários. Conhecido por sua abordagem inovadora em relação à tecnologia, o escritório adotou a automação e a inteligência artificial antes de muitos outros no mercado jurídico nórdico.

Sob a liderança do CDO Cato Haukeland, a SANDS encara a tecnologia não como um mero recurso, mas como um facilitador estratégico — que deve estar preparado para o futuro, ser compatível com a automação e estar estreitamente alinhado com os objetivos da empresa.

O Gatilho: Uma Medida Obrigatória — e uma Oportunidade Estratégica

A SANDS vinha operando com tecnologia local quando seu fornecedor atual anunciou que não investiria mais em sua solução local. A migração para a nuvem tornou-se inevitável.

Em vez de encarar a migração como um simples processo de transferência, a liderança decidiu fazer uma pausa.

“Como já estávamos migrando para a nuvem de qualquer maneira, paramos para pensar e decidimos que deveríamos avaliar todas as alternativas”, comentou Haukeland.

Essa avaliação acabou por nos levar à NetDocuments.

A decisão da SANDS baseou-se na estratégia, na capacidade de execução e na visão de longo prazo.

Escolhendo uma plataforma preparada para o futuro

A SANDS já era uma das primeiras empresas a adotar a IA, tendo integrado sua própria instância da OpenAI já em junho de 2023 — mesmo antes de migrar as plataformas de gerenciamento de documentos (DMS).

Para a empresa, qualquer novo sistema de gestão de documentos precisava atender a três critérios fundamentais:

1. Uma estratégia de longo prazo clara e convincente
2. Capacidade comprovada de executar esse plano de ação
3. Investimentos significativos em IA e automação

Haukeland observou: “Era importante que pudéssemos nos imaginar utilizando essa solução no futuro.”

O NetDocuments destacou-se não apenas como um sistema de gerenciamento de documentos (DMS), mas como uma plataforma alinhada com a direção que a empresa pretendia seguir.

A automação como alavanca estratégica

A automação é fundamental para a filosofia de TI da SANDS.

A empresa é uma grande usuária de automação, tanto dentro quanto fora do NetDocuments — não se limitando a adotar fluxos de trabalho padrão, mas criando seus próprios processos adaptados às necessidades da empresa.

“Para nós, era importante poder criar nossos próprios fluxos de trabalho dentro do DMS — e não apenas adotar o que todos os outros estão usando”, afirmou Haukeland.

Os esforços de automação da empresa concentram-se em duas áreas principais:

1. Conformidade — Tornando o tedioso possível

Historicamente, certos processos de conformidade eram inconsistentes, pois eram demorados e realizados manualmente.

Por exemplo:

• Acompanhamento da participação acionária dos funcionários para fins regulatórios
• Recolha e documentação de declarações de conformidade

Por meio da automação, a SANDS coleta, acompanha e documenta essas informações de forma eficiente — garantindo a conformidade regulatória sem sobrecarregar os processos.

Ele acrescentou: “Sem automação, não faríamos isso. Leva simplesmente muito tempo.”

2. Microprocessos operacionais

A empresa também utiliza a automação para simplificar processos internos de menor porte, mas de grande impacto, como a elaboração de previsões pelos advogados.

Em vez de adquirir uma ferramenta separada, a SANDS desenvolveu uma solução de automação leve em dois dias.

Haukeland observou: “Isso nos dá a capacidade de fazer coisas que, de outra forma, não faríamos.”

Adoção: Surpreendentemente tranquila

As transformações de sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) em ambientes jurídicos raramente ocorrem sem dificuldades, mas a transição da SANDS para o NetDocuments foi notavelmente tranquila.

A empresa entrou em operação em apenas quatro dias.

“Para ser sincero, esperava mais alvoroço. Após a entrada em operação, quase não houve nada”, disse Haukeland.

O feedback dos usuários tem sido positivo, especialmente no que diz respeito à economia de tempo no trabalho diário com documentos.

Ele acrescentou: “O NetDocuments economiza tempo no trabalho diário. Isso é muito valioso.”

Para um sistema tão essencial quanto um DMS, o fato de não ter havido interrupções foi, por si só, um grande sucesso.

IA: Da adoção inicial à inteligência incorporada

A SANDS já havia experimentado a integração da IA em seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS) anterior. No entanto, a incorporação direta da IA no ambiente de documentos abre novas oportunidades.

A empresa vê um enorme potencial em:

• Extração automática de conhecimento a partir de documentos
• Identificação das melhores práticas sem curadoria manual
• Reduzir a dependência de grandes equipes de gestão do conhecimento

“Somos uma empresa de pequeno porte no contexto global. Não podemos ter dez funcionários dedicados à gestão do conhecimento para reunir as melhores práticas. Precisamos de uma ferramenta que faça isso por nós”, observou Haukeland.

A SANDS considera o plano de desenvolvimento de IA da NetDocuments — especialmente no que diz respeito à extração de conhecimento e à pesquisa inteligente — como um multiplicador estratégico.

Priorizando a parceria

Além da tecnologia, um dos principais diferenciais da SANDS tem sido a parceria com a NetDocuments.

Com o fornecedor anterior, havia uma certa distância. Com a NetDocuments, a comunicação é direta, aberta e colaborativa.

Valores da SANDS:

• Comunicação direta
• Acesso às equipes de produto
• Visibilidade sobre os desenvolvimentos do roteiro
• A capacidade de oferecer contribuições significativas

“Achamos que é fácil entrar em contato com a NetDocuments, e a comunicação é muito direta. Isso é importante para nós”, afirmou Haukeland.

O resultado: uma plataforma criada para o futuro

Ao optar pelo NetDocuments, a SANDS conseguiu:

• Concluiu com sucesso a migração do ambiente local para a nuvem
• Assegurou uma adoção tranquila por parte dos usuários
• Permitiu uma ampla automação
• IA incorporada em um ambiente seguro
• Preparou a empresa para a inteligência de conhecimento no futuro

Acima de tudo, a SANDS conta agora com uma estrutura que sustenta seu objetivo de aproveitar seus dados — e não apenas armazená-los.

“O NetDocuments nos permitiu dar o próximo passo — utilizar nossos dados com IA e automação.”