«En av hovedårsakene til å gå over til NetDocuments var å fremtidssikre firmaet – å sørge for at vi var klare for det som kom.»

Graham Sweeney, administrerende partner, Schofield Sweeney Solicitors

Om Schofield Sweeney

Schofield Sweeney er et ledende advokatfirma med spesialisering i kommersielle rettigheter, basert i West Yorkshire, som gir råd til større små og mellomstore bedrifter og nasjonale aksjeselskaper over hele Storbritannia. Som et firma med fokus på vekst, innovasjon og kundeservice, innså ledelsen at dokumentinfrastrukturen måtte utvikles for å støtte moderne transaksjonspraksis og fremtidige teknologier.

Utfordringen: Filservere, versjonsforvirring og friksjon med ekstern tilgang

Før de migrerte til NetDocuments, lagret Schofield Sweeney dokumenter i saksbehandlingssystemet sitt, som var filserverbasert. Selv om det var funksjonelt, skapte det stadig mer friksjon – spesielt for transaksjonsadvokater.

Viktige utfordringer inkluderte:

• Vanskeligheter med å finne dokumenter raskt
• Problemer med versjonskontroll
• Begrenset mobilitet på grunn av VPN og avhengigheter av tynne klienter
• Ineffektiv e-post- og dokumenthåndtering

For advokater som jobbet med raskt utviklende selskaps- og eiendomssaker, bremset disse begrensningene produktiviteten og skapte unødvendig frustrasjon.

«Transaksjonsadvokater slet med å finne dokumenter og administrere versjoner. Tilgang til filer betydde ofte å måtte gå gjennom tynne klienter eller VPN-tilkoblinger», delte Sweeney.

Løsningen: En skybasert plattform bygget for moderne praksis

Ved å migrere til NetDocuments sentraliserte firmaet dokumentene sine i en sikker, skybasert plattform utviklet for juridiske arbeidsflyter.

Virkningen var umiddelbar:

• Enklere dokumentgjenfinning
• Pålitelig versjonskontroll
• Sikker tilgang fra hvor som helst
• Forenklet e-posthåndtering

Sweeney bemerket: «Det er mye enklere å finne dokumenter, kontrollere versjoner og få tilgang til dem når de er på farten, når de trenger det.»

Honorarmottakere trenger ikke lenger å vente til de kommer tilbake til kontoret for å administrere e-poster eller lagre viktige dokumenter. Oppgaver kan nå fullføres i sanntid – mellom møter, under reiser eller mens man jobber eksternt.

Sømløs integrasjon: DocuSign og mer

For Schofield Sweeneys bedrifts- og eiendomsteam har integrasjonen med DocuSign vært transformerende.

Dokumenter flyttes sømløst mellom NetDocuments og DocuSign for signering, fullføring og sporing – noe som effektiviserer tidsfrister for avtaler og forbedrer kunderesponsen.

«Integrasjonen med DocuSign har vært til stor fordel for teamene. Det utgjør en reell forskjell i livene deres», sa Sweeney.

Et strategisk trekk: Bygge et AI-klart fundament

Selv om driftseffektivitet var viktig, hadde ledelsen en bredere visjon.

Sweeney kommenterte: «En av hoveddrivkraftene var å legge alle dokumentene våre inn i en plattform som gjorde dem tilgjengelige fra andre systemer – og gjorde oss klare for AI.»

Firmaet valgte bevisst NetDocuments for å sikre at dokumentmiljøet kunne integreres med fremtidige teknologier og støtte utviklende AI-funksjoner.

Etter å ha gjennomgått markedet, skilte NetDocuments seg ut som plattformen som var best posisjonert til å fremtidssikre firmaets infrastruktur.

Klar for det som kommer etterpå

Ved å flytte til NetDocuments har Schofield Sweeney:

• Eliminerte begrensninger for filserveren
• Forenklet dokument- og e-posthåndtering
• Forbedret mobilitet for gebyrmottakere
• Strømlinjeformede transaksjonsarbeidsflyter
• Etablerte et sikkert, AI-klart fundament

Firmaet er nå posisjonert til å ta i bruk nye funksjoner etter hvert som de dukker opp – og sørger for at systemene utvikler seg i takt med kundenes forventninger.

For Schofield Sweeney handler ikke reisen bare om bedre dokumenthåndtering, det handler om å bygge en plattform som støtter smartere, mer tilkoblet og mer fremtidsrettet juridisk praksis.

OPPDATERING: Firmaet har lansert AI-assistenten og utvikler apper for teamene sine.