Een documentbeheersysteem, of DMS, verwijst naar de tools en processen die uw organisatie gebruikt om documenten op te slaan en te beheren. Een modern DMS biedt vaak robuuste zoekmogelijkheden, metadatatagging, toegangscontroles en verbeterde beveiligingsprocessen om bestanden te beschermen.

Hoe werken documentbeheersystemen?

Vroeger betekende documentbeheer een combinatie van archiefkasten, dozen, planken, mappen, ordners, scanners, duizenden en duizenden afgedrukte pagina's en een bepaalde oppervlakte in het kantoor om dit alles op te slaan.

Gelukkig is documentbeheer geëvolueerd en sluit het nu aan bij de digitale werkplek van vandaag, door elektronische bestanden en documenten op te slaan in een lokaal of cloudgebaseerd DMS. Deze tools bieden een scala aan mogelijkheden, waardoor het DMS in korte tijd is uitgegroeid tot de ruggengraat van het advocatenkantoor.

Enkele van de belangrijkste DMS-functies voor advocatenkantoren en juridische afdelingen van bedrijven zijn onder meer de mogelijkheid om:

• Documenten maken en bewerken
• Documenten ordenen op onderwerp of project
• Veilig documenten delen en samenwerken
• Versiegeschiedenis bijhouden
• Op afstand toegang krijgen tot werkruimten en documenten
• Toegangsrechten van gebruikers beheren
• Aangepaste metadata toepassen
• Zoek efficiënt naar inhoud
• Integreer met voorkeurssoftwareoplossingen
• Zorg voor geavanceerde beveiliging en governance

Met deze productiviteitsverhogende functies kunnen DMS-gebruikers hun workflows stroomlijnen en tegelijkertijd gefocust blijven op klanten en resultaten. Het resultaat kan echter variëren, afhankelijk van het type DMS dat u voor uw organisatie kiest.

Soorten documentbeheersystemen: cloudgebaseerd versus lokaal

Voordat het internet op grote schaal werd gebruikt, was een lokaal systeem de enige echte keuze die bedrijven hadden voor veilige, digitale documentopslag. Het belangrijkste voordeel van een 'lokaal' systeem is dat u de volledige controle over het systeem binnen uw organisatie behoudt, maar dit kan een vals gevoel van veiligheid creëren. Hoewel lokale oplossingen nog steeds veel worden gebruikt door advocatenkantoren en andere bedrijven, zijn ze ook duur en moeilijk te installeren en te onderhouden. Ze vereisen interne serverhardware, softwarelicenties, beveiligingssystemen en IT-personeel om alles soepel te laten verlopen en problemen op te lossen wanneer deze zich voordoen. Een steeds mobieler wordend personeelsbestand stelt interne systemen bloot aan meer beveiligingsuitdagingen.

Cloudgebaseerde oplossingen zijn steeds populairder geworden als alternatief voor lokale systemen. Bij een cloudgebaseerd DMS zijn het beheer en onderhoud van hardware, software, beveiliging en personeel de verantwoordelijkheid van de cloudprovider. Zakelijke gebruikers betalen gewoon een maandelijks bedrag aan de cloudprovider om via internet toegang te krijgen tot het DMS.

Voordelen van een cloudgebaseerd documentbeheersysteem

Naast aanzienlijke kostenbesparingen biedt de cloud een aantal voordelen ten opzichte van lokale DMS-oplossingen. Twee daarvan zijn van bijzonder belang voor juristen: veiligheid en mobiliteit.

Hoewel aanbieders kunnen verschillen, zijn cloudgebaseerde DMS-oplossingen verantwoordelijk voor de beveiliging van de gegevens van hun klanten. Een DMS voor advocatenkantoren, juridische teams van bedrijven en de publieke sector legt nog meer nadruk op beveiliging, compliance en back-ups, omdat zij begrijpen dat er aan strenge vertrouwelijkheidsnormen moet worden voldaan. Met de juiste leverancier kunnen juristen en hun collega's erop vertrouwen dat hun belangrijkste gegevens en documenten op het hoogste niveau worden beschermd.

Mobiliteit is ook een groot voordeel van het gebruik van de cloud. Terwijl bij lokale oplossingen gebruikers rechtstreeks of via VPN verbinding moeten maken met het bedrijfsnetwerk, kunnen gebruikers met cloudoplossingen vanaf vrijwel elk apparaat met internetverbinding veilig toegang krijgen tot hun gegevens. Hierdoor kunnen teams gemakkelijk op afstand werken, hun productiviteit verhogen en betere service bieden aan klanten en klanten.

Voor meer informatie over de voordelen van werken op afstand kunt u ons e-book downloaden: Van extraatje tot winst: hoe advocatenkantoren en juridische afdelingen van bedrijven flexibel werken en werken op afstand kunnen implementeren. Of Documenten beheren in de permanent hybride werkruimte voor de publieke sector.

Gebruiksscenario's voor documentbeheersystemen: bestanden beheren, samenwerken en delen

De realiteit van de moderne werkplek is dat bijna alles wat we doen op onze apparaten gebeurt: we gebruiken ze om te communiceren, onderzoek te doen, te creëren, samen te werken en nog veel meer. Informatie circuleert voortdurend in, uit en door het kantoor. Daarom is een DMS niet alleen de plek waar juridische teams en operationele afdelingen documenten opslaan, maar ook de plek waar het werk gebeurt.

Een DMS is meer dan alleen opslagruimte, het ondersteunt ook de organisatie. Wanneer u met enorme hoeveelheden informatie werkt, is het voor de productiviteit en tijdige afhandeling van cruciaal belang dat u de benodigde informatie snel kunt vinden en ophalen. Met een robuust DMS kunt u zelfs sjablonen voor werkruimten maken, zodat nieuwe projecten naadloos in de bestaande organisatiestructuur kunnen worden geïntegreerd.

Wanneer teams samenwerken, is het cruciaal dat iedereen over de meest actuele informatie beschikt. Het uitwisselen van meerdere versies van documenten tussen verschillende partijen kan rampzalig zijn, maar een DMS maakt het gemakkelijker om met anderen samen te werken door wijzigingen en updates bij te houden, zodat iedereen op dezelfde lijn blijft.

Ten slotte kunnen organisaties met cloudgebaseerd documentbeheer niet alleen profiteren van mobiliteit op al hun apparaten, maar ook veilig documenten delen binnen het team en met externe belanghebbenden.

Uw DMS: meer dan alleen opslag

Met de hoeveelheid bestanden die zelfs kleine bedrijven en ondernemingen beheren, kan een modern DMS al snel de basis vormen voor al uw werkzaamheden. Met het DMS kunt u niet alleen documenten en gegevens veilig opslaan en beheren, maar dankzij de naadloze integratie met Microsoft 365 en andere softwaretoepassingen kunt u ook uw productiviteit en efficiëntie aanzienlijk verbeteren. Van meer flexibiliteit tot betere dienstverlening aan klanten en klanten, en meer gemoedsrust: uw DMS kan veel voor u betekenen.

Ontdek waarom een robuust DMS een essentieel onderdeel is van de technologische uitrusting van elk juridisch team in Waarom heb je een DMS nodig?

De NetDocuments-oplossing voor documentbeheer

Neem voor meer informatie over het implementeren van een documentbeheersysteem in uw bedrijf contact met ons op om met een expert op het gebied van bedrijfsoplossingen te spreken via (866) 638-3627 of vraag een demo aan.