Informazioni su Claro & Cia.

Con sede a Santiago del Cile, Claro & Cia. è leader indiscusso nel mercato legale cileno e studio legale di riferimento del Paese per Lex Mundi. Con circa 100 avvocati e 70 dipendenti, Claro è uno degli studi legali più grandi del Cile.

Il passaggio al cloud

Sebbene la sicurezza informatica dovrebbe rappresentare una priorità fondamentale per gli studi legali, non sempre le viene riservata l’attenzione che merita. Claro, invece, le ha attribuito la massima priorità istituendo un comitato guidato dai soci e dedicato alla ricerca di soluzioni IT in grado di soddisfare le esigenze tecnologiche dello studio. In qualità di uno dei più grandi studi legali del Cile e rappresentante nazionale di Lex Mundi, Claro vanta i più elevati standard di qualità e protocolli di sicurezza e, di conseguenza, ha dedicato a questo progetto risorse illimitate e il pieno sostegno dei soci.

Quando nel 2019 è giunto il momento di rinnovare o sostituire la propria infrastruttura interna, Claro ha deciso di valutare anche altre opzioni. Dopo quasi un anno di lavoro e analisi con il proprio comitato IT, l’azienda è giunta alla conclusione che il passaggio da un data center on-premise al cloud fosse la decisione giusta. Tra le numerose opzioni disponibili, ha scelto di adottare l’ambiente Microsoft 365 con Advanced Threat Protection e un cloud privato, trasferendo quasi tutti i propri sistemi nel cloud attraverso tale transizione (incluso il sistema di gestione documentale, DMS, che utilizzava in precedenza). «Con la giusta implementazione, il cloud computing si è rivelato non solo la scelta naturale nella nostra ricerca di piattaforme digitali all’avanguardia, ma anche uno strumento molto potente per servire meglio i clienti e garantire un’interazione più fluida tra i nostri team. Sebbene all’epoca non fosse stata prevista, la decisione si è rivelata molto opportuna nel pieno della pandemia di COVID-19 e ci ha permesso di superare la crisi in condizioni migliori, più vicini ai clienti nonostante la distanza e con una connettività professionale perfettamente funzionante”, ha dichiarato José María Eyzaguirre B., presidente dello Studio.

«Sebbene all’epoca non fosse stata prevista, la decisione si è rivelata molto opportuna nel pieno della pandemia di COVID-19 e ci ha permesso di superare la crisi in condizioni migliori, più vicini ai clienti nonostante la distanza e con una connettività professionale perfettamente funzionante.»

José María Eyzaguirre B., Presidente, Claro & Cia.

Scelta di un sistema di gestione dei documenti (DMS) basato sul cloud

Un sistema fondamentale di Claro doveva ancora essere trasferito completamente sul cloud: il DMS. “Non era una funzionalità di cui andassimo particolarmente fieri nel trasferirla sul nostro cloud privato”, afferma Ariel Mihovilovic, partner di Claro appositamente nominato per far parte del Comitato IT. “Non era difettosa… ma volevamo migliorare l’adozione da parte degli utenti e, allo stesso tempo, potenziare le funzionalità di sicurezza informatica”.

Come per ogni cambiamento sistemico di rilievo, è più facile a dirsi che a farsi. “Abbiamo lavorato con il precedente DMS per 15 anni, quindi ovviamente è stata una grande sfida”, afferma il direttore finanziario Cristóbal Guzmán, che fa anche parte del comitato IT di Claro. A causa di un’esperienza utente insoddisfacente e di connessioni VPN difficili, l’adozione della soluzione precedente da parte degli utenti era stata limitata.

Dopo aver scoperto NetDocuments, il team di Claro è rimasto immediatamente colpito dalle eccellenti funzionalità di sicurezza informatica della piattaforma, nonché dall’esperienza utente e dall’elevato livello di assistenza personalizzata ricevuta da NetDocuments. “Il team di vendita ci ha fatto sentire davvero speciali e ci ha trattati come un cliente importante, a differenza di [altre soluzioni], dove avevamo l’impressione di essere solo un cliente tra tanti”, ha affermato Mihovilovic.

Nonostante le ottime prime impressioni, Claro voleva essere sicura della propria decisione.

Per garantire il coinvolgimento di tutti i reparti, il Comitato IT ha organizzato dimostrazioni aperte e workshop con alcuni membri selezionati dello Studio, mettendo a confronto le funzionalità di NetDocuments con quelle di iManage e con l’ultimo aggiornamento della loro soluzione DMS esistente, eDocs. Dopo aver dedicato diverse settimane a questo processo, ai partecipanti ai workshop è stato chiesto di esprimere la propria preferenza tramite un sondaggio.

«Nessuno in azienda mi ha mai ringraziato così tanto come mi stanno ringraziando ora per il lavoro che abbiamo svolto nel portare Claro sul cloud. Sebbene la decisione fosse stata presa principalmente per motivi di flessibilità lavorativa e di sicurezza informatica, ora, con il COVID-19, abbiamo un vantaggio rispetto a chi non era preparato».

