Un sistema de gestión de documentos, o DMS, hace referencia a las herramientas y procesos que su organización utiliza para almacenar y gestionar documentos. Un DMS moderno suele ofrecer sólidas funciones de búsqueda, etiquetado de metadatos, controles de acceso y mayores procesos de seguridad para proteger los archivos.

¿Cómo funcionan los sistemas de gestión de documentos?

En el pasado, la gestión de documentos suponía una combinación de archivadores, cajas, estanterías, carpetas, archivadores, escáneres, miles y miles de páginas impresas y metros cuadrados designados en la oficina para guardarlo todo.

Afortunadamente, la gestión documental ha evolucionado para adaptarse al entorno de trabajo digital actual, almacenando los archivos y documentos electrónicos en un DMS local o en la nube. Estas herramientas traen consigo una variedad de capacidades que están convirtiendo rápidamente al DMS en la columna vertebral del bufete de abogados.

Algunas de las principales funciones de DMS para bufetes de abogados y equipos jurídicos de empresas incluyen la capacidad de:

• Crear y editar documentos
• Organizar los documentos por asunto o proyecto
• Comparta documentos y colabore en ellos de forma segura
• Seguimiento del historial de versiones
• Acceso remoto a espacios de trabajo y documentos
• Controlar los permisos de acceso de los usuarios
• Aplicar metadatos personalizados
• Encuentre contenidos de forma eficaz
• Integración con las soluciones de software preferidas
• Mantener la seguridad y la gobernanza avanzadas

Gracias a estas funciones que aumentan la productividad, los usuarios de DMS pueden agilizar sus flujos de trabajo sin dejar de centrarse en los clientes y los resultados. Sin embargo, su kilometraje puede variar dependiendo del tipo de DMS que elija para su organización.

Tipos de sistemas de gestión documental: Basados en la nube frente a locales

Antes de que se generalizara el uso de Internet, la única opción real que tenían las empresas para almacenar documentos digitales de forma segura era un sistema in situ. La principal ventaja de un sistema "in situ" es que la organización mantiene el control total del sistema, pero esto puede crear una falsa sensación de seguridad. Aunque las soluciones on-premise siguen siendo habituales en bufetes de abogados y otras empresas, también son caras y difíciles de instalar y mantener. Requieren hardware de servidor propio, licencias de software, sistemas de seguridad y personal informático para que todo funcione correctamente y resolver los problemas que surjan. Una plantilla cada vez más móvil abre los sistemas internos a más retos de seguridad.

Las soluciones basadas en la nube son cada vez más populares como alternativa a los sistemas locales. Con un DMS basado en la nube, la gestión y el mantenimiento del hardware, el software, la seguridad y el personal son responsabilidad del proveedor de la nube. Los usuarios de las empresas simplemente pagan una cuota mensual al proveedor de la nube para acceder al DMS a través de Internet.

Ventajas de un sistema de gestión documental basado en la nube

Además de un importante ahorro de costes, la nube ofrece una serie de ventajas con respecto a las soluciones DMS locales. Dos de ellas son especialmente importantes para los profesionales del Derecho: la seguridad y la movilidad.

Aunque los proveedores pueden variar, las soluciones DMS basadas en la nube son responsables de la seguridad de los datos de sus clientes. Un DMS para bufetes de abogados, equipos jurídicos corporativos y el sector público pone un énfasis aún mayor en la seguridad, el cumplimiento y las copias de seguridad porque entienden las estrictas normas de confidencialidad que deben cumplirse. Con el proveedor adecuado, los profesionales jurídicos y las personas con las que trabajan pueden tener la tranquilidad de que sus datos y documentos más importantes están protegidos al más alto nivel.

La movilidad también es una gran ventaja del uso de la nube. Mientras que las soluciones locales requieren que los usuarios se conecten a la red de la oficina directamente o a través de una VPN, las soluciones en la nube permiten a los usuarios acceder de forma segura a sus datos desde casi cualquier dispositivo conectado a Internet. Esto ofrece a los equipos la posibilidad de trabajar a distancia con facilidad, aumentar la productividad y ofrecer un mejor servicio a clientes y electores.

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Casos prácticos de los sistemas de gestión de documentos: Gestionar, colaborar y compartir archivos

La realidad del lugar de trabajo moderno es que casi todo lo que hacemos ocurre en nuestros dispositivos: Los utilizamos para comunicarnos, investigar, crear, colaborar y mucho más. La información circula constantemente dentro, fuera y a través de la oficina. Por ello, un DMS no es sólo el lugar donde los equipos jurídicos y de operaciones almacenan los documentos: es el lugar donde tiene lugar el trabajo.

Más allá del mero almacenamiento, un DMS potencia la organización. Cuando se manejan grandes cantidades de información, poder encontrar y recuperar rápidamente la información necesaria es vital para la productividad y la puntualidad. Un DMS sólido puede incluso hacer posible la creación de plantillas de espacios de trabajo para que los nuevos proyectos puedan integrarse sin problemas en la estructura organizativa existente.

Cuando los equipos trabajan juntos y colaboran, es crucial asegurarse de que todos disponen de la información más actualizada. Pasar varias versiones de los documentos entre varias partes puede ser una receta para el desastre, pero un DMS facilita la colaboración con los demás mediante el seguimiento de los cambios y actualizaciones, para que todos estén en la misma página.

Por último, con la gestión de documentos basada en la nube, las organizaciones no sólo pueden disfrutar de movilidad entre sus dispositivos, sino que también pueden compartir documentos de forma segura dentro del equipo y con partes interesadas externas.

Su DMS: más que almacenamiento

Con la cantidad de archivos que gestionan incluso las pequeñas empresas y negocios, un DMS moderno puede convertirse rápidamente en la base de todo tu trabajo. El DMS no solo te permite almacenar y gestionar documentos y datos de forma segura, sino que las integraciones perfectas con Microsoft 365 y otras aplicaciones de software pueden mejorar drásticamente la productividad y la eficiencia. Desde aumentar la flexibilidad hasta permitir un mejor servicio para clientes y constituyentes, pasando por tranquilizar su mente, hay mucho que su DMS puede hacer por usted.

Vea por qué un DMS sólido es un componente clave de la pila tecnológica de cualquier equipo jurídico en ¿Por qué necesita un DMS?

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