«Um dos principais motivos para a mudança para o NetDocuments foi preparar a empresa para o futuro — garantir que estávamos prontos para o que está por vir.»

Graham Sweeney, Sócio-gerente, Schofield Sweeney Solicitors

Sobre Schofield Sweeney

A Schofield Sweeney é um escritório de advocacia comercial de referência sediado em West Yorkshire, que presta assessoria a grandes PME e sociedades anónimas a nível nacional em todo o Reino Unido. Sendo um escritório centrado no crescimento, na inovação e no atendimento ao cliente, a direção reconheceu que a sua infraestrutura documental precisava de evoluir para dar resposta às práticas transacionais modernas e às tecnologias do futuro.

O desafio: servidores de ficheiros, confusão de versões e dificuldades no acesso remoto

Antes de migrar para o NetDocuments, a Schofield Sweeney armazenava documentos no seu sistema de gestão de processos, que funcionava com base num servidor de ficheiros. Embora fosse funcional, este sistema causava cada vez mais dificuldades — especialmente aos advogados especializados em transações.

Entre os principais desafios contavam-se:

• Dificuldade em localizar documentos rapidamente
• Problemas relacionados com o controlo de versões
• Mobilidade limitada devido à dependência de VPN e de clientes ligeiros
• Gestão ineficaz de e-mails e documentos

Para os advogados que lidam com assuntos empresariais e imobiliários em constante evolução, estas limitações reduziram a produtividade e geraram frustração desnecessária.

«Os advogados especializados em transações tinham dificuldade em localizar documentos e gerir as suas versões. O acesso aos ficheiros implicava, muitas vezes, passar por clientes ligeiros ou ligações VPN», explicou Sweeney.

A solução: uma plataforma nativa da nuvem concebida para a prática moderna

Ao migrar para o NetDocuments, a empresa centralizou os seus documentos numa plataforma segura baseada na nuvem, concebida para fluxos de trabalho jurídicos.

O impacto foi imediato:

• Recuperação mais fácil de documentos
• Controlo de versões fiável
• Acesso seguro a partir de qualquer lugar
• Gestão simplificada do e-mail

Sweeney observou: «É muito mais fácil localizar documentos, controlar as versões e aceder aos mesmos em qualquer lugar, sempre que for necessário.»

Os profissionais já não precisam de esperar até regressarem ao escritório para gerir os e-mails ou guardar documentos importantes. Agora, as tarefas podem ser realizadas em tempo real — entre reuniões, durante viagens ou enquanto trabalham à distância.

Integração perfeita: DocuSign e muito mais

Para as equipas de direito empresarial e imobiliário da Schofield Sweeney, a integração com a DocuSign tem sido transformadora.

Os documentos circulam de forma integrada entre o NetDocuments e o DocuSign para assinatura, conclusão e acompanhamento — agilizando os prazos das transações e melhorando a capacidade de resposta aos clientes.

«A integração com o DocuSign tem sido uma grande vantagem para as equipas. Faz uma diferença significativa nas suas vidas», afirmou Sweeney.

Uma jogada estratégica: criar uma base preparada para a IA

Embora a eficiência operacional fosse importante, a liderança tinha uma visão mais ampla.

Sweeney comentou: «Um dos principais motivos foi reunir todos os nossos documentos numa plataforma que os tornasse acessíveis a partir de outros sistemas — e que nos preparasse para a IA.»

A empresa escolheu deliberadamente a NetDocuments para garantir que o seu ambiente de gestão de documentos pudesse integrar-se com tecnologias futuras e dar resposta à evolução das capacidades de IA.

Após uma análise do mercado, a NetDocuments destacou-se como a plataforma mais bem posicionada para preparar a infraestrutura da empresa para o futuro.

Prontos para o que vem a seguir

Ao migrar para o NetDocuments, a Schofield Sweeney conseguiu:

• Eliminadas as limitações do servidor de ficheiros
• Gestão simplificada de documentos e e-mails
• Maior mobilidade para os profissionais que geram receitas
• Fluxos de trabalho transacionais simplificados
• Estabeleceu uma base segura e preparada para a IA

A empresa está agora preparada para adotar novas funcionalidades à medida que estas surgem — garantindo que os seus sistemas evoluem a par das expectativas dos clientes.

Para a Schofield Sweeney, o objetivo não se resume apenas a uma melhor gestão de documentos, mas sim à criação de uma plataforma que apoie uma prática jurídica mais inteligente, mais interligada e mais preparada para o futuro.

ATUALIZAÇÃO: A empresa lançou o Assistente de IA e está a desenvolver aplicações para as suas equipas.