« L'une des principales raisons qui nous ont poussés à adopter NetDocuments était de préparer le cabinet pour l'avenir, c'est-à-dire de nous assurer que nous étions prêts à faire face aux défis à venir. »

Graham Sweeney, associé gérant, cabinet d'avocats Schofield Sweeney

À propos de Schofield Sweeney

Schofield Sweeney est un cabinet d'avocats de premier plan spécialisé en droit des affaires, basé dans le West Yorkshire, qui conseille des PME de taille importante et des sociétés anonymes cotées en bourse à travers tout le Royaume-Uni. Ce cabinet, axé sur la croissance, l'innovation et le service à la clientèle, a pris conscience que son infrastructure documentaire devait évoluer pour s'adapter aux pratiques transactionnelles modernes et aux technologies de demain.

Le défi : serveurs de fichiers, confusion entre les versions et difficultés d'accès à distance

Avant de migrer vers NetDocuments, Schofield Sweeney stockait ses documents dans son système de gestion des dossiers, qui reposait sur un serveur de fichiers. Bien que fonctionnel, ce système générait de plus en plus de difficultés, en particulier pour les avocats spécialisés dans les affaires transactionnelles.

Parmi les principaux défis figuraient :

• Difficulté à retrouver rapidement des documents
• Problèmes liés au contrôle de version
• Mobilité réduite en raison de la dépendance vis-à-vis du VPN et des clients légers
• Une gestion inefficace des e-mails et des documents

Pour les avocats chargés de dossiers d'affaires et immobiliers où tout va très vite, ces contraintes ont freiné leur productivité et été source de frustrations inutiles.

« Les juristes spécialisés dans les transactions avaient du mal à retrouver les documents et à gérer les différentes versions. Pour accéder aux fichiers, il fallait souvent passer par des clients légers ou des connexions VPN », a expliqué M. Sweeney.

La solution : une plateforme native du cloud conçue pour les cabinets modernes

En migrant vers NetDocuments, le cabinet a centralisé ses documents sur une plateforme cloud sécurisée, spécialement conçue pour les processus juridiques.

L'effet a été immédiat :

• Recherche plus facile des documents
• Un système de gestion des versions fiable
• Un accès sécurisé où que vous soyez
• Gestion simplifiée des e-mails

Sweeney a fait remarquer : « Il est bien plus facile de retrouver des documents, d'en gérer les versions et d'y accéder à tout moment, où qu'on se trouve. »

Les collaborateurs ne sont plus obligés d'attendre leur retour au bureau pour gérer leurs e-mails ou enregistrer des documents importants. Ils peuvent désormais accomplir ces tâches en temps réel : entre deux réunions, pendant leurs déplacements ou lorsqu'ils travaillent à distance.

Une intégration transparente : DocuSign et bien plus encore

Pour les équipes chargées du droit des sociétés et de l'immobilier chez Schofield Sweeney, l'intégration de DocuSign a été une véritable révolution.

Les documents circulent en toute fluidité entre NetDocuments et DocuSign pour être signés, complétés et suivis, ce qui permet de rationaliser les délais de traitement des dossiers et d'améliorer la réactivité vis-à-vis des clients.

« L'intégration avec DocuSign a été une véritable aubaine pour les équipes. Cela change vraiment leur quotidien », a déclaré Sweeney.

Une décision stratégique : jeter les bases d'une infrastructure prête pour l'IA

Si l'efficacité opérationnelle était importante, la direction avait une vision plus large.

Sweeney a déclaré : « L'un des principaux objectifs était de regrouper tous nos documents sur une plateforme qui les rende accessibles depuis d'autres systèmes — et qui nous permette d'être prêts pour l'IA. »

L'entreprise a délibérément choisi NetDocuments afin de s'assurer que son environnement documentaire puisse s'intégrer aux technologies futures et prendre en charge les capacités d'IA en constante évolution.

Après avoir analysé le marché, NetDocuments s'est imposé comme la plateforme la mieux placée pour pérenniser l'infrastructure de l'entreprise.

Prêts pour la suite

En adoptant NetDocuments, Schofield Sweeney a :

• Suppression des limitations du serveur de fichiers
• Gestion simplifiée des documents et des e-mails
• Une meilleure mobilité pour les collaborateurs générateurs de revenus
• Des processus transactionnels rationalisés
• Mise en place d'une infrastructure sécurisée et compatible avec l'IA

L'entreprise est désormais en mesure d'adopter les nouvelles fonctionnalités dès leur apparition, garantissant ainsi que ses systèmes évoluent au rythme des attentes de ses clients.

Pour Schofield Sweeney, il ne s'agit pas seulement d'améliorer la gestion des documents, mais aussi de mettre en place une plateforme permettant d'exercer une activité juridique plus intelligente, plus connectée et mieux préparée pour l'avenir.

MISE À JOUR : L'entreprise a lancé son assistant IA et développe actuellement des applications pour ses équipes.