Over Claro & Cia.

Claro & Cia., met hoofdkantoor in Santiago, Chili, is een onbetwiste leider op de Chileense juridische markt en de vertegenwoordiger van Lex Mundi in het land. Met ongeveer 100 advocaten en 70 extra medewerkers behoort Claro tot de grootste advocatenkantoren in Chili.

Overstappen naar de cloud

Hoewel cyberbeveiliging een belangrijke prioriteit zou moeten zijn voor advocatenkantoren, krijgt het niet altijd de aandacht die het verdient. Claro gaf het echter de hoogste prioriteit door een door partners geleide commissie op te richten die zich toelegt op het vinden van IT-oplossingen die voldoen aan de technologische behoeften van Claro. Als een van de grootste kantoren in Chili en vertegenwoordiger van Lex Mundi in het land, hanteert Claro de hoogste normen op het gebied van kwaliteit en beveiligingsprotocollen. Daarom heeft het onbeperkte middelen en de steun van partners aan dit project toegewijd.

Toen het in 2019 tijd was om hun interne infrastructuur te vernieuwen of te vervangen, besloot Claro ook andere opties te onderzoeken. Na bijna een jaar van werk en analyse met hun IT-commissie kwamen ze tot de conclusie dat de overstap van een lokaal datacenter naar de cloud de juiste beslissing was. Uit de vele beschikbare opties kozen ze voor de Microsoft 365-omgeving met Advanced Threat Protection en een private cloud, waardoor bijna al hun systemen via die transitie naar de cloud werden overgebracht (inclusief het DMS dat ze voorheen gebruikten). "Met de juiste implementatie bleek cloud computing niet alleen de logische keuze te zijn in onze zoektocht naar state-of-the-art digitale platforms, maar ook een zeer krachtig hulpmiddel om klanten beter van dienst te zijn en een vlottere interactie tussen onze teams te garanderen. Hoewel dit op dat moment niet te voorzien was, bleek de beslissing zeer opportuun te zijn te midden van de COVID-19-pandemie. Hierdoor konden we de crisis beter doorstaan, dichter bij onze klanten blijven ondanks de afstand, en naadloos professioneel verbonden blijven", aldus José María Eyzaguirre B., voorzitter van het kantoor.

"Hoewel dit op dat moment niet te voorzien was, bleek deze beslissing zeer opportuun te zijn tijdens de COVID-19-pandemie. Hierdoor konden we de crisis beter doorstaan, dichter bij onze klanten blijven ondanks de afstand en naadloos blijven communiceren op professioneel vlak."

José María Eyzaguirre B., voorzitter, Claro & Cia.

Een cloudgebaseerd documentbeheersysteem (DMS) kiezen

Eén belangrijk systeem bij Claro moest nog volledig naar de cloud worden overgezet: het DMS. "Het was geen functie waar we bijzonder trots op waren om naar onze privécloud te migreren", zegt Ariel Mihovilovic, de partner van Claro die speciaal was aangesteld om zitting te nemen in het IT-comité. "Het werkte prima ... maar we wilden de acceptatie door gebruikers verbeteren en tegelijkertijd de cyberbeveiligingsfuncties uitbreiden."

Zoals bij elke grote systeemwijziging is dit makkelijker gezegd dan gedaan. "We werkten al 15 jaar met het vorige DMS, dus het was natuurlijk een grote uitdaging", zegt CFO Cristóbal Guzmán, die ook deel uitmaakt van de IT-commissie van Claro. Door de slechte gebruikerservaring en de moeilijke VPN-verbindingen werd de vorige oplossing maar door een beperkt aantal gebruikers geaccepteerd.

Na kennis te hebben gemaakt met NetDocuments was het Claro-team meteen onder de indruk van de uitstekende cyberbeveiligingsfuncties van het platform, evenals van de gebruikerservaring en het hoge niveau van persoonlijke service dat ze van NetDocuments kregen. "Het verkoopteam gaf ons het gevoel dat we echt speciaal waren en behandelde ons als een belangrijke klant, in tegenstelling tot [andere oplossingen], waar we het gevoel hadden dat we gewoon een van de vele klanten waren", aldus Mihovilovic.

Ondanks de uitstekende eerste indrukken wilde Claro zeker zijn van hun beslissing.

Om draagvlak te creëren binnen alle afdelingen, organiseerde de IT-commissie open demonstraties en workshops met geselecteerde leden van het kantoor, waarbij de functies van NetDocuments werden vergeleken met die van iManage en de nieuwste update van hun bestaande DMS-oplossing, eDocs. Na enkele weken van dit proces werden de deelnemers aan de workshop ondervraagd over hun voorkeur.