Ariel Mihovilovic, socio, Claro & Cia.

NetDocuments è risultato il vincitore: gli utenti sono stati attratti dalla mobilità offerta da NetDocuments e dalla tranquillità garantita dalle sue funzionalità di sicurezza informatica. Inoltre, la possibilità di accedere direttamente all’assistenza di NetDocuments, senza dover affrontare le complicazioni tipiche dell’assistenza fornita dai fornitori, ha rappresentato un altro grande vantaggio.

Covid-19: una pausa nella vita, non nell’attuazione

Con il progetto già avviato alla fine del 2019, Claro prevedeva il completamento dell’implementazione di NetDocuments entro maggio 2020. Tuttavia, le preoccupazioni sono aumentate quando, all’inizio dell’anno, il COVID-19 ha iniziato a diffondersi in tutto il mondo.

I comitati IT e direttivo di Claro si sono riuniti per discutere tali preoccupazioni e per valutare come gestire il lavoro da remoto all’interno dello Studio al fine di tutelare la salute e la sicurezza dei propri collaboratori. “Cosa dobbiamo fare per poter lavorare al 100% da casa?” era la domanda principale che continuava a ronzare nell’aria.

Fortunatamente, i sistemi dello studio erano già stati trasferiti sul cloud. L’unico ostacolo rimasto al regolare svolgimento delle attività era il sistema di gestione documentale (DMS) esistente, che si basava su connessioni VPN limitate. Ma NetDocuments avrebbe risolto completamente quel problema.

«Alla luce dell’epidemia di coronavirus, la nostra dirigenza ha chiesto di accelerare l’implementazione di NetDocuments», ha scritto Mihovilovic in un’e-mail inviata a NetDocuments.

Fortunatamente, il team dei servizi professionali si è dimostrato all’altezza della sfida. L’implementazione è stata notevolmente accelerata e i 140 utenti dello studio hanno potuto seguire la formazione sulla piattaforma in modalità completamente remota. Di conseguenza, mentre la maggior parte delle aziende avrebbe potuto trovarsi in difficoltà nel gestire il lavoro da remoto, Claro non ha perso un colpo.

“Al termine di un processo di implementazione durato sei mesi, guardiamo indietro e non potremmo essere più soddisfatti. Abbiamo imparato molto durante questo percorso e l’esperienza di migrazione è stata impeccabile.”

Ariel Mihovilovic, socio, Claro & Cia.

La ciliegina sulla torta (nel cloud)

Prima di passare al cloud, Claro si affidava a connessioni VPN limitate per accedere ai propri documenti fuori dall’ufficio. Nel bel mezzo di una crisi sanitaria globale, ciò avrebbe compromesso drasticamente la sua capacità di lavorare da remoto. Tuttavia, grazie alla lungimiranza dimostrata nel passare al cloud — compreso il proprio sistema di gestione documentale (DMS) — l’azienda è riuscita a superare facilmente tali difficoltà.

«Dato che avevamo deciso di passare al cloud più di un anno fa, avere anche il nostro sistema di gestione documentale (DMS) completamente nel cloud è stata la ciliegina sulla torta», afferma Mihovilovic.

Ma non è solo il Comitato IT di Claro a elogiare il lavoro basato sul cloud:

«Esercito la professione legale da quasi 14 anni», afferma Mihovilovic, «e nessuno all’interno dello studio mi ha mai ringraziato tanto quanto mi stanno ringraziando ora per il lavoro che abbiamo svolto nel portare Claro sul cloud. Sebbene la decisione fosse stata presa principalmente per motivi di flessibilità lavorativa e di sicurezza informatica, ora, con il COVID-19, abbiamo un vantaggio rispetto a chi non era preparato».

Cambiare un sistema DMS può rivelarsi impegnativo, soprattutto se si deve affrontare nel bel mezzo della più grave pandemia degli ultimi cento anni. Per Claro, tuttavia, non è stato un problema: il team di NetDocuments l’ha supportata in ogni fase del processo.

“Il lavoro è stato impeccabile. L’intero team di NetDocuments ci ha lasciato un’ottima impressione.”

Ariel Mihovilovic, socio, Claro & Cia.

“Al termine di un processo di implementazione durato sei mesi, guardiamo indietro e non potremmo essere più soddisfatti. Abbiamo imparato molto durante questo percorso e abbiamo vissuto un’esperienza di migrazione impeccabile”, spiega Mihovilovic. “Il lavoro è stato impeccabile. L’intero team di NetDocuments ci ha lasciato un’ottima impressione.”

Per saperne di più su NetDocuments e su come lavorare in modo più efficiente grazie a un sistema intelligente di gestione dei documenti, clicca qui per richiedere una demo personalizzata.