”En av de främsta anledningarna till att vi bytte till NetDocuments var att framtidssäkra byrån – att se till att vi var redo för det som väntar.”

Graham Sweeney, verkställande delägare, Schofield Sweeney Solicitors

Om Schofield Sweeney

Schofield Sweeney är en ledande affärsjuridisk byrå med säte i West Yorkshire som ger råd till större små och medelstora företag samt nationella aktiebolag över hela Storbritannien. Som en byrå med fokus på tillväxt, innovation och kundservice insåg ledningen att byråns dokumenthanteringssystem behövde utvecklas för att kunna stödja modern transaktionsverksamhet och framtida teknik.

Utmaningen: Filservrar, versionsförvirring och problem med fjärråtkomst

Innan övergången till NetDocuments lagrade Schofield Sweeney sina dokument i sitt ärendehanteringssystem, som var baserat på en filserver. Systemet fungerade visserligen, men skapade allt större problem – särskilt för advokater som arbetar med transaktionsärenden.

Bland de viktigaste utmaningarna fanns:

• Svårigheter att snabbt hitta dokument
• Problem med versionshantering
• Begränsad rörlighet på grund av beroende av VPN och tunna klienter
• Ineffektiv hantering av e-post och dokument

För jurister som arbetar med snabbrörliga företags- och fastighetsärenden ledde dessa begränsningar till minskad produktivitet och onödig frustration.

”Transaktionsjuristerna hade svårt att hitta dokument och hantera olika versioner. För att komma åt filerna var man ofta tvungen att gå via tunna klienter eller VPN-anslutningar”, berättade Sweeney.

Lösningen: En molnbaserad plattform utvecklad för moderna verksamheter

Genom att övergå till NetDocuments centraliserade byrån sina dokument på en säker, molnbaserad plattform som är utformad för juridiska arbetsflöden.

Effekten blev omedelbar:

• Enklare dokumenthämtning
• Pålitlig versionshantering
• Säker åtkomst var du än befinner dig
• Enklare hantering av e-post

Sweeney konstaterade: ”Det är mycket enklare att hitta dokument, hantera versioner och komma åt dem när som helst och var som helst.”

De som genererar intäkter behöver inte längre vänta tills de är tillbaka på kontoret för att hantera e-post eller spara viktiga dokument. Uppgifterna kan nu utföras i realtid – mellan möten, under resor eller när man arbetar på distans.

Sömlös integration: DocuSign och mer därtill

För Schofield Sweeneys team inom bolagsrätt och fastighetsrätt har integrationen med DocuSign inneburit en genomgripande förändring.

Dokument flyttas smidigt mellan NetDocuments och DocuSign för signering, ifyllnad och spårning – vilket effektiviserar affärsprocesserna och förbättrar responsen gentemot kunderna.

”Integrationen med DocuSign har varit en stor tillgång för teamen. Det gör verkligen skillnad i deras vardag”, säger Sweeney.

Ett strategiskt drag: Att skapa en grund som är redo för AI

Även om den operativa effektiviteten var viktig hade ledningen en bredare vision.

Sweeney kommenterade: ”En av de viktigaste drivkrafterna var att samla alla våra dokument på en plattform som gjorde dem tillgängliga från andra system – och förberedde oss för AI.”

Företaget valde medvetet NetDocuments för att säkerställa att dess dokumentmiljö skulle kunna integreras med framtida teknik och stödja den växande AI-kapaciteten.

Efter en genomgång av marknaden framstod NetDocuments som den plattform som bäst kunde framtidssäkra företagets infrastruktur.

Redo för nästa steg

Genom att byta till NetDocuments har Schofield Sweeney:

• Begränsningarna för filservrar har eliminerats
• Förenklad dokument- och e-posthantering
• Förbättrad rörlighet för intäktsgenererande personal
• Effektiviserade transaktionsflöden
• Skapade en säker, AI-förberedd grund

Företaget är nu rustat för att ta till sig nya möjligheter i takt med att de uppstår – vilket säkerställer att dess system utvecklas i takt med kundernas förväntningar.

För Schofield Sweeney handlar resan inte bara om bättre dokumenthantering, utan om att bygga en plattform som möjliggör en smartare, mer uppkopplad och mer framtidssäker advokatverksamhet.

UPPDATERING: Företaget har lanserat AI-assistenten och håller på att utveckla appar för sina team.