"Niemand binnen het bedrijf heeft me ooit zo vaak bedankt als voor het werk dat we hebben verricht om Claro naar de cloud te verhuizen. Hoewel de beslissing voornamelijk werd genomen omwille van de flexibiliteit op het werk en de cyberbeveiligingsfuncties, hebben we nu, met COVID-19, een voordeel ten opzichte van degenen die niet voorbereid waren."

Ariel Mihovilovic, partner, Claro & Cia.

NetDocuments kwam als winnaar uit de bus, omdat gebruikers aangetrokken werden door de mobiliteit die NetDocuments biedt en de gemoedsrust die ze konden ervaren dankzij de cyberbeveiligingsfuncties van NetDocuments. Daarnaast was de directe toegang tot NetDocuments voor ondersteuning, in plaats van het doorlopen van de ondersteuningsprocedures van leveranciers, een ander groot pluspunt.

Covid-19: een onderbreking van het leven, maar geen onderbreking van de uitvoering

Toen het project eind 2019 van start ging, verwachtte Claro dat de implementatie van NetDocuments in mei 2020 voltooid zou zijn. De bezorgdheid nam echter toe toen COVID-19 zich begin dit jaar over de hele wereld begon te verspreiden.

De IT- en uitvoerende commissies van Claro kwamen bijeen om deze zorgen te bespreken en te bekijken hoe ze konden omgaan met het feit dat het bedrijf op afstand werkte om de gezondheid en veiligheid van zijn leden te beschermen. Wat moeten we doen om 100% vanuit huis te kunnen werken? Dat was de belangrijkste vraag die bleef hangen.

Gelukkig waren de systemen van het kantoor al overgezet naar de cloud. Het enige resterende obstakel voor normaal werken was het bestaande DMS, dat afhankelijk was van beperkte VPN-verbindingen. Maar NetDocuments zou dat probleem volledig oplossen.

"In het licht van de uitbraak van het coronavirus heeft ons senior management gevraagd om de implementatie van NetDocuments te versnellen", schreef Mihovilovic in een e-mail aan NetDocuments.

Gelukkig was het professionele serviceteam klaar voor de uitdaging. De implementatie werd snel versneld en de 140 gebruikers van het bedrijf konden volledig op afstand training krijgen over het platform. Daardoor kon Claro gewoon doorgaan, terwijl de meeste bedrijven moeite hadden om het werken op afstand te organiseren.

“Na een implementatieproces van zes maanden kijken we terug en zijn we ontzettend tevreden. We hebben veel geleerd tijdens het proces en de migratie is vlekkeloos verlopen.”

Ariel Mihovilovic, partner, Claro & Cia.

De kers op de (cloud)taart

Voordat Claro overstapte naar de cloud, was het bedrijf afhankelijk van beperkte VPN-verbindingen om buiten kantoor toegang te krijgen tot zijn documenten. Te midden van een wereldwijde gezondheidscrisis zou dit een drastische impact hebben gehad op hun vermogen om op afstand te werken. Dankzij hun vooruitziende blik om over te stappen naar de cloud – inclusief hun DMS – konden ze deze moeilijkheden echter gemakkelijk vermijden.

"Omdat we meer dan een jaar geleden al hadden besloten om over te stappen naar de cloud, was het de kers op de taart dat ook ons DMS volledig in de cloud kwam te staan", aldus Mihovilovic.

Maar het is niet alleen de IT-commissie van Claro die de voordelen van cloudgebaseerd werken prijst:

"Ik ben al bijna 14 jaar werkzaam als advocaat", zegt Mihovilovic, "maar niemand binnen het kantoor heeft me ooit zo vaak bedankt als voor het werk dat we hebben verricht om Claro naar de cloud te verhuizen. Hoewel de beslissing voornamelijk werd genomen omwille van de flexibiliteit op het werk en de cyberbeveiligingsfuncties, hebben we nu, met COVID-19, een voordeel ten opzichte van degenen die niet voorbereid waren."

Het veranderen van een DMS-systeem kan een uitdaging zijn, vooral wanneer dit gebeurt tijdens de grootste pandemie in een eeuw. Voor Claro was dit echter geen probleem: het team van NetDocuments stond hen de hele tijd bij.

“Het werk was onberispelijk. Het hele NetDocuments-team heeft een geweldige indruk op ons gemaakt.”

Ariel Mihovilovic, partner, Claro & Cia.

"Aan het einde van een implementatieproces van zes maanden kijken we terug en kunnen we niet gelukkiger zijn. We hebben veel geleerd tijdens het proces en hebben een vlekkeloze migratie-ervaring gehad", legt Mihovilovic uit. "Het werk was onberispelijk. Het hele NetDocuments-team heeft een geweldige indruk op ons gemaakt."

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.