Sobre a Claro & Cia.

Com sede em Santiago, no Chile, a Claro & Cia. é líder incontestável no mercado jurídico chileno e a empresa representante da Lex Mundi no país. Com cerca de 100 advogados e 70 funcionários adicionais, a Claro está entre os maiores escritórios do Chile.

Transição para a nuvem

Embora a segurança cibernética deva ser uma das principais prioridades dos escritórios de advocacia, ela nem sempre recebe o tratamento que merece. Mas a Claro deu a ela a mais alta prioridade, criando um comitê dirigido por parceiros, dedicado a encontrar soluções de TI para atender às necessidades tecnológicas da Claro. Como um dos maiores escritórios do Chile e representante da Lex Mundi no país, a Claro tem os mais altos padrões de qualidade e protocolos de segurança e, como resultado, dedicou a esse projeto recursos irrestritos e o apoio dos parceiros.

Quando chegou a hora de renovar ou substituir sua infraestrutura interna em 2019, a Claro decidiu também explorar outras opções. Depois de quase um ano de trabalho e análise com seu Comitê de TI, eles chegaram à conclusão de que mudar de um data center local para a nuvem era a decisão certa. Entre as várias opções disponíveis, eles optaram por adotar o ambiente Microsoft 365 com Advanced Threat Protection e uma nuvem privada, trazendo quase todos os seus sistemas para a nuvem por meio dessa transição (incluindo o DMS que estavam usando anteriormente). "Com a implementação correta, a computação em nuvem provou ser não apenas a decisão natural em nossa busca por plataformas digitais de última geração, mas também uma ferramenta muito poderosa para atender melhor aos clientes e garantir uma interação mais fluente entre nossas equipes. Embora não tenha sido prevista na época, a decisão foi muito oportuna em meio à pandemia da COVID-19 e nos permitiu atravessar a crise em melhor forma, mais próximos dos clientes, apesar da distância, e com conectividade profissional perfeitamente implementada", declarou José María Eyzaguirre B., presidente da Firma.

"Embora não tenha sido prevista na época, a decisão foi muito oportuna em meio à pandemia da COVID-19 e nos permitiu atravessar a crise em melhor forma, mais perto dos clientes, apesar da distância, e com conectividade profissional perfeitamente implementada."

José María Eyzaguirre B., presidente da Claro & Cia.

Escolha de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) baseado em nuvem

Um dos principais sistemas da Claro ainda precisava ser totalmente trazido para a nuvem: o DMS. "Não era um recurso do qual nos orgulhávamos particularmente de migrar para nossa nuvem privada", diz Ariel Mihovilovic, parceiro da Claro especialmente indicado para fazer parte do Comitê de TI. "Não estava quebrado... mas queríamos melhorar a adoção do usuário ao mesmo tempo em que aumentávamos os recursos de segurança cibernética."

Como em qualquer mudança importante de sistema, é mais fácil falar do que fazer. "Estávamos trabalhando com o antigo DMS há 15 anos, então é claro que foi um grande desafio", diz o CFO Cristóbal Guzmán, que também participa do Comitê de TI da Claro. Entre uma experiência de usuário ruim e conexões VPN difíceis, a adoção da solução anterior pelos usuários foi limitada.

Depois de ser apresentada à NetDocuments, a equipe da Claro ficou imediatamente impressionada com os excelentes recursos de segurança cibernética da plataforma, bem como com a experiência do usuário e o alto nível de serviço pessoal que receberam da NetDocuments. "A equipe de vendas nos fez sentir realmente especiais e nos tratou como um cliente importante, ao contrário de [outras soluções], onde nossa impressão era de que éramos apenas mais um cliente", disse Mihovilovic.

Apesar das excelentes impressões iniciais, a Claro queria ter certeza de sua decisão.

Para garantir a adesão de todos os departamentos, o Comitê de TI organizou demonstrações abertas e workshops com membros selecionados da Firma, comparando os recursos do NetDocuments com o iManage e a mais nova atualização da solução DMS existente, o eDocs. Depois de passar várias semanas nesse processo, os participantes do workshop foram entrevistados sobre suas preferências.

"Ninguém nunca me agradeceu tanto dentro da empresa quanto eles têm me agradecido pelo trabalho que fizemos ao mover a Claro para a nuvem. Embora a decisão tenha sido tomada principalmente por causa da flexibilidade de trabalho e dos recursos de segurança cibernética, agora, com a COVID-19, temos uma vantagem sobre aqueles que não estavam preparados."

Ariel Mihovilovic, Sócio, Claro & Cia.

A NetDocuments foi a vencedora, com os usuários atraídos pela mobilidade oferecida pela NetDocuments e pela tranquilidade que poderiam ter com os recursos de segurança cibernética da NetDocuments. Além disso, o fato de ter acesso direto ao NetDocuments para obter suporte, em vez de passar pelos obstáculos do suporte do fornecedor, foi outra grande vantagem.

Covid-19: Interrompendo a vida, não a implementação

Com o projeto em andamento no final de 2019, a Claro previu a implementação completa do NetDocuments até maio de 2020. A preocupação aumentou, no entanto, quando a COVID-19 começou a se espalhar pelo mundo no início do ano.

Os comitês de TI e executivo da Claro se reuniram para discutir essas preocupações e como poderiam lidar com a Empresa trabalhando remotamente para proteger a saúde e a segurança de seus membros. O que precisamos fazer para podermos trabalhar 100% em casa? foi a principal pergunta que persistiu.

Felizmente, os sistemas da empresa já haviam sido transferidos para a nuvem. O único obstáculo pendente para trabalhar normalmente era o DMS existente, que dependia de conexões VPN limitadas. Mas o NetDocuments resolveria completamente esse problema.

"À luz do surto de coronavírus, nossa gerência sênior solicitou a aceleração da implementação do NetDocuments", escreveu Mihovilovic em um e-mail para a NetDocuments.

Felizmente, a equipe de serviços profissionais estava à altura do desafio. A implementação foi rapidamente acelerada, e os 140 usuários da empresa puderam receber treinamento sobre a plataforma de forma totalmente remota. Como resultado, enquanto a maioria das empresas poderia estar se esforçando para lidar com o trabalho remoto, a Claro não perdeu nada.

"Ao final de um processo de implementação de 6 meses, olhamos para trás e não poderíamos estar mais felizes. Aprendemos muito durante o processo e tivemos uma experiência de migração impecável."

Ariel Mihovilovic, Sócio, Claro & Cia.

A cobertura do bolo (de nuvem)

Antes de entrar na nuvem, a Claro dependia de conexões VPN limitadas para ter acesso a seus documentos fora do escritório. Em meio a uma crise de saúde global, isso teria afetado drasticamente sua capacidade de trabalhar remotamente. No entanto, devido à previsão de migrar para a nuvem - incluindo o DMS - eles evitaram facilmente essas dificuldades.

"Como tomamos a decisão de migrar para a nuvem há mais de um ano, foi a cereja do bolo ter nosso DMS totalmente na nuvem também", diz Mihovilovic.

Mas não é apenas o Comitê de TI da Claro que elogia o trabalho baseado em nuvem:

"Eu exerço a advocacia há quase 14 anos", diz Mihovilovic, "Ninguém nunca me agradeceu tanto dentro da empresa quanto eles têm me agradecido pelo trabalho que fizemos ao migrar a Claro para a nuvem. Embora a decisão tenha sido tomada principalmente pela flexibilidade de trabalho e pelos recursos de segurança cibernética, agora, com a COVID-19, temos uma vantagem sobre aqueles que não estavam preparados."

Mudar um sistema DMS pode ser um desafio, especialmente quando feito em meio à maior pandemia em um século. Para a Claro, no entanto, isso não foi um problema: a equipe da NetDocuments os apoiou durante todo o processo.

"O trabalho foi impecável. Toda a equipe da NetDocuments causou uma ótima impressão em nós."

Ariel Mihovilovic, Sócio, Claro & Cia.

"Ao final de um processo de implementação de seis meses, olhamos para trás e não poderíamos estar mais felizes. Aprendemos muito durante o processo e tivemos uma experiência de migração impecável", explica Mihovilovic. "O trabalho foi impecável. Toda a equipe da NetDocuments causou uma ótima impressão em nós."

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