I den første delen av denne bloggserien besvarte vi spørsmålet: «Hva er et DMS?» Men hvorfor trenger du et? Noen av fordelene med å ha fullt digitaliserte, organiserte dokumenter som du kan få tilgang til hvor som helst er helt åpenbare – men det er fortsatt mer å vurdere.

Her er noen av de viktigste fordelene som advokatfirmaer og juridiske team kan få fra et skybasert dokumenthåndteringssystem.

Administrer interne kostnader

Bruk av skybasert dokumenthåndteringsprogramvare lar organisasjoner redusere kostnader knyttet til fysisk dokumenthåndtering, inkludert papir, utskrift og kostnader til dokumentlagringsplass, som koster et firma i gjennomsnitt 50–90 dollar per kvadratmeter . Og det er ikke medregnet den tidkrevende arbeidskraften som trengs for å arkivere og lagre alle disse dokumentene – arbeidskraft som reduseres betydelig med papirløs, digital dokumenthåndtering.

Sammenlignet med et lokalt system eliminerer et skybasert DMS også behovet for at bedrifter må kjøpe og vedlikeholde maskinvare, og reduserer belastningen på IT-ressurser fordi disse fysiske ressursene administreres nesten utelukkende av skyleverandøren.

Øk produktiviteten

Et skybasert DMS hjelper advokatfirmaer med å spare tid og øke produktiviteten. Dokumenthåndtering kan ha arbeidsflytutfordringer, som bare forverres med fysiske papirdokumenter. Disse utfordringene kan koste over 20 % av firmaets totale produktivitet.

I stedet for å spore opp eksisterende forretningsdokumenter ved å grave gjennom et arkivskap eller et tungvint, eldre arkivsystem med dårlige søkemuligheter, kan ansatte raskt og effektivt søke etter og hente frem det riktige dokumentet de trenger fordi alt er på ett sted. I tillegg kan viktige funksjoner som versjonskontroll, optisk tegngjenkjenning (OCR) og automatiske sikkerhetskopier også bidra til å redusere menneskelige feil og overflødig arbeid.

Lignende fordeler oppstår når dokumenthåndteringssystemet integreres med andre spesialiserte forretningsprosesser og applikasjoner. I stedet for å spore frem og tilbake mellom apper, kan de kommunisere sømløst med hverandre for å holde alt – og alle – synkronisert.

Robuste DMS-er støtter også sikkert samarbeid i sanntid mellom interne og eksterne interessenter. Ved å forenkle kommunikasjonen og gjøre informasjon lett tilgjengelig, kan teammedlemmer dele dokumenter og jobbe raskere og mer effektivt.

Effektiviser sikkerhets- og samsvarsdrift

Å håndtere datasikkerhet kan være en enorm belastning på IT-ressurser. I den juridiske verden er sikkerhet avgjørende for å opprettholde det som godt kan være den mest grunnleggende grunnprinsippet i advokatyrket: konfidensialitet. Og det er bare toppen av isfjellet når det gjelder brudd på konfidensialitet, som også kan føre til juridiske eller regulatoriske brudd, etiske brudd, utlevering av begrensede data, økonomisk tap og mer.

Når man arkiverer viktige dokumenter på ett enkelt, sikkert sted, som et dokumenthåndteringssystem, er det imidlertid mye enklere for IT- og compliance-medarbeidere å beskytte kritiske dokumenter og redusere interne og eksterne risikoer for bedriften. Det er færre systemer å administrere, og DMS-leverandøren kan til og med forbedre bedriftens sikkerhetstilstand.

Med et skybasert DMS kan for eksempel skyleverandøren hjelpe firmaet med å oppfylle samsvarskrav ved å holde seg oppdatert på gjeldende regelverk og raskt omstille seg for å beskytte mot nye sikkerhetstrusler. Verktøy som dokumentkryptering, brukertilgangskontroller, versjonshistorikk og katastrofegjenoppretting hjelper firmaer med å beskytte og styre flyten av sensitiv informasjon i hele firmaet. Hvis du velger å bruke et skybasert DMS, må du sørge for å utføre tilstrekkelig aktsomhet for å sikre at leverandøren din oppfyller standardene du trenger.

For firmaet og dets ansatte

I tillegg til de økonomiske, sikkerhetsmessige og produktivitetsfordelene, har en skybasert DMS-løsning også en rekke fordeler for den enkelte bruker.

For det første er det rett og slett enklere og mer praktisk å utføre juridisk arbeid i et elektronisk dokumenthåndteringssystem – spesielt når disse systemene er utformet med tanke på juridiske fagfolk. Du svømmer ikke lenger motstrøms med et utfordrende, uorganisert eller utdatert system.

Skybaserte dokumenthåndteringssystemer støtter også frihet, fleksibilitet og balanse mellom arbeid og fritid ved å redusere administrative oppgaver og gjøre det mulig for teammedlemmer å jobbe eksternt med letthet. Sammen med det kommer faglig vekst ettersom du kan bruke mer tid på arbeidet som er viktigst og mest givende.

En vinn-vinn-situasjon for alle

Fordelene med dokumenthåndteringsløsninger, spesielt skybaserte løsninger, omfatter ikke bare bedriften, men også enkeltpersonene som bruker dem. Hver av disse fordelene støtter til syvende og sist bunnlinjen ved å gjøre bedriften mer produktiv, sikrere mot trusler og mer kostnadseffektiv. Og la oss ikke glemme en siste fordel: tryggheten som følger med alt.

Nå som du forstår fordelene med et DMS, kan du lære hvordan du planlegger en vellykket implementering i del 3 av bloggserien vår: DMS Change Management .