Ett dokumenthanteringssystem, eller DMS, avser de verktyg och processer som din organisation använder för att lagra och hantera dokument. Ett modernt DMS erbjuder ofta robusta sökfunktioner, metadatatagging, åtkomstkontroller och förbättrade säkerhetsprocesser för att skydda filer.

Hur fungerar dokumenthanteringssystem?

Tidigare innebar dokumenthantering en kombination av arkivskåp, lådor, hyllor, mappar, pärmar, skannrar, tusentals och åter tusentals utskrivna sidor samt en viss yta på kontoret för att förvara allt detta.

Tack och lov har dokumenthanteringen utvecklats för att passa dagens digitala arbetsplats genom att lagra elektroniska filer och dokument antingen i ett lokalt eller molnbaserat DMS. Dessa verktyg har en rad olika funktioner som snabbt gör DMS till ryggraden i advokatbyrån.

Några av de viktigaste DMS-funktionerna för advokatbyråer och juridiska avdelningar på företag är bland annat följande:

• Skapa och redigera dokument
• Organisera dokument efter ärende eller projekt
• Dela och samarbeta säkert med dokument
• Spåra versionshistorik
• Få åtkomst till arbetsytor och dokument på distans
• Kontrollera användarnas åtkomstbehörigheter
• Tillämpa anpassade metadata
• Hitta innehåll effektivt
• Integrera med önskade programvarulösningar
• Upprätthåll avancerad säkerhet och styrning

Med dessa produktivitetshöjande funktioner kan DMS-användare effektivisera sina arbetsflöden samtidigt som de kan fokusera på kunder och resultat. Resultaten kan dock variera beroende på vilken typ av DMS du väljer för din organisation.

Typer av dokumenthanteringssystem: Molnbaserade kontra lokala

Innan internet blev allmänt utbrett var det enda verkliga alternativet för företag som ville lagra digitala dokument på ett säkert sätt ett lokalt system. Den främsta fördelen med ett lokalt system är att man har fullständig kontroll över systemet inom organisationen, men detta kan skapa en falsk känsla av säkerhet. Lokala lösningar är fortfarande vanliga bland advokatbyråer och andra företag, men de är också dyra och svåra att installera och underhålla. De kräver intern serverhårdvara, programvarulicenser, säkerhetssystem och IT-personal för att allt ska fungera smidigt och för att hantera problem när de uppstår. En alltmer mobil arbetsstyrka utsätter interna system för fler säkerhetsutmaningar.

Molnbaserade lösningar har blivit allt populärare som alternativ till lokala system. Med ett molnbaserat DMS ansvarar molnleverantören för hantering och underhåll av hårdvara, mjukvara, säkerhet och personal. Företagsanvändare betalar helt enkelt en månadsavgift till molnleverantören för att få tillgång till DMS via internet.

Fördelarna med ett molnbaserat dokumenthanteringssystem

Förutom betydande kostnadsbesparingar erbjuder molnet en rad fördelar jämfört med lokala DMS-lösningar. Två av dessa är särskilt viktiga för jurister: säkerhet och mobilitet.

Även om leverantörerna kan variera, ansvarar molnbaserade DMS-lösningar för säkerheten för sina kunders data. Ett DMS för advokatbyråer, företagsjuridiska team och den offentliga sektorn lägger ännu större vikt vid säkerhet, efterlevnad och säkerhetskopiering, eftersom de förstår de strikta sekretesskrav som måste uppfyllas. Med rätt leverantör kan jurister och deras samarbetspartners känna sig trygga med att deras viktigaste data och dokument skyddas på högsta nivå.

Mobilitet är också en stor fördel med att använda molnet. Medan lokala lösningar kräver att användarna ansluter sig till kontorsnätverket direkt eller via VPN, gör molnlösningar det möjligt för användarna att säkert komma åt sina data från nästan vilken internetansluten enhet som helst. Detta ger teamen möjlighet att enkelt arbeta på distans, öka produktiviteten och ge bättre service till kunder och medborgare.

För mer information om fördelarna med distansarbete, ladda ner vår e-bok: Från förmåner till vinst: Hur advokatbyråer och företagsjuridiska avdelningar kan implementera flexibelt arbete och distansarbete. Eller Hantering av dokument i den permanent hybridiserade arbetsmiljön för den offentliga sektorn.

Användningsfall för dokumenthanteringssystem: Hantera, samarbeta och dela filer

Verkligheten på den moderna arbetsplatsen är att nästan allt vi gör sker på våra enheter: Vi använder dem för att kommunicera, undersöka, skapa, samarbeta och mycket mer. Information cirkulerar ständigt in, ut och genom kontoret. På grund av detta är ett DMS inte bara en plats där juridiska team och verksamheter lagrar dokument – det är där arbetet sker.

Utöver ren lagring bidrar ett DMS till att stärka organisationen. När man hanterar stora mängder information är det avgörande för produktiviteten och snabb handläggning att snabbt kunna hitta och hämta nödvändig information. Ett robust DMS kan till och med göra det möjligt att skapa mallar för arbetsytor så att nya projekt kan integreras smidigt i den befintliga organisationsstrukturen.

När team arbetar tillsammans och samarbetar är det viktigt att se till att alla har tillgång till den senaste informationen. Att skicka flera versioner av dokument mellan olika parter kan leda till katastrof, men ett DMS underlättar samarbetet genom att spåra ändringar och uppdateringar, så att alla är på samma sida.

Slutligen, med molnbaserad dokumenthantering kan organisationer inte bara njuta av mobilitet mellan sina enheter, utan de kan också dela dokument på ett säkert sätt inom teamet och med externa intressenter.

Ditt DMS: Mer än bara lagring

Med den mängd filer som även små företag och verksamheter hanterar kan ett modernt DMS snabbt bli grunden för allt ditt arbete. DMS gör det inte bara möjligt att lagra och hantera dokument och data på ett säkert sätt, utan den smidiga integrationen med Microsoft 365 och andra programvaror kan också dramatiskt öka produktiviteten och effektiviteten. Från ökad flexibilitet till bättre service för kunder och medarbetare till ökad sinnesro – ditt DMS kan göra mycket för dig.

Se varför ett robust DMS är en viktig komponent i alla juridiska teams teknikstack i Varför behöver du ett DMS?

NetDocuments dokumenthanteringssystem

För mer information om hur du implementerar ett dokumenthanteringssystem på ditt företag, kontakta oss för att prata med en expert på affärslösningar på (866) 638-3627 eller begär en demo.