In deel één van deze blogserie hebben we de vraag 'Wat is een DMS?' beantwoord. Maar waarom heb je er een nodig? Sommige voordelen van volledig gedigitaliseerde, georganiseerde documenten die je overal kunt openen, liggen voor de hand, maar er zijn nog meer voordelen om rekening mee te houden.

Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen die advocatenkantoren en juridische teams kunnen behalen met een cloudgebaseerd documentbeheersysteem.

Interne kosten beheren

Door gebruik te maken van cloudgebaseerde documentbeheersoftware kunnen organisaties de kosten voor fysiek documentbeheer verminderen, waaronder kosten voor papier, afdrukken en opslagruimte voor documenten, die een bedrijf gemiddeld 50 tot 90 dollar per vierkante meter kosten. En dan hebben we het nog niet eens over de tijdrovende werkzaamheden die nodig zijn om al die documenten te archiveren en op te slaan – werkzaamheden die aanzienlijk worden verminderd met papierloos, digitaal documentbeheer.

In vergelijking met een lokaal systeem hoeft een bedrijf met een cloudgebaseerd DMS ook geen hardware aan te schaffen en te onderhouden, en wordt de druk op IT-middelen verminderd omdat die fysieke middelen bijna volledig door de cloudprovider worden beheerd.

Verhoog de productiviteit

Een cloudgebaseerd DMS helpt advocatenkantoren tijd te besparen en hun productiviteit te verhogen. Documentbeheer kan uitdagingen met zich meebrengen op het gebied van workflow, die alleen maar worden versterkt door fysieke, papieren documenten. Deze uitdagingen kunnen meer dan 20% van de totale productiviteit van het kantoor kosten.

In plaats van bestaande bedrijfsdocumenten op te sporen door een archiefkast of een omslachtig verouderd archiefsysteem met slechte zoekmogelijkheden te doorzoeken, kunnen medewerkers snel en effectief het juiste document zoeken en ophalen dat ze nodig hebben, omdat alles op één plek staat. Bovendien kunnen belangrijke functies zoals versiebeheer, optische tekenherkenning (OCR) en automatische back-ups ook helpen om menselijke fouten en dubbel werk te verminderen.

Soortgelijke voordelen ontstaan wanneer het documentbeheersysteem wordt geïntegreerd met andere gespecialiseerde bedrijfsprocessen en applicaties. In plaats van heen en weer te schakelen tussen apps, kunnen ze naadloos met elkaar communiceren om alles – en iedereen – synchroon te houden.

Robuuste DMS'en ondersteunen ook veilige, realtime samenwerking tussen interne en externe belanghebbenden. Door communicatie te vereenvoudigen en informatie direct beschikbaar te maken, kunnen teamleden documenten delen en sneller en effectiever werken.

Stroomlijn beveiligings- en nalevingsactiviteiten

Het beheren van gegevensbeveiliging kan een enorme druk leggen op IT-middelen. In de juridische wereld is beveiliging van cruciaal belang voor het handhaven van wat misschien wel het meest fundamentele principe van het juridische beroep is: vertrouwelijkheid. En dat is nog maar het topje van de ijsberg als het gaat om schendingen van de vertrouwelijkheid, die ook kunnen leiden tot schendingen van wet- en regelgeving, ethische schendingen, openbaarmaking van vertrouwelijke gegevens, geldelijk verlies en meer.

Wanneer belangrijke documenten echter op één veilige locatie worden gearchiveerd, zoals een documentbeheersysteem, is het voor IT- en complianceprofessionals veel eenvoudiger om kritieke documenten te beschermen en interne en externe risico's voor het bedrijf te beperken. Er zijn minder systemen te beheren en de DMS-leverancier kan zelfs de beveiliging van een bedrijf verbeteren.

Met een cloudgebaseerd DMS kan de cloudprovider het bedrijf bijvoorbeeld helpen om aan de nalevingsvereisten te voldoen door op de hoogte te blijven van de huidige regelgeving en snel te reageren om bescherming te bieden tegen nieuwe beveiligingsrisico's. Hulpmiddelen zoals documentversleuteling, toegangscontrole voor gebruikers, versiegeschiedenis en noodherstel helpen bedrijven om de stroom van gevoelige informatie binnen het bedrijf te beveiligen en te sturen. Als u ervoor kiest om een cloudgebaseerd DMS te gebruiken, zorg er dan voor dat u de nodige zorgvuldigheid in acht neemt om er zeker van te zijn dat uw provider voldoet aan de normen die u nodig hebt.

Voor het bedrijf en zijn medewerkers

Naast de financiële, veiligheids- en productiviteitsvoordelen biedt een cloudgebaseerde DMS-oplossing ook tal van voordelen voor de individuele gebruiker.

Om te beginnen is het uitvoeren van juridisch werk in een elektronisch documentbeheersysteem gewoonweg eenvoudiger en handiger, vooral wanneer die systemen zijn ontworpen met juridische professionals in gedachten. U hoeft niet langer tegen de stroom in te zwemmen met een uitdagend, ongeorganiseerd of verouderd systeem.

Cloudgebaseerde documentbeheersystemen ondersteunen ook vrijheid, flexibiliteit en een goede balans tussen werk en privéleven door administratieve taken te verminderen en teamleden in staat te stellen gemakkelijk op afstand te werken. Daarnaast zorgt het voor professionele groei, omdat u meer tijd kunt besteden aan het werk dat het belangrijkst en het meest lonend is.

Een win-winsituatie voor iedereen

De voordelen van oplossingen voor documentbeheer, met name cloudgebaseerde oplossingen, gelden niet alleen voor het bedrijf, maar ook voor de personen die er gebruik van maken. Al deze voordelen dragen uiteindelijk bij aan het bedrijfsresultaat door het bedrijf productiever, veiliger tegen bedreigingen en kostenefficiënter te maken. En laten we een laatste voordeel niet vergeten: de gemoedsrust die dit alles met zich meebrengt.

Nu u de voordelen van een DMS begrijpt, kunt u in deel 3 van onze blogserie leren hoe u een succesvolle implementatie kunt plannen: DMS-verandermanagement.