«Quando fizemos a transição para a nuvem, não nos limitámos a migrar. Parámos para avaliar tudo. Escolhemos a solução em que acreditávamos — não necessariamente aquela que os outros estavam a escolher.»

Cato Haukeland, Diretor Digital, SANDS

Sobre a SANDS

A SANDS é um escritório de advogados norueguês de referência, com cerca de 220 advogados e colaboradores. Conhecido pela sua abordagem inovadora em matéria de tecnologia, o escritório adotou a automatização e a inteligência artificial mais cedo do que muitos outros no mercado jurídico nórdico.

Sob a liderança do Diretor de Transformação Digital (CDO) Cato Haukeland, a SANDS encara a tecnologia não como um mero recurso, mas como um facilitador estratégico — que deve estar preparado para o futuro, ser compatível com a automação e estar em estreita sintonia com os objetivos da empresa.

O Gatilho: Uma Medida Obrigatória — e uma Oportunidade Estratégica

A SANDS vinha a operar com tecnologia no local quando o seu fornecedor atual anunciou que deixaria de investir na sua solução no local. A migração para a nuvem tornou-se inevitável.

Em vez de encarar a migração como um simples exercício de «lift-and-shift», a liderança decidiu fazer uma pausa.

«Uma vez que íamos migrar para a nuvem de qualquer forma, paramos para pensar e concluímos que devíamos avaliar todas as alternativas», partilhou Haukeland.

Essa avaliação acabou por nos levar à NetDocuments.

A decisão da SANDS baseou-se na estratégia, na capacidade de execução e na visão de longo prazo.

Escolher uma plataforma preparada para o futuro

A SANDS já era uma das primeiras empresas a adotar a IA, tendo integrado a sua própria instância da OpenAI logo em junho de 2023 — mesmo antes de migrar as plataformas de gestão de documentos (DMS).

Para a empresa, qualquer novo sistema de gestão de documentos tinha de cumprir três critérios fundamentais:

1. Uma estratégia de longo prazo clara e credível
2. Capacidade comprovada de concretizar esse plano de ação
3. Investimento avultado em IA e automação

Haukeland observou: «Era importante que conseguíssemos imaginar-nos a utilizar esta solução no futuro.»

A NetDocuments destacou-se não apenas como um sistema de gestão documental (DMS), mas como uma plataforma alinhada com a direção que a empresa pretendia seguir.

A automação como alavanca estratégica

A automatização é um elemento central da filosofia de TI da SANDS.

A empresa recorre intensamente à automatização, tanto dentro como fora do NetDocuments — não se limitando a adotar fluxos de trabalho padrão, mas criando os seus próprios processos adaptados às necessidades da empresa.

«Para nós, era importante poder criar os nossos próprios fluxos de trabalho no DMS — e não apenas adotar o que todos os outros estão a utilizar», afirmou Haukeland.

Os seus esforços de automatização centram-se em duas áreas principais:

1. Conformidade — Tornar o tedioso possível

Historicamente, alguns processos de conformidade eram inconsistentes, uma vez que eram demorados e manuais.

Por exemplo:

• Acompanhamento da participação acionária dos funcionários para fins regulamentares
• Recolha e documentação das declarações de conformidade

Através da automatização, a SANDS recolhe, acompanha e documenta estas informações de forma eficiente — garantindo a conformidade regulamentar sem aumentar a carga administrativa.

Ele acrescentou: «Sem automação, não o faríamos. Demora simplesmente demasiado tempo.»

2. Microprocessos operacionais

A empresa também recorre à automatização para simplificar processos internos de menor dimensão, mas de grande impacto, tais como a elaboração de previsões por parte dos advogados.

Em vez de adquirir uma ferramenta separada, a SANDS desenvolveu uma solução de automação leve em dois dias.

Haukeland observou: «Isso dá-nos a capacidade de fazer coisas que, de outra forma, não faríamos.»

Adoção: Surpreendentemente tranquila

As transformações de sistemas de gestão documental (DMS) em ambientes jurídicos raramente ocorrem sem dificuldades, mas a transição da SANDS para o NetDocuments decorreu de forma notavelmente tranquila.

A empresa entrou em funcionamento em apenas quatro dias.

«Para ser sincero, esperava mais alarido. Após a entrada em funcionamento, quase não houve nada», afirmou Haukeland.

O feedback dos utilizadores tem sido positivo, especialmente no que diz respeito à poupança de tempo no trabalho diário com documentos.

Ele acrescentou: «O NetDocuments poupa tempo no trabalho quotidiano. Isso é bastante valioso.»

Para um sistema tão essencial como um DMS, o facto de não ter havido qualquer interrupção constituiu, por si só, um grande sucesso.

IA: Da adoção inicial à inteligência incorporada

A SANDS já tinha experimentado a integração da IA no seu anterior sistema de gestão de documentos (DMS). No entanto, a integração direta da IA no ambiente de documentos abre novas oportunidades.

A empresa vê um enorme potencial em:

• Extrair automaticamente conhecimento a partir de documentos
• Identificar as melhores práticas sem necessidade de seleção manual
• Reduzir a dependência de grandes equipas de gestão do conhecimento

«Somos uma pequena empresa num contexto global. Não podemos ter 10 colaboradores dedicados à gestão do conhecimento a recolher as melhores práticas. Precisamos de uma ferramenta que faça isso por nós», observou Haukeland.

A SANDS considera o plano de desenvolvimento da IA da NetDocuments — em particular no que diz respeito à extração de conhecimento e à pesquisa inteligente — como um multiplicador estratégico.

Dar prioridade à parceria

Para além da tecnologia, um dos principais fatores diferenciadores da SANDS tem sido a sua relação com a NetDocuments.

Com o seu fornecedor anterior, havia uma certa distância. Com a NetDocuments, a comunicação é direta, aberta e colaborativa.

Valores da SANDS:

• Comunicação direta
• Acesso às equipas de produto
• Visibilidade sobre a evolução do roteiro
• A capacidade de dar um contributo significativo

«Consideramos que é fácil entrar em contacto com a NetDocuments e que a comunicação é muito direta. Isso é importante para nós», afirmou Haukeland.

O resultado: uma plataforma concebida para o futuro

Ao optar pela NetDocuments, a SANDS conseguiu:

• Concluiu com sucesso a transição do ambiente local para a nuvem
• Assegurou uma adoção suave por parte dos utilizadores
• Permitiu uma automatização abrangente
• IA incorporada num ambiente seguro
• Preparou a empresa para a inteligência de conhecimento no futuro

Acima de tudo, a SANDS dispõe agora de uma base que sustenta o seu desejo de tirar partido dos seus dados — e não apenas de os armazenar.

«O NetDocuments permitiu-nos dar o passo seguinte — utilizar os nossos dados com IA e automação.